Matthias Garten - Präsentationen erfolgreich gestalten und halten

Die Phasen können mustergültig von der Analyse bis zum Training durchlaufen werden. Und das ist auch am einfachsten und erfolgversprechendsten.

Es kann allerdings auch sein, dass für Sie eine andere Reihenfolge besser passt. Es gibt erfolgreiche Referenten, die beginnen mit Teilen der Umsetzung, wechseln dann zur Analyse und kommen anschließend über die Konzeption zum Vervollkommnen der Umsetzung und schließlich zum Training.

„Wieso, weshalb, warum – wer nicht fragt, bleibt dumm“: Ich stimme völlig überein mit dem Text des Sesamstraße-Erkennungslieds. Dabei kommt es auch darauf an, die richtigen Fragen zu stellen. Ich habe für Sie neun Leitfragen zur Vorbereitung und anschließenden Ausarbeitung Ihrer Präsentation zusammengestellt.

Abb. 10: Leitfragen zur Präsentationsvorbereitung

Dabei sind die Fragen „Wozu?“ (die Frage nach der Zielsetzung) und „Vor wem?“ (die Frage nach der Zielgruppe) die wichtigsten Fragen in der Vorbereitungsphase. Zugleich sollten Sie die Antworten auf diese wie auf alle anderen Fragen während des gesamten weiteren Vorgehens bis hin zur eigentlichen Präsentation im Blick behalten.

Die Fragen „Wo?“, „Wann?“, und „Wie lange?“ scheinen zunächst rein organisatorische Fragen zu sein. Dennoch können die Antworten darauf große Auswirkungen auf Ihre Präsentation haben. Sie sollten sich auf jeden Fall über diese Rahmenbedingungen Gedanken machen, damit günstige Voraussetzungen für die Durchführung einer Präsentation herrschen.

Erkennen Sie sich selbst und die typische Art, in der Sie vortragen:

■ Wer wird präsentieren?

■ Welche Persönlichkeit hat der Präsentator?

■ Welcher MotivChart-Typ ist er?

■ Sind Rhetorik, Stimme, Sprache und Körpersprache überzeugend für die Zielgruppe?

Manchmal ist es sinnvoll, zwei Vortragende zu haben, zum Beispiel einen Verkäufer und einen Techniker oder einen Produktmanager und einen Produktentwickler. So können sich die verschiedenen Persönlichkeiten und Kompetenzen sinnvoll ergänzen. Das steigert die Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft der Präsentation. Vielleicht wollen Sie auch den Weg der Team-Präsentation gehen, um noch mehr Wirkung zu erreichen.

Überlegen Sie:

■ Wer hält die Präsentation? Sie allein?

■ Was für ein Typ Mensch sind Sie?

Je klarer Ihre Ziele sind, desto fokussierter arbeiten Sie an Ihrer Präsentation: Welches Ziel bzw. welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Präsentation? Was soll nach Ihrer Präsentation anders sein als vorher? Was wollen Sie kurz-, mittel- und langfristig mit Ihrer Präsentation erreichen? Unter Umständen sind auch dies wichtige Fragen: Welches Ziel verfolgt Ihr Auftraggeber? Ist Ihre Präsentation eine Überzeugungs- oder Informationspräsentation? Das unmittelbare Ziel Ihrer Präsentation kann sein:

■ berichten (Informationspräsentation)

■ informieren (Informationspräsentation)

■ schulen (Informationspräsentation)

■ forcieren, zum Beispiel Entscheidungen und Prozesse (Überzeugungspräsentation)

■ verändern, zum Beispiel Gefühle und Einstellungen (Überzeugungspräsentation)

■ motivieren, begeistern, überzeugen (Überzeugungspräsentation)

■ verkaufen (Überzeugungspräsentation)

Metaziele können sein:

■ mit Fachkompetenz brillieren

■ Expertenstatus aufbauen bzw. festigen

■ als Vordenker oder Mahner in Erinnerung bleiben

Ziele können ganz konkret formuliert sein: Nach der Präsentation soll/sollen

■ der Interessent überzeugt sein, dass ich/wir der richtige Partner bin/sind.

■ das Projekt in Höhe von 100.000 € bewilligt werden.

■ der Kunde die Budgetüberziehung für das Projekt freigeben.

■ die Teammitglieder alle Informationen haben, die sie für das Weiterarbeiten brauchen.

■ die Entscheider mehrheitlich das Projekt unterstützen.

Ziele können weniger konkret ausgedrückt sein: Ich möchte, dass nach der Präsentation

■ der Vorstand eine gute Entscheidungsgrundlage hat.

■ die Zuhörer irgendeine Leistung von mir kaufen.

■ den Zuhörern der Projektzweck klar geworden ist.

■ die Teilnehmer etwas gelernt haben.

Klare Zielvorstellungen bringen den Vorteil, dass Sie leichter Unwichtiges und Wichtiges, Relevantes und Irrelevantes trennen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Überlegen Sie:

■ Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen?

Als Referent müssen Sie verstehen, wie Ihre Zuhörer ticken. Ein klares Ziel ist wichtig und gut, aber ohne Berücksichtigung der Zielgruppe steht der Präsentationserfolg in Frage. Das Wort „präsentieren“ impliziert, dass Sie ein Publikum haben. Die Präsentation hat also keinen Selbstzweck zu erfüllen, sondern richtet sich an ein bestimmtes Publikum. Und über dieses Publikum sollten Sie so gut wie möglich Bescheid wissen.

Beschaffen Sie sich im Vorfeld folgende Informationen:

■ Vor wem werden Sie präsentieren?

■ Welcher Altersgruppe und welchem Geschlecht gehören die Zuhörer vorwiegend an?

■ Welcher Berufsgruppe/welchen Berufsgruppen gehören die Zuhörer an?

■ Welche Funktionen haben die Anwesenden bzw. in welchen Unternehmensbereichen sind sie tätig?

■ Welchen Wissensstand, wie viel Fachkenntnisse und wie viel praktische Erfahrung in dem betreffenden Bereich haben die Zuhörer wahrscheinlich?

■ Welche Interessen, welche Überzeugungen und welche Erwartungen haben die Zuhörer?

Klären Sie diese Punkte am besten mit dem Initiator, dem Veranstalter und anderen Personen, die das zu erwartende Publikum kennen. Bei kleineren Gruppen (weniger als zehn Personen) können Sie in vielen Fällen darüber hinaus klären, welche Einstellung die Einzelnen zu Ihrem Thema und Ihrem Präsentationsziel haben.

Bei größeren Gruppen hilft Ihnen das MotivChart, auf das ich in Kapitel 2 näher eingehen werde, zu erkennen:

■ Was treibt die Menschen im Publikum an? Was bewegt sie?

■ Wo liegen ihre Prioritäten?

■ Womit schafft man bei Ihnen Vertrauen?

■ Wovor haben sie Angst?

Die Antworten auf all die aufgeführten Fragen liefern Ihnen die Basis für Ihre Entscheidungen bezüglich Inhalt und Struktur Ihrer Präsentation, die Gestaltung der Medien, den Präsentationsrahmen und den Präsentationsstil.

Überlegen Sie:

■ Was kennzeichnet Ihr Publikum?

■ Was wissen Sie über Ihre Zielgruppe?

Sprechen Sie mit Ihren Präsentationsinhalten Ihre Zielgruppe an:

■ Was ist Ihr Thema und was haben Sie dazu zu sagen?

■ Was ist Ihre Kernbotschaft?

■ Was sind die wesentlichen Inhaltspunkte?

■ Was könnte ein griffiger, leicht zu merkender Titel sein? Welche Ideen haben Sie für Unterüberschriften?