Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

В структуре пирамиды основные опорные пункты, расположенные по вертикали, суммируют все то, что сказано ниже, тогда как идеи, размещенные по горизонтали, взаимосвязаны между собой и представляют общую логическую аргументацию.

Хотя к такой структуре можно привести не все презентации, в каждой из них обязательно должна рассматриваться поставленная проблема, а принцип пирамиды пригодится для выстраивания мыслей. Минто отмечает, что большинство людей смутно представляют свои идеи, когда садятся писать. «Как мне понять, о чем я думаю, — задался вопросом романист Эдвард Форстер, — пока я не увижу то, что написал?»

Как структурировать презентацию

Удачная презентация — это комбинация четкого мышления при ее подготовке и понятной коммуникации при выступлении. То, что вы скажете и какие навыки продемонстрируете в ходе презентации, — все должно помогать в реализации вашей бизнес-задачи.

1. Придерживайтесь простоты — придерживайтесь цели

Прежде всего определите цели и стратегию. Чтобы задать презентации направление и удерживать внимание слушателей, необходима тема. Сформулируйте простую запоминающуюся тему и начните с нее прямо в заголовке:

УДВОЙТЕ СВОИ ПРОДАЖИ

СОКРАТИТЕ ИЗДЕРЖКИ

ПОСТРОЙТЕ НОВЫЙ СТАДИОН

ПОЛУЧИТЕ БОЛЬШЕ РАЗВЛЕЧЕНИЙ ДЛЯ ЖИТЕЛЕЙ БОСТОНА

Свяжите каждый элемент презентации с темой. Если у вас есть диаграммы, поместите тему на каждой из них, а также упоминайте ее по ходу презентации. Это позволит аудитории сосредоточиться на сути вашего выступления.

2. Поясните публике, к чему вы ведете

Огласите все пункты, которые будут освещены в ходе презентации, опишите ее структуру и уточните, сколько времени она займет. Ваш расчет, конечно, будет приблизительным, но ошибиться можно только в б о льшую сторону. Иными словами, если презентация, которая должна идти 20 минут, длится 25, то это кажется вечностью. Обещайте, что проведете ее за 30 минут, и если закончите пятью минутами раньше, то ее воспримут как короткую, яркую и дельную.

В ходе выступления ссылайтесь на повестку дня, чтобы держать внимание аудитории. Распечатайте копии презентации, чтобы люди могли к ним обращаться и не отвлекаться на конспектирование ваших слов. Постарайтесь ответить на все вопросы слушателей, а если затрудняетесь с ответом, скажите об этом прямо и поясните причины.

3. Говорите о них , а не о себе

Пока вы рассказываете о своей квалификации и своих успехах, люди в аудитории думают об их собственных организациях, их бизнесе и проблемах. Самая большая ошибка при проведении презентации — начать с перечисления ваших характеристик, говорящих людям, какой вы потрясающий.

Работая в рекламе, авторы этой книги узнали, что лучшие презентации нового бизнеса начинаются с анализа перспективных рынков. Даже небольшие исследования приковывают внимание аудитории, а способность докладчика проникать в суть проблемы заставляет прислушиваться к его рекомендациям. Заслуги свои перечисляйте в конце, если это понадобится. К тому моменту сделка либо уже совершена, либо нет.

Соотнесите то, что вы предлагаете, с потребностями аудитории. Преподнесите все, о чем говорится в вашем выступлении, с точки зрения выгоды для публики.

4. Используйте заголовки, а не метки

Докладчики нередко показывают диаграммы с внушительными массивами данных, но не всегда могут их объяснить. О чем именно говорят ваши цифры? Заголовки на графиках и рисунках должны пояснить аудитории, как следует понимать те или иные показатели.

Обозначайте в заголовках сущностные моменты, последовательно ведите аудиторию от диаграммы к диаграмме, от слайда к слайду.

Вводная стратегия

Выход на маленькие рынки, а затем на большие.

Освоение трех новых рынков каждые шесть месяцев.

Активное строительство весной и летом.

Прочтите слушателям каждое слово на экране или диаграмме. Не надо перефразировать — люди будут читать то, что у них перед глазами, вне зависимости от ваших действий. Когда услышанное отличается от увиденного, то это отвлекает.