Manuel Abolacio Bosch - Gestión contable. ADGD0108

En estas definiciones se ve explícitamente la obligatoriedad de llevar un libro de inventarios y cuentas anuales, un libro diario y un libro de actas. Sin embargo, no se puede pasar por alto la mención “llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, etc.”, por lo que en cada caso particular se deben examinar las regulaciones mercantiles, contables y fiscales aplicables a cada empresa.

De lo anterior también se puede deducir que todo aquel libro no considerado obligatorio por las disposiciones legales aplicables y que sirva para aclarar, detallar o complementar aquellos será auxiliar.

No existe una lista de libros auxiliares, no obstante, algunos de los más usados en el mundo empresarial son:

1 Libro mayor.

2 Libro de caja.

3 Libro de remuneraciones a empleados.

4 Libro de clientes.

5 Libro de compras.

6 Libro de ventas.

7 Etc.

Recuerde

Los libros contables pueden ser obligatorios o auxiliares, según sean o no exigidos por la legislación vigente.

El libro de inventario y cuentas anuales es un grupo de informes contables que en conjunto forman una unidad considerada un mismo libro.

El libro de inventario se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación o de sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el inventario de cierre del ejercicio, reflejando los saldos de cada una de las cuentas de la empresa.

El inventario, tal y como su nombre indica, supone un proceso de inventariado de los elementos patrimoniales de la empresa, clasificados en cuentas contables, y sirve, entre otras cosas, como método de comprobación de los valores mostrados en el balance de situación, obtenidos a través del método de registro contable.

Nota

El proceso de inventariado comprende una serie de fases que se aplican para conocer los elementos patrimoniales de la empresa. Estas fases son: identificación, recuento, medición y valoración.

Las cuentas anuales están formadas por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria, y tienen la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Más adelante se estudiarán las cuentas anuales en mayor profundidad.

El libro diario es uno de los libros obligatorios que deben llevar las empresas y es aquel en el que se registran día a día, en orden cronológico, las transacciones llevadas a cabo por la empresa. La legislación vigente permite la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes.

Las anotaciones realizadas en el libro diario para mostrar las transacciones llevadas a cabo se denominan asientos contables.

En el ejemplo anterior puede observarse la información mínima que debe contener un libro diario:

1 Número de asiento, que será un número consecutivo (generalmente asignado de forma automática por el programa contable usado).

2 Fecha de la operación registrada.

3 Cuentas que intervienen en la transacción y sobre las que se cargarán o abonarán los importes debidos.

4 Descripción de la operación o del hecho contable que genera la anotación.

5 Importes cargados o abonados.

Actividades

7. ¿Cree que la información que suele mostrarse en los libros diarios es suficiente o considera que podría ampliarse para que estuviesen más completos?

8. Reflexionar sobre la importancia de la descripción que se incluye en los asientos contables como medio de posterior búsqueda y análisis de las operaciones llevadas a cabo.

A diferencia del libro diario, el libro mayor no es obligatorio para las empresas, pero sí de uso generalizado. De hecho, es casi imposible encontrar alguna compañía que no lo introduzca dentro de su sistema de información contable.

En el libro mayor se recogen, para cada cuenta, los registros de valores que se han introducido en la contabilidad a través de los asientos en el libro diario.

La utilidad del libro mayor es poder conocer el comportamiento y los movimientos que ha tenido una cuenta determinada durante un periodo de tiempo sin necesidad de ir viendo en el libro diario operación por operación y seleccionando aquellas en la que la cuenta que se quiere analizar ha intervenido.

Recuerde

Sin ser un libro obligatorio, es práctica habitual que el libro mayor forme parte de los informes contables de las empresas.

Por ello, cada página de un libro mayor irá destinada a registrar los movimientos de una cuenta concreta, recogiéndose básicamente la misma información que se registra en los asientos contables (número de asiento, fecha, concepto, importes cargados e importes abonados) y añadiéndose el saldo acumulado hasta la fecha.

Ejemplo

Véase el aspecto que podría presentar un libro mayor en relación a la página que recoge los movimientos de la cuenta de bancos:

Aplicación práctica

Represente la hoja del libro mayor correspondiente a la cuenta de bancos, sabiendo la siguiente información:

1 Abierta la cuenta, se solicita un préstamo de 10.000 €.

2 Las comisiones de apertura, gestión y notaría del préstamo ascienden a 400 €.