Antonio Jesús Gaitán Jurado - Operaciones y control de almacén de conservas vegetales. INAV0109

Condiciones en el transporte internacional de mercancías. Normas INCOTERMS

Actividades

1. Con respecto a la etapa de recepción de materias primas, ¿qué información se debería comprobar en el contrato?

2. ¿Qué cláusula Incoterms cree que es la que otorga menor responsabilidad para el vendedor, asumiendo el comprador los riesgos y gastos del transporte?

Cada industria define un proceso propio de gestión documental en relación a la entrada y salida de productos en función de sus características y objetivos. Aunque normalmente se generan multitud de archivos, existen unos que son denominador común en determinadas transacciones, concretamente los que se describen a continuación.

En un principio se puede pensar complejo el manejo de la información que se genera en las operaciones de recepción y expedición, sin embargo el proceso se hace repetitivo salvo excepciones concretas, con lo que requiere simplemente de una fase de adaptación-aprendizaje. Además, se debe tener en cuenta que existen divisiones departamentales en donde se reparten responsabilidades, como son ventas, compras, administración, etc.

En recepción, antes de la llegada de la materia prima necesaria para la elaboración de las conservas, se debe tener preparada la documentación en la que consten los pedidos confirmados y donde se contemplen los productos solicitados a los proveedores. El soporte material que recoge dicha documentación es la nota de pedido o simplemente pedido. Suele existir un registro de pedidos en donde se van indexando todos los pedidos emitidos.

El documento que llega junto con la mercancía es el albarán o nota de entrega,siendo el justificante de que la materia prima ha sido recibida por el comprador. Los datos que aparecen en el albarán son:

1 Identificación del comprador y vendedor.

2 Número de orden, lugar y fecha de emisión.

3 Número o referencia del pedido con el que se corresponde.

4 Tipo de transporte y pago (portes debidos o pagados).

5 Descripción de la mercancía (código, cantidad y precio).

6 Lugar de entrega.

El albarán se acepta mediante firma del comprador, aceptando la mercancía y procediendo el proveedor al envío de la factura. Debe existir una copia para el vendedor, otra para el comprador, y una firmada y sellada por este para el vendedor.

En este momento se dispone de la información necesaria para confeccionar la hoja de recepción, que recoge el número de pedido, albarán, resultado de la inspección de los productos y ubicación final de los mismos en el almacén.

Finalmente el comprador recibe la factura, último documento dentro del proceso de aprovisionamiento de materias primas. En la factura debe aparecer:

1 Datos del comprador y vendedor.

2 Número de factura.

3 Fecha y lugar de emisión.

4 Referencia del pedido o albarán del que procede.

5 Descripción de la operación, precios, descuentos, gastos de transporte, seguros, envases o embalajes.

6 Tipo de IVA.

Actividades

3. ¿Cuál cree que es el orden lógico temporal de los siguientes documentos: Nota de entrega, Factura, Nota de pedido, Hoja de recepción?

En la industria conservera, y en la logística de cualquier empresa, toda expedición de mercancías debe ir acompañada de unos documentos que deben cumplimentarse en la operación de compraventa, muy similares a los comentados en recepción, tan solo que en este caso se pasa de cliente a proveedor, suministrador o vendedor.

De este modo, se recibirán notas de pedido, se emitirán albaranes y facturas. La carta de portees otro documento habitual que se emplea en la expedición.

La empresa que presta servicio de transporte, para facturar dicho servicio utiliza el documento carta de porte, siendo su contenido fundamental:

1 Información de la empresa transportista, del comprador y del vendedor.

2 Descripción de la mercancía.

3 Descripción temporal de salida y llegada.

4 Cuantía y forma de pago.

Al departamento de ventas llegarán las órdenes de pedido, mediante las cuales se debe comprobar la existencia del material solicitado, para poder atender en términos de calidad, tiempo y cantidad solicitada.

La información que suele incluir una orden de pedido es:

1 Datos del comprador y vendedor.

2 Fecha de entrega o fecha límite de envío.

3 Fecha de expedición.

4 Número de orden.

5 Relación de productos hortofrutícolas solicitados (precio/kg e importe total).

6 Especificaciones en cuanto a quién asume gastos de transporte, embalaje, etc.

Con lo cual, el pedido se va conformando a partir de su orden, en donde se refleja la referencia, cantidad, descripción, precio unitario y total de cada producto que lo compone.

Una vez que salga del almacén la mercancía que constituye un pedido, debe quedar debidamente registrada.

El proceso de preparación de pedidos es conocido como pickingy hace referencia al nuevo diseño de unidades de carga que se corresponde con la solicitud de un cliente, a partir de seleccionar partes de otras unidades de carga homogéneas que se encuentran en el almacén.

Sabía que...

Debido al gran volumen de trabajo que acarrea la operación de picking es la actividad que alcanza el coste más elevado con diferencia comparado con el resto de operaciones que se realizan en el almacén.

En este sentido, en el almacén existe una zona de preparación de pedidos en donde llegan los productos recuperados de su lugar de almacenaje para conformar las unidades de carga que definen los pedidos.

Si bien la operación de preparación de pedidos suele tener un cierto grado de automatización, no se observan almacenes de conservas vegetales con un grado de automatización total.

La maquinaria o medios mecánicos empleados para esta operación se denominan sistemas de picking o preparadoras de pedidos.Existen desde modelos apoyados en el suelo hasta otros elevables que se denominan recogepedidosen altura.

Sistema recogepedidos en altura

Tanto en recepción como en expedición la operación de medición y pesaje es de vital importancia, ya que en la documentación de entrada y salida (carta de portes, albaranes…) se recoge el número de bultos, peso, volumen, etc. de la mercancía, con lo cual se debe verificar dicha información, tanto para saber el coste como para controlar la carga (como ya se ha estudiado, el coste del transporte es función del peso y volumen).