Zach Davis - Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz

Übrigens muss es natürlich weiterhin Personen in einer Organisation geben, die primär Brände löschen. In manchen Bereichen liegt dies stark in der Natur der Sache. Jemand beim IT-Helpdesk eines Unternehmens hat beispielsweise gerade die Aufgabe, bei Userproblemen schnell zu reagieren, damit der User weiterarbeiten kann (und diesem zu sagen, dass er erst mal runter- und wieder hochfahren soll und dann bei Fortbestand des Problems erneut anrufen soll, in der Hoffnung, dass sich dann ein Kollege darum kümmern muss. Ok, das ist keine ganz faire Würdigung fähiger IT-Helpdesk-Mitarbeiter). In der Strategieabteilung eines Konzerns ist meistens der Anteil der aus der Natur der Sache heraus plötzlich auftretenden Themen geringer. Zurück zu dem IT-Helpdesk, stellvertretend für viele andere Bereiche: Es ist die Aufgabe der Führungskraft des Bereichs zuzusehen, dass die Mitarbeiter wenigstens zehn Prozent ihrer Zeit auf die Analyse von Problemen und die Verhinderung häufiger Probleme verwenden (können), anstatt zu 110 Prozent mit einem reinen Reagieren und „am Laufen halten“ beschäftigt sind. Meinen bildhaften Vergleich hierzu mit Retter Richard kennen Sie schon.

Je höher Sie in einer Organisation kommen (und je größer Ihre Familie, Ihr Haushalt etc. ist), desto größer wird typischerweise die Anzahl der miteinander konkurrierenden Aufgaben und Dinge, die Sie unter einen Hut bringen müssen. Umso wichtiger wird es dann, den unnötigen Anteil der dringenden Themen zu vermeiden und das Augenmerk darauf zu richten, schlau statt viel zu arbeiten. Hierzu gehört es beispielsweise, Systeme zu implementieren, die automatisch laufen. Damit ist gemeint, dass Sie zwar einmal Aufwand haben, aber dann dauerhaft Zeit sparen. Das Modell ist dann nicht mehr „Zeit, Nutzen, Zeit, Nutzen, Zeit, Nutzen usw.“, sondern „Zeit, Zeit, Nutzen, Nutzen, Nutzen, Nutzen usw.“ Das ist die Formel für zeitliche Freiheit. Mini-Exkurs: Die Formel für finanzielle Freiheit ist der Wechsel von „Zeit, Geld, Zeit, Geld, Zeit, Geld usw.“ zu „Zeit, Zeit, Geld, Geld, Geld, Geld usw.“. Das bringt wiederum auch mehr zeitliche Freiheit mit sich. Ende des Exkurses.

Zu diesen Systemen gehören (ohne Menschen auf reine Aufgabenerfüller reduzieren zu wollen) beispielsweise zuverlässige Personen - im betrieblichen und möglicherweise auch im privaten Bereich, welche Ihnen zuarbeiten und Ihnen Dinge abnehmen. Wenn Sie privat niemanden bezahlen können, können Sie vielleicht bestimmte Aktivitäten mit einer anderen Person tauschen. Damit können Sie erreichen, dass beide Personen vermehrt Tätigkeiten durchführen, die sie jeweils lieber machen oder schneller durchführen können.

Zu diesen Systemen gehört auch Planung. Planung ist etwas, das in den meisten Fällen nicht dringend ist. Niemand steht plötzlich vor der Tür und sagt Ihnen: „Sie müssen jetzt planen.“ Sie können es auch sein lassen, aber wenn Sie es tun, haben Sie natürlich den Vorteil, dass Sie durch die Planungszeit im Normalfall mehr als die hierfür benötigte Zeit wieder „reinholen“, meistens um ein Mehrfaches (klar, man kann sich auch „zu Tode“ planen – auch wenn das nicht zu den häufigsten Todes-ursachen gehört). Wenn Sie sich hinsetzen und eine Viertelstunde lang Ihre Woche planen, dann sparen Sie definitiv Zeit. Wenn Sie dies regelmäßig, d.h. jede Woche tun, ist das in meiner Betrachtung ein „System“, das Ihnen nutzt.

Eine Art Mini-Inventur in Bezug auf Ihre Zeitverwendung können Sie machen, indem Sie in Bezug auf Ihre letzten fünf Arbeitstage die Aktivitäten so gut wie möglich reproduzieren, mit einer Dauer versehen und den vier Ringen zuordnen. Dann ermitteln Sie den Anteil Ihrer Zeit in den vier Ringen. Wenn diese vier Anteile sich zu Hundert addieren, spricht das für Ihre Rechenfähigkeiten. Wie kann man diese vier Anteile interpretieren? Aus der Summe der beiden inneren Ringe können Sie relativ genau ablesen, wie produktiv Sie im betrachteten Zeitraum waren. Aus der Summe von Ring 2 und 3 können Sie relativ genau ablesen, wie hoch Ihr Stressniveau in der betrachteten Zeit war.

Der Unterschied zwischen einer erfolgreichen und stressigen Woche einerseits und einer erfolgreichen und nicht so stressigen Woche andererseits liegt im Unterschied zwischen Ring 3 und Ring 4. Hieraus ergibt sich auch eine andere Feststellung, die sich sehr stark mit meinen Erfahrungswerten in so gut wie allen Unternehmen, Funktionsbereichen und Ebenen deckt: Es gibt alle Kombinationen von Erfolg (was auch immer das für den Einzelnen bedeutet) und Stress:

1) Menschen, die erfolgreich und gestresst sind (ein sehr wesentlicher Anteil der Personen, für die ich gebucht werde)

2) Menschen, die erfolgreich und nicht so gestresst sind (eine spannende Kombination; diese buchen mich auch – auf der Suche nach weiteren kleinen Verbesserungen)

3) Menschen, die nicht erfolgreich sind und auch nicht gestresst (das wäre mir persönlich und mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Ihnen auf Dauer viel zu langweilig)

4) Menschen, die nicht erfolgreich und gleichzeitig total gestresst sind (furchtbare und schwierig zu ertragende Kombination)

Viele Personen stellen bei Diskussionen über den Fokus auf den innersten Ring die Frage: Woher soll ich denn die Zeit nehmen, wenn ich den ganzen Tag damit beschäftigt bin, Brände zu löschen, also Dinge zu erledigen, die wichtig und auch dringend sind? Woher soll ich also die Zeit nehmen für Dinge, die wichtig, aber noch nicht dringend sind? Im Sinne der Zeit-Zielscheibe sprechend: aus Ring 1 und 2. In diesem Buch werden Sie aber ganz viele Tipps erhalten, wie Sie an ganz unterschiedlichen Stellen Zeit sparen können. Ich ermutige Sie schon jetzt, die eingesparte Zeit in Ring 4 zu investieren. Dann wird Ihr Zeitanteil in Ring 4 größer, es ergibt sich hierdurch ein sich selbst verstärkender Effekt und die Positivspirale beginnt.

Bevor wir zu einer ganzen Menge Einzeltipps kommen, ein bisschen Grundlagenarbeit:

„Wenn Sie mich einstellen, um pausenlos über Ihre Mitarbeiter zu meckern, dann haben Sie erhebliche Freiräume für noch Wichtigeres.“

Wir Menschen haben viele, oft sehr unterschiedliche Lebensrollen – quasi verschiedene Hüte, die wir aufhaben. Oft fühlen sich Menschen von diesen Rollen in verschiedene Richtungen gezogen. Schauen wir uns dies beispielhaft an. Das Beispiel ist von einer Person, die ich sehr gut kenne: von mir selbst. Nicht, weil ich so toll bin, sondern weil Sie Parallelen zu Ihrem eigenen Leben erkennen werden und es Ihnen zeigen wird, wie nützlich das Konzept der Lebensrollen ist, wenn man es für sich und Fortschritte in den verschiedenen Lebensbereichen nutzt.

Welche Lebensrollen haben Sie? Ich zeige Ihnen hier ein Beispiel, welches untergliedert ist in das Privatleben und das Berufsleben. Ist das nicht schon eine hoch-brillante Kategorisierung? Ich werde Sie gleich bitten, nachdem ich dieses Beispiel ein bisschen erläutert habe, die wichtigsten Kategorien in Ihrem Leben, beruflich wie privat, zu definieren. Also, die Hüte, die Sie auf haben, zu definieren. Vielleicht ist es bei Ihnen sehr ähnlich, vielleicht ist es auch ein bisschen anders oder deutlich anders.

Bei mir persönlich gibt es fünf berufliche Rollen und drei private Rollen. Die Kategorisierung hat sich seit mehreren Jahren nicht mehr verändert.

Rolle 1: Umsatz mit ZD

Hierzu gehören alle Zeitverwendungen und Aktivitäten, bei denen Umsatz mit meiner Person gemacht wird. Es sind Leistungen wie Seminare, Vorträge und Einzelcoachings, für die ich ein Honorar erhalte.

Rolle 2: Umsatz ohne ZD