Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

За семь лет кампания стоимостью $165 миллионов успешно завершилась, и практически все поставленные цели были достигнуты. Вы пишете для кого-то, и этот кто-то либо одобрит ваш план (возможно, после более детальной проработки), либо отклонит его. Если читатель сбивается с мысли, знакомясь с документом, то вероятность одобрения вашего плана гораздо меньше. Исключите моменты, не относящиеся к делу. Если вы чувствуете, что должны затронуть сторонние проблемы, помечайте их как таковые.

1. Обоснуйте факты

Выбор фактов должен быть обоснованным. Освещайте те из них, что непосредственно касаются проблемы: изменение рынка, новые продукты, услуги и технологии, финансовые вопросы, экономические или политические условия.

На основе фактов сделайте выводы и покажите, каким образом это связано с теми действиями, которые вы хотите предпринять. Никогда не давайте фактический материал разрозненно. Если факты лишены связей, вы оставите читателя с информацией, которая так и не будет им понята.

2. Дайте четкие рекомендации

Какие шаги вы предлагаете предпринять и почему? Стратегический план Trustees of Reservations — организации по охране и рациональному использованию земель Массачусетса — дает четыре рекомендации:

Спасите земли исключительно из интереса или с учетом их важности для ландшафта Массачусетса.

Предложите посетителям возможность получить во владение земельные участки, чтобы помочь сохранить их ландшафтные, исторические и экологические особенности.

Примите активное участие в общественном движении за благоустройство ландшафта Массачусетса.

Работайте с землевладельцами и агитируйте правительство в пользу охраны природы во всей стране.

Этот план будет лишь рекомендацией до тех пор, пока он не одобрен, а после чего, возможно, реализован. В связи с этим надо шаг за шагом описать, что должно быть сделано. При этом следует рассмотреть возможные альтернативы и риски, а также предвидеть возможные вопросы. Если вашу рекомендацию можно считать спорной, подумайте о том, чтобы включить в нее все «за» и «против».

3. Призовите к действию

Первый проект государственной программы в американской политике после Второй мировой войны был сформулирован в формальном, бюрократическом стиле:

Для нашей безопасности важно то, что мы помогаем свободным народам выбирать направление их собственного пути, и оказание поддержки с нашей стороны должно выражаться в форме экономической и финансовой помощи, что важно для экономической стабильности и политических процессов.

В дальнейшем эта идея превратилась в основной принцип, известный под названием «Доктрина Трумэна» (Truman Doctrine):

Я убежден, что политикой Соединенных Штатов должна быть поддержка свободных народов, которые оказывают сопротивление попыткам подчинения вооруженному меньшинству или внешнему давлению.

Я убежден, что для нашей безопасности мы должны помочь свободным народам самим определять свое будущее.

Я убежден, что наша помощь должна быть предоставлена в первую очередь экономическими и финансовыми средствами [38].

Ваша цель в том, чтобы не оставить у читающего вас адресата ни капли сомнения о вашем вопросе, а также пробудить в нем желание оказать вам добровольную поддержку.

Как писать отчет

Одни отчеты помогают процессу планирования, другие — показывают ход работы и ее результаты. В них отражают как значимые, так и менее важные события: итоги встреч, новости проектов, данные о том, что происходит и что должно быть сделано в связи с этим.

1. Объясните, зачем вы пишете отчет

Каждый отчет написан с определенной целью. Отчет о конференции , например, должен содержать информацию о принятых в ходе ее решениях. В нем не приводятся аргументы, не высказываются точки зрения, критика или похвала. В нем отражен процесс обсуждения: что было решено (а не почему), какое действие следует предпринять и кто за него отвечает, когда оно должно быть совершено и на какие деньги.

Сравнительный отчет дает сопоставление с конкурентами, предварительный отчет о ходе работы описывает процессы и так далее. Какова цель вашего отчета, кому он предназначен? Попытайтесь заинтересовать читателя с первых же строк.

Отчет о заседании руководства, на котором принято решение о новой системе выплаты заработной платы.

Цель этого отчета — оценить новый конкурентный продукт, запуск которого может сократить наши продажи вдвое.