Manuel Abolacio Bosch - Gestión contable. ADGD0108

3 Se paga una remesa por valor de 3.000 €.

4 Se paga un plazo del préstamo por importe de 650 €.

5 Se cobra una factura por valor de 1.500 €.

6 Por la gestión del cobro de la factura, el banco cobra 50 €.

¿Cuál sería finalmente el saldo?

SOLUCIÓN

La cuenta bancos recoge los movimientos de fondos que se producen en ella. Se trata de una cuenta de activo, pues representa un bien, por lo que sus incrementos se cargarán (al debe) y sus disminuciones se abonarán (al haber).

Aplicando esta lógica, la hoja del libro mayor que recogería esta cuenta presentaría el siguiente aspecto:

El saldo final sería de 7.400 €.

La regulación vigente establece que los libros empresariales deben ser legalizados. Pero ¿qué significa exactamente estar legalizados?

Estar legalizado significa que los libros contables han de presentarse a un organismo, el Registro Mercantil, el cual, mediante el sellado y la mención expresa a través de una diligencia en la primera hoja de los libros, y guardando una copia en sus archivos, certifica que las cuentas presentadas son las definitivas de la empresa para el ejercicio que se presente (mediante su sellado evita una manipulación posterior de la información contenida en ellos).

La legalización de los libros viene regulada en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil (capítulo 1, artículos 329 a 337).

De esta manera, el artículo 27 del Código de Comercio establece:

1 Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

2 Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.

El Real Decreto 1784/1996, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en su artículo 329 expresa:

1 Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.

2 Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

Los artículos 330 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil comentan la forma, los plazos, los lugares, etc. en relación a la legalización de libros.

Actividades

9. Leer los artículos mencionados del Reglamento del Registro Mercantil para una comprensión más amplia de la legalización de libros.

10. Buscar en Internet ejemplos de libros legalizados, observando los sellos y las diligencias que estampa el Registro Mercantil.

En relación a la necesidad de conservación de los libros contables y el plazo durante el cual estos deben guardarse, debe consultarse la Ley General Tributaria y el Código de Comercio.

El artículo 29 de la LGT (Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria), con referencia a las obligaciones tributarias formales, señala que:

Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:

[...]

d. La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados. En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.

Por otro lado, en relación al período de tiempo que han de mantenerse, el artículo 30 del Código de Comercio establece que:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Recuerde

Los libros contables deben conservarse por un periodo de 6 años.

Como punto de partida necesario para el correcto uso y entendimiento de la contabilidad se ha realizado una presentación, una clasificación y un análisis del patrimonio de la empresa, compuesto por su activo y pasivo y, por diferencia de ambos, el patrimonio neto.

En un mayor detalle y desglose de las principales masas patrimoniales, se ha llegado a la unidad de representación de los elementos patrimoniales, las cuentas contables, estudiando su comportamiento en relación a la normativa aplicable y la práctica del método contable a través de la partida doble y el convenio de cargo y abono.

En condiciones de poder desarrollar la contabilidad, se ha realizado el estudio de los distintos estados contables, a través de los distintos libros como son el diario, el mayor o el de inventario y cuentas anuales. Estos libros deben ser legalizados por el Registro Mercantil, evitando modificaciones una vez se acaba el periodo para el que han sido usados; y, tras ello, la ley establece la obligación de su conservación por un periodo de 6 años.