Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Прочитайте все, потом прокомментируйте или подробно остановитесь на отдельных пунктах. Если импровизация — ваш конек, можете основные мысли рассказать устно, а диаграммы и слайды снабдить только ключевыми словами или фразами.

Стойте лицом к аудитории. Многие докладчики поворачиваются спиной и читают с экрана, особенно когда он выше уровня глаз. Работайте со слайдом на мониторе ноутбука или с распечаткой, но всегда лицом к людям. Избе­гайте показа слайдов в темных комнатах (особенно после обеда) — световое пятно компьютерной презентации и без затемненного помещения приковывает внимание публики.

5. Вовлекайте аудиторию

Ищите визуальные средства, чтобы представить информацию интересно. Немного креативности пойдет на пользу. Новые компьютерные программы облегчают построение диаграмм, а многие СМИ сотрудничают с ведущими художниками, чтобы сделать графики и рисунки интересными и понятными. У USA Today в этом огромный опыт, они каждый день размещают минимум одну гистограмму в нижнем левом углу первой полосы. Не будет лишним изу­чить их приемы и что-то заимствовать.

Продумайте, как вовлечь аудиторию в процесс презентации. Можно предложить слушателям предугадать результаты исследования, а лишь затем их продемонстрировать, можно также выбрать форму вопросов-ответов.

Попробуйте добавить нечто неожиданное . Вы могли бы дать аудитории прослушать записи реплик клиентов, описывающих вашу продукцию; процитировать отрывки из речей руководителей, произнесенных несколько лет назад, когда вы сами были слушателем; показать выдержку из теленовостей, которые освещают какой-то важный момент.

Дэвид Огилви [27]был мастером презентации. Так, чтобы высказать мнение о важности найма лучших специалистов, он представил управляющих в виде кукол-матрешек. Самую маленькую матрешку он обернул листом бумаги, на котором написал:

Если мы наймем людей меньше нас самих, то станем компанией карликов. Если мы наймем людей больше нас самих, мы станем компанией гигантов.

«Наймите людей, которые лучше, чем вы, — советовал Огилви, — и заплатите им больше, если необходимо. Вот как мы станем большим агентством». Никто не смог забыть о матрешках — они прекрасно иллюстрировали это сообщение.

Однако все должно быть в меру и по делу. Многие бывали на презентациях, где разного рода эффекты мешают воспринять сообщение. Компьютерные программы поз­воляют создавать слайды, которые «строятся», «растворяются» или «стираются». Это может и заинтересовать людей, и отвлечь их. Помните, что вы находитесь в бизнесе, а не в шоу-бизнесе, и должны обращаться к публике так, чтобы убедить ее.

6. Сильная концовка

Как только вы закончите свое выступление, внимание аудитории переключится на другие вещи (возможно, на другие презентации). Оставьте людям некое воспоминание о себе — закончите подведением итогов и повторением ваших суждений или рекомендаций. Для больших презентаций продумайте незабываемый финал: что-нибудь визуальное или, возможно, «маленький подарок», каким-то образом связанный с тем, о чем вы говорили.

Сдержите обещание о времени, которое займет ваша презентация. Злоупотребление вниманием публики продемонстрирует вашу неорганизованность. Докладчики нередко отвлекаются от основной темы и выходят за временные рамки. Если для выступления выделено 20 минут, напишите свою презентацию из расчета на 15-минутный рассказ.

Оставьте время для вопросов и ответов: благодаря такой сессии аудитория сможет узнать вас получше. Обязательно подготовьтесь к вопросам, проверьте все возможные слабые места. Какие альтернативы рассмотрены и где могут быть проблемы с аргументацией? Если нет возможности включить все ответы в презентацию, то будьте готовы к ним в любую минуту. Ваше пояснение должно быть кратким и уважительным, чтобы человек, задавший вопрос, почувствовал, что спросил не зря.

Сокращайте и перестраивайте текст, сделайте ваше сообщение максимально понятным для публики. Постарайтесь, чтобы ваша речь звучала естественно, а для этого необходимо порепетировать выступление (лучше всего в помещении, где будет проходить презентация). Каждая презентация таит в себе сюрпризы, даже если вы уверены, что умеете оперировать наглядным материалом. Пройдитесь по тексту минимум дважды — чем лучше вы знаете то, что делаете, тем более естественно и свободно будете выглядеть.

Выступления, бьющие в цель