Hugo Cerda Gutiérrez - Como elaborar proyectos

Tradicionalmente, cualquiera que sea la modalidad o el propósito del proyecto, sus funciones y su misión son prever, orientar y preparar bien el camino de lo que se va a hacer. Las personas preparan o se anticipan mentalmente a las cosas o a las acciones que se van a desarrollar durante el desarrollo de un proyecto, o sea, están en condiciones de prever. Pero la función de un proyecto también es dirigir, encauzar, guiar y orientar las acciones o a las personas hacia un fin determinado. Al ser el proyecto un medio sistemático y organizado, destinado a resolver un problema o a alcanzar un fin determinado, se deben prever y planear todos los pasos, acciones y medios para lograr los fines que propuestos.

El Instituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social (ILPES ), organismo vinculado a la CEPAL, afirma que, en su significado básico, el proyecto es el plan prospectivo de una unidad de acción capaz de materializar algún aspecto del desarrollo económico o social 1. Pero la palabra proyecto se usa también para designar el documento o monografía en que se plantean y analizan los problemas que implica movilizar factores para alcanzar objetivos determinados, de acuerdo con una función de producción dada, justificando asimismo el empleo de estos factores frente a otras opciones potenciales de utilización 2. El ILPES considera que reducir el término a los niveles de los aspectos puramente materiales y técnicos del trabajo es limitar su significado, por lo que reserva el término para referirse, en su sentido más amplio, a la idea original de producción, la cual se justifica en un marco metodológico, técnico, administrativo, económico, financiero e institucional.

¿Qué elementos deben necesariamente incluirse en un proyecto para considerarlo como tal? Si bien en este terreno existen opiniones diferentes, para el Ilpes se deben incluir los siguientes aspectos:

• Una descripción de lo que se quiere conseguir, indicando con precisión su finalidad.

• Una adaptación del proyecto a las características del entorno y a las personas que lo van a llevar a cabo.

• Unos datos e informaciones técnicas para el mejor desarrollo del proyecto, así como instrumentos de recogida de datos.

• Unos recursos mínimos imprescindibles para su aplicación.

• Una temporalización precisa para el desarrollo del proyecto.

Hoy día, el término proyecto ha adquirido carta de ciudadanía en la mayoría de las actividades políticas, económicas, tecnológicas, científicas, culturales y educativas, y no existe país que no haya incorporado la palabra de proyecto en sus actividades básicas. El progetto en Italia, el projet en Francia, el project en Estados Unidos, el projekt en Alemania y el proekt en Rusia hacen parte de la terminología común en la economía, la educación y la tecnología de estos países.

Quizás debido a la ambigüedad del concepto, en muchas oportunidades se comete el error de confundir el término proyecto con otros que, si bien se encuentran íntimamente relacionados con éste, son muy diferentes. Nos referimos a las actividades, planes y programas que hacen parte de un ciclo y un desarrollo, que algunos consideran como una unidad lógica y metodológica, en la que las partes hacen parte de un todo organizado que tiene significado propio y que no siempre es reductible a sus partes.

GESTIÓN DE PROYECTOS

Esta variedad de significados que posee el término proyecto ha dificultado en la práctica el manejo de un concepto que parece entenderse indistintamente como un deseo, una actitud o una intención, o como una práctica específica o como un conjunto de medios para alcanzar un objetivo fijado de antemano. Las ciencias administrativas y económicas utilizan el término gestión de proyectos para evitar que se confundan dos significados que, si bien son inseparables de cualquier proyecto, se acostumbra diferenciar para evitar que se produzcan equívocos que pueden desorientar y confundir a quienes utilizan en forma genérica el término.

Una de las definiciones de gestión de proyectos más difundidas es la de David Cleland, quien la define como una disciplina y como un proceso estratégico de elaboración y organización, que combina una serie de recursos organizacionales y operativos destinados a alcanzar un fin o un logro determinado. De acuerdo con este autor , “la gestión de proyectos es el arte de dirigir y coordinar los recursos humanos y materiales para alcanzar los objetivos predefinidos, de costo, de tiempo, de calidad a satisfacción de los participantes 3.

Él diferencia entre una gestión de proyectos y una gestión para proyectos . La primera centra su atención en el objeto hacia el cual dirige su interés el proyecto, mientras que la segunda utiliza el proyecto como una metodología apropiada para introducir los cambios deseados en la gestión de una unidad organizacional. En general, la gestión para proyectos es una preocupación de la alta dirección, mientras que la gestión de proyectos se dirige a los gestionarios del proyecto. La gestión de proyectos descansa sobre la puesta en práctica de un paso que se apoya sobre un proceso propio del ciclo de vida de un proyecto.

Tradicionalmente, el término gestión se ha asociado con el acto y efecto de administrar el funcionamiento de un sistema organizacional, y a diferencia del campo educativo se inscribe en un campo regido por los principios económicos de costos/beneficios e inversión/rentabilidad, que tienen significados diferentes en la educación. Salvo que la educación adopte, como muchas veces lo ha hecho, la terminología propia del campo empresarial y económico, ésta carece de un término que establezca las diferencias entre dos significados: uno general y otro específico. En el primer caso, el proyecto es apenas un esbozo o quizás un deseo; en cambio, en el segundo, es una guía para la acción.

Según Vincent Giard, cualquiera que sea la naturaleza específica de una gestión de proyecto, es posible reducir su realización a un universo de tres dimensiones:

• La dimensión técnica: donde existe preocupación por la calidad del proyecto.

• La dimensión tiempo: donde se centra la atención en el tiempo que se requiere para realizar el proyecto.

• La dimensión costos: donde hay preocupación por el esfuerzo que se requiere para realizar el proyecto; en el caso económico, la unidad monetaria se convierte en el denominador común para medir este esfuerzo. Estos costos se pueden referir a la dimensión tiempo o técnica, y particularmente a dificultades encontradas, o a excesos o errores de estimación.

TIPOS Y MODALIDADES DE PROYECTOS

Cada disciplina o área del conocimiento parece tener su propia forma de ver y de percibir un proyecto; de ahí la gran cantidad de criterios que existen, en las ciencias sociales y en las ciencias naturales, en el momento de clasificar los proyectos, clasificación que muchas veces no escapa a la influencia de los propios paradigmas cuantitativos y cualitativos. Algunos autores clasifican los proyectos según sus finalidades; otros, de acuerdo con el tiempo que separa la ejecución de los procesos de la obtención de los resultados. En cambio, otros reducen la clasificación a dos categorías básicas: los sociales y los económicos, según se relacionen o no con la producción. Para los franceses Chervel y Le Gail, los proyectos económicos y sociales se pueden clasificar según sus características de la siguiente manera:

CLASIFICACIÓN POR FINALIDADES

A. Según la naturaleza de los bienes o servicios producidos