Matthias Garten - Präsentationen erfolgreich gestalten und halten

■ Was sind Ihre Argumente für oder gegen etwas?

■ Welche Fakten und Beweise helfen, Ihre Botschaft zu unterstützen?

■ Welche Beispiele und Geschichten können Sie anführen?

■ Welcher Aspekt könnte ein guter Einstieg in ihr Thema sein?

■ Wie lassen sich Ihre Inhalte am Ende treffend zusammenfassen?

■ Was könnten wirkungsvolle Schlussworte sein?

Überlegen Sie:

■ Was ist Ihr Thema?

■ Wie lauten die wichtigsten Aussagen Ihrer Präsentation?

Wählen Sie die für Ihre Zielgruppe passenden Medien aus:

■ Welche visuellen oder multimedialen Hilfsmittel, welche Technik, wollen Sie in Ihrer Präsentation einsetzen?

■ Mit welchem Medium/welchen Medien wollen Sie ergänzend zu Ihrem Redetext den Inhalt vermitteln? Denken Sie dabei auch an die Wiederverwendbarkeit von Medien.

Prinzipiell ist zu unterscheiden, ob Sie digital oder analog präsentieren. Zu den analogen Medien gehören etwa Flipchart, Pinnwand, Plakate, Banner, Requisiten und Demonstrationsobjekte.

Bei digitalen Medien unterscheiden wir das Darstellungsmedium und das Abspielmedium. Zur Darstellung gehören die Beamer-Projektion auf eine Leinwand, der Einsatz einer LED-Wand oder eines TFT-Flachbildschirms. Das Abspielmedium besteht wiederum aus Hard- und Software, also dem Gerät und dem Präsentationsprogramm. Geräte können sein: Laptop, Notebook, Tablet-Rechner (iPad, Android-Tablet, Windows-Tablet), Smartphone, Touch-Monitor (bekannt aus dem Fernsehen bei der Wahlberichterstattung) oder Visualizer (ein High-End Overheadprojektor mit eingebauter Kamera und vielen Zusatzfunktionen). Als Präsentationsprogramme können zum Beispiel PowerPoint, Keynote (MAC) und PDF-Reader verwendet werden.

Ganz wichtig: Berücksichtigen Sie die technischen Voraussetzungen am Präsentationsort. Finden Sie heraus:

■ Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)?

■ Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls Sie einen Film zeigen wollen?

■ Sind Beamer und Leinwand vorhanden?

■ Können Sie einen Laptop anschließen?

■ Ist ein Presenter vorhanden?

■ Hat der Raum Verdunklungsmöglichkeiten (Rollläden)?

Überlegen Sie:

■ Welche Medien kommen in Frage?

■ Welche werden Sie einsetzen?

Gestalten Sie Ihre Präsentationsmedien zielgruppengerecht:

■ Wie soll der Inhalt vermittelt werden?

■ Wie gehen Sie mit den Präsentationsmedien um und wie gestalten Sie sie?

■ Wie können Sie einen Bezug zum Publikum herstellen?

■ Wählen Sie eine Methode, die zum Anlass, zu der zur Verfügung stehenden Zeit, zu Ihrem Ziel und zur Zielgruppe passt.

Entscheiden Sie sich zwischen freier Rede und einem Vortrag mit Medieneinsatz (PowerPoint-Folien, Flipchart, Pinnwand, Video, Audio usw. – siehe auch „ Womit? Womit? (Medien) Wählen Sie die für Ihre Zielgruppe passenden Medien aus: ■ Welche visuellen oder multimedialen Hilfsmittel, welche Technik, wollen Sie in Ihrer Präsentation einsetzen? ■ Mit welchem Medium/welchen Medien wollen Sie ergänzend zu Ihrem Redetext den Inhalt vermitteln? Denken Sie dabei auch an die Wiederverwendbarkeit von Medien. Prinzipiell ist zu unterscheiden, ob Sie digital oder analog präsentieren. Zu den analogen Medien gehören etwa Flipchart, Pinnwand, Plakate, Banner, Requisiten und Demonstrationsobjekte. Bei digitalen Medien unterscheiden wir das Darstellungsmedium und das Abspielmedium. Zur Darstellung gehören die Beamer-Projektion auf eine Leinwand, der Einsatz einer LED-Wand oder eines TFT-Flachbildschirms. Das Abspielmedium besteht wiederum aus Hard- und Software, also dem Gerät und dem Präsentationsprogramm. Geräte können sein: Laptop, Notebook, Tablet-Rechner (iPad, Android-Tablet, Windows-Tablet), Smartphone, Touch-Monitor (bekannt aus dem Fernsehen bei der Wahlberichterstattung) oder Visualizer (ein High-End Overheadprojektor mit eingebauter Kamera und vielen Zusatzfunktionen). Als Präsentationsprogramme können zum Beispiel PowerPoint, Keynote (MAC) und PDF-Reader verwendet werden. Ganz wichtig: Berücksichtigen Sie die technischen Voraussetzungen am Präsentationsort. Finden Sie heraus: ■ Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)? ■ Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls Sie einen Film zeigen wollen? ■ Sind Beamer und Leinwand vorhanden? ■ Können Sie einen Laptop anschließen? ■ Ist ein Presenter vorhanden? ■ Hat der Raum Verdunklungsmöglichkeiten (Rollläden)? Überlegen Sie: ■ Welche Medien kommen in Frage? ■ Welche werden Sie einsetzen? “).

Gibt es Vorgaben, die Sie berücksichtigen müssen? Wenn ja, welche? Als Präsentator hat man mitunter Vorgaben von dem Unternehmen, bei dem man angestellt ist oder für das man im Auftrag arbeitet. Der Gestaltungsfreiraum kann eingegrenzt sein, wenn ein Corporate Design zu berücksichtigen ist. Ob es tatsächlich sinnvoll ist, sich sehr weitgehend an das Corporate Design anzulehnen, kann erst entschieden werden, wenn klar ist, welchem MotivChart-Typus die Zielgruppe angehört und um welche Präsentationsart es sich handelt.

Für die Ausführung der Präsentation und die Gestaltung der Medien spielt außerdem noch eine Rolle, ob die Präsentation auch in anderen Sprachen gehalten werden muss: Sollen die Zuschauer ein Handout oder ein Manuskript bekommen?

Überlegen Sie:

■ Welche Art der Gestaltung ist für Ihre Präsentation geeignet?

Leider finden der Ort und die Räumlichkeiten oft wenig Berücksichtigung bei der Vorbereitung von Präsentationen. Dabei spielt beides zuweilen eine wichtige Rolle: Der Veranstaltungsort kann eine Präsentation unterstützen oder erschweren. Ein Ort, an dem Sie sich wohlfühlen, stärkt Ihnen den Rücken. Also fragen Sie sich bitte:

■ Welche Umgebungsbedingungen gibt es am Präsentationsort?

■ Passt der Einrichtungsstil zum Thema? Passt die Raumgröße zur Gruppengröße? Können zusätzliche Stühle herbeigeholt werden?

■ Welche Medien können in dem Raum eingesetzt werden?

■ Bietet der vorgesehene Raum ausreichend Platz, Licht, Belüftung und Lärmfreiheit? Kann von Störungsfreiheit ausgegangen werden?

■ Hat der Raum eine freundliche Atmosphäre?

Wählen Sie für Ihre Präsentation einen Ort, der zu Ihnen, zu Ihrem Thema und zu Ihrem Publikum passt.

Überlegen Sie:

■ Wo soll Ihre Präsentation stattfinden?

■ Gibt es Alternativen?

Legen Sie Ihre Präsentation möglichst in eine Zeit, in der sich Ihre Zuschauer in einem Leistungshoch befinden. Ideal ist es, wenn Ihre Präsentation in die Zeiten der höchsten Leistungsfähigkeit fällt: bei Frühaufstehern zwischen 8 und 11 Uhr morgens, bei Spätaufstehern gegen 11.00 Uhr oder abends zwischen 18.00 und 21.00 Uhr.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen abends um 22 Uhr für eine Stunde präsentieren. Die meisten Menschen sind dann schon im Feierabendmodus und ihre Aufnahmefähigkeit ist stark reduziert. Ähnlich verhält es sich, sollten Sie Ihren Auftritt direkt nach dem Mittagessen haben, wenn sich die Zuhörer im berüchtigten Suppenkoma befinden und allzu leicht eindösen. Der Präsentationszeitpunkt entscheidet mit darüber, wie viele teilnehmeraktivierende Elemente Ihr Vortrag enthalten sollte. Während eines Leistungstiefs braucht es davon deutlich mehr.

Überlegen Sie:

■ An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit soll Ihre Präsentation am besten stattfinden?