Bilanzbuchhalter-Handbuch

114Das Grundbuch dient dem unmittelbaren Festhalten der Geschäftsvorfälle, der Sicherung und der Dokumentation. Die Geschäftsvorfälle müssen deshalb zeitnahim Grundbuch erfasst werden.

115Das Grundbuch kann sachbezogen in verschiedene Grundbücher aufgeteilt werden. Moderne Grundbücher bestehen aus laufend nummerierten Journalbögen oder EDV-Listen. Das Grundbuch kann durch eine geordnete Belegablage und -aufbewahrung ersetzt oder in Form der Speicherbuchführung geführt werden (§ 239 Abs. 4 HGB).

116Das Hauptbuchist das wichtigste Buch innerhalb der Buchführung. Aus dem Hauptbuch lassen sich jederzeit der Stand des Vermögens und der Schulden sowie der Erfolg ermitteln. Der gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschluss wird nach Abstimmung mit den Inventurergebnissen unmittelbar aus dem Hauptbuch entwickelt. Das Hauptbuch stellt den gesamten Wertefluss von der Eröffnungsbilanz bis zur Schlussbilanz sachlich (systematisch) geordnet dar. Es kann auf losen Kontenblättern, als EDV-Liste oder in Form der Speicherbuchführung geführt werden. In der sog. „einfachen Buchführung” wird das Kontokorrent oft als „Hauptbuch” bezeichnet.

117Die Selbstkontrolle der doppelten Buchführung erfolgt durch das Kapitalkonto und dessen Unterkonten sowie durch das Schlussbilanzkonto.

118Die Nebenbücher dienen der lückenlosen Erfassung und Kontrolle aller auf einem bestimmten Sachkonto im Hauptbuch erfassten Vorgänge und Bestände. Sie enthalten erläuternde bzw. ergänzende Einzel-Aufzeichnungenzu den Buchungen im Hauptbuch. Nebenbücher werden oft in Kartei- oder Loseblattform geführt. Während im Hauptbuch durch Gegenbuchungen die verschiedenen Konten miteinander verbunden sind, werden in den Nebenbüchern lediglich Zugänge, Abgänge und Bestände ohne Gegenbuchungeneingetragen.

119Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Bei Bargeschäften ist eine tägliche Aufzeichnung der Zu- und Abgänge in der Kasse zu empfehlen. Eine Einzelaufzeichnung jedes Geschäfts ist nicht erforderlich. Sofern der Betrag aber über 15 000 € liegt, muss auf jeden Fall Name und Anschrift des Geschäftspartners aufgezeichnet werden (BMF-Schreiben vom 5. 4. 2004). Wird allerdings eine Einzelaufzeichnung vorgenommen (heutige Scanner-/Computerkassensysteme), bilden diese Aufzeichnungen einen Teil der Buchführung und sind bei einer Betriebsprüfung gegenüber dem Finanzamt vorlagepflichtig. Auch gesetzlich vorgeschriebene Systeme zur Verhinderung von elektroni­schen Kassenmanipulationen müssen verwendet werden. Der Unternehmer kann aber nicht gezwungen werden, überhaupt eine elektronische Kasse zu verwenden.

Werden Geschäftsvorfälle nicht täglich erfasst, sondern periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass Buchführungsunterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern. Neben der Erfassung der Kreditgeschäfte in einem Grundbuch müssen die unbaren Geschäftsvorfälle, aufgegliedert nach Geschäftspartnern, kontenmäßig dargestellt werden. Dies kann durch Führung besonderer Personenkonten oder durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung) erfüllt werden. Ist die Zahl der Kreditgeschäfte verhältnismäßig gering, gelten hinsichtlich ihrer Erfassung Erleichterungen (vgl. R 5.2 Abs. 1 EStR).

Wird gegen diese Regeln verstoßen, nimmt das Finanzamt Zuschätzungen vor, so z. B. bei einem Getränkehändler, der kein Kassenbuch führte, sondern nur Zahlen in eine Kladde eintrug (FG Saarland, 24. 9. 2003).

120Für die übrigen Geschäftsvorfälle reicht die periodenweise Erfassung aus. Es muss lediglich ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen. Dabei ist die Entwicklung der Verhältnisse zu berücksichtigen.

121Die Erleichterungen für die Erfassung im Grundbuch gelten auch für die Aufzeichnungen im Hauptbuch. Im Falle der EDV-Buchführung (Speicherbuchführung) genügt die grundbuchmäßige Erfassung auf magnetischen Datenträgern, wenn die jederzeitige Aufbereitung und Ausdruckbereitschaft des Buchungswerks möglich ist.

122Bei der EDV-Buchführung werden unterschieden:

Konventionelle EDV-Buchführung,

verdichteter Ausdruck,

Speicherbuchführung.

123Wie bei der manuellen Buchführung und der mechanischen Maschinenbuchführung werden alle Daten in zeitlicher Folge und sachlich geordnet aufgezeichnet. Die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle steht in engem zeitlichen Zusammenhang zu ihrer Erfassung. Das gesamte Buchführungswerk wird ausgedruckt (Vollausdruck). Jeder einzelne Verarbeitungsschritt lässt sich mit Hilfe der Ausdrucke nachvollziehen.

124Erfolgt die Buchhaltung EDV-gestützt, ist für die praktische Durchführung das BMF-Schreiben vom 14. 11. 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” zu beachten.

Dieses BMF-Schreiben ersetzt das nunmehr 19 Jahre alte GoBS-Schreiben (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und das GDPdU-Schreiben (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen). Beide Schreiben waren durch den technischen Fortschritt überholt und veraltet.

Das GoBD-Schreiben ist von allen Unternehmen zu beachten, die ihre Buchhaltung per EDV erledigen. Adressaten sind aber auch die ERP-Software-Hersteller, die dafür Sorge tragen müssen, dass ihre Produkte im Hinblick auf die steuerlichen und außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, Datensicherheit und Datenzugriff (z. B. durch die Außenprüfung der Finanzämter), die Wahrheit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit sowie Nachvollziehbarkeit den Anforderungen genügen.

125Verdichtete Daten sparen Speicherplatz und Übertragungszeiten. Die Ausdrucke sind übersichtlicher und führen zu gezielterer Information. Die Einzeldaten müssen jedoch weiterhin auf maschinenlesbaren Datenträgern aufbewahrt werden. Die Auflistung der Einzeldaten, die zu verdichteten Werten führen, müssen während der Aufbewahrungsfrist der Buchungsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle steht auch hier in engem zeitlichen Zusammenhang zur Erfassung.

126Die Anforderungen hinsichtlich der Mitwirkungspflicht bei Prüfungen, der Art der aufzubewahrenden Unterlagen und der Datenträger variieren je nach Automatisierungsgrad der Verarbeitung und der Art des Ausdrucks.

127Im Falle der reinen Speicherbuchführung werden die Geschäftsvorfälle verarbeitungsfähig auf Datenträgern gespeichert (erfasst) und – mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse – nur im Bedarfsfall am Bildschirm angezeigt oder ausgedruckt (§ 257 Abs. 3 HGB). Die Verarbeitung erfolgt durch programmgesteuerte Funktionsabläufe. Die eigentliche Verbuchung und der Abschluss fallen grundsätzlich zusammen. Der Zeitpunkt der Verbuchung und des Abschlusses wird hinausgeschoben. Dies stellt erhöhte Anforderungen an die Betriebsbereitschaft der Hard- und Software und der Datenbestände. Die Daten müssen auch später noch innerhalb der Aufbewahrungsfrist verarbeitet und lesbar gemacht werden können.