Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Логика делового общения

В деловом мире есть своя логика и свой порядок коммуникации. Это позволяет реализовывать проекты, решать проблемы, разрабатывать планы и воплощать в жизнь идеи. В бизнесе это считается само собой разумеющимся.

Формы общения меняются и развиваются. Служебные записки исчезают, на смену им приходит электронная почта. В большинстве случаев при обсуждении важных вопросов вместо обмена формальными бумагами идет общение лицом к лицу. Все чаще мы пишем уже не для читателя — мы пишем для аудитории.

Основная форма презентаций в большинстве организаций — комплект слайдов, на которых даны главные выводы выступления. С помощью Power Point вы можете создавать эти слайды и проецировать их на монитор компьютера или экран. Существует одно главное правило: слайды располагаются горизонтально. В некоторых случаях докладчику вовсе не обязательно выступать со своей презентацией, его могут попросить просто прислать слайды для ознакомления. Эта форма коммуникации стала очень распространенной.

Хотя к слабым сторонам презентаций можно отнести недостаточную проработку деталей или нюансов, это не уменьшает их эффективности как инструмента делового общения. Благодаря презентации можно стимулировать дискуссию или провести обсуждение документа на разных уровнях руководства.

Консалтинговая фирма McKinsey активно использует презентации на различных этапах взаимодействия с клиентами. Николас Леман так описывает подход McKinsey в The New Yorker:

Цель состоит не в том, чтобы дать клиенту некий материал для чтения, а в том, чтобы успокоить его возбужденное сознание. Группа по работе с клиентами входит в комнату и проводит презентацию — сухо, решительно, спокойно, рационально, блестяще, делая тем самым основной шаг к стратегическому решению.

Успокоение «возбужденного сознания» — вот с какой задачей успешно справляется презентация. Только ключевые пункты на каждой странице и как можно меньше слов. Однако пункты эти должны указывать на что-то действительно важное.

Формат презентации предлагает аудитории следующую логику:

Цель

Предпосылки

Факты

Выводы

Рекомендации

Последующие шаги

В приложении к меморандуму Sloan-Kettering можно прочесть:

Цель: интернет-стратегия

Предпосылки: интерес интернет-пользователей к медицине

Факты, которые будут рассмотрены: катализаторы роста

Выводы: усиление влияния интернета

Рекомендации: авторитетный сайт

Последующие шаги: финансирование и контроль

Пример структуры презентации

MEMORIAL SLOAN-KETTERING CANCER CENTER (MSKCC)

Интернет-стратегия с учетом интереса интернет-пользователей к медицине

Американцы все чаще обращаются к интернету за информацией о здоровье и лечении

[Диаграмма, показывающая рост объема информации медицинской тематики в интернете]

Катализаторы роста

Пользователи, активно следящие за своим здоровьем [Обзор]

Интернет позволяет пациентам узнать обо всем, что связано со здоровьем

[Исследование]

Усиление влияния интернета

Ограничение доступа к врачам заставляет пациентов искать альтернативные источники информации

Опираясь на интернет, MSKCC может помочь более широкой ауди­тории

Миссия MSKCC:

«Прогрессивный контроль и лечение от рака с помощью программ по уходу за пациентом, исследований и образования»

Образование

[Доступ к знанию, распространение результатов]

Уход за пациентом

[Доступ к результатам обследований, информация о пациентах]

Авторитетный сайт

Cancer Smart будет авторитетным сайтом для информирования и врачебных консультаций

Профилактика рака, выявление болезни, лечение и улучшение качества жизни пациентов и их семей

Медицинских сайтов по вопросам рака много, но ни один не предоставляет полноценной точной информации

[Примеры: общие вопросы здоровья, организации по борьбе с раком, специальные сайты, советы врачей]

Для построения такой структуры необходим анализ каждого элемента: альтернативных вариантов, возможных последствий, затрат или любых других факторов, которые должны быть предварительно взвешены. Существует удобная модель анализа сложных решений — принцип пирамиды, разработанный для McKinsey Барбарой Минто [26].

Принцип пирамиды

В самом простом варианте пирамида устроена так: сначала приводятся основные, более абстрактные идеи, а потом уже все остальные. Поскольку ключевые идеи всегда состоят из более мелких, то структуру можно представить в виде пирамиды из групп идей, связанных единой мыслью.