Martin Walter - Hinweisgebersysteme

5. Überwachung und Revision

6. Reaktion auf Verstöße und Nachhaltigkeit

3. Kapitel Pflicht zur Einführung eines Hinweisgebersystems

I. Rechtspflicht zur Implementierung eines Hinweisgebersystems?

1. Allgemeine Erforderlichkeit von Hinweisgebersystemen

a) Schutzbedürftigkeit der Hinweisgeber

b) Schutzbedürftigkeit der Interessen der Allgemeinheit

2. Künftige allgemeine Rechtspflichten nach Maßgabe der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern

a) Historische Entwicklung hin zur Pflicht einer Implementierung von Hinweisgebersystemen für deutsche Unternehmen

b) Grundsätze einer generellen Implementierungspflicht

aa) Ziel der EU-Hinweisgeberrichtlinie

bb) Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle

(1) Sachlicher Anwendungsbereich

(2) Persönlicher Anwendungsbereich

c) Inhaltliche Ausgestaltung der Implementierung eines Hinweisgebersystems

aa) Vertraulichkeitsgebot

bb) Information des Hinweisgebers

cc) Dokumentation der Meldungen

dd) Schutzmaßnahmen

(1) Schutz vor Repressalien

(2) Schutz vor Haftung des Hinweisgebers

(3) Schutz der betroffenen Person

d) Exkurs: Pflicht zur Errichtung externer Meldekanäle

3. Bereichsspezifische Pflichten zur Einführung von Hinweisgebersystemen nach (deutschem) Recht

a) Rechtspflicht nach dem Kreditwesengesetz

b) Rechtspflicht nach der Marktmissbrauchsverordnung

c) Rechtspflicht nach Versicherungsaufsichtsgesetz

d) Rechtspflicht nach dem Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz

e) Rechtspflicht nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz

f) Rechtspflicht nach dem Betriebsverfassungsgesetz

g) Weitere Regelungen zum Schutz von Hinweisgebern

aa) Schutz von Hinweisgebern im Arbeitsschutzgesetz

bb) Schutz von Hinweisgebern nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz

cc) Schutz von Hinweisgebern nach dem Geldwäschegesetz, dem Wertpapierhandelsgesetz, dem Bürgerlichen Gesetzbuch

4. Wieso ein Hinweisgebersystem auch ohne gesetzliche Pflicht Sinn ergibt

5. Fazit

4. Kapitel Weichenstellungen bei der Implementierung

I. Weichenstellung innerhalb der Unternehmensleitung

II. Rahmenbedingungen eines Hinweisgebersystems

1. Vertikale Delegation und Berichterstattung

2. Einleitung interner Untersuchungen durch den Aufsichtsrat

3. Verankerung des Hinweisgebersystems innerhalb des Unternehmens

a) Thematische Zuständigkeit

b) Zuständigkeit für Bearbeitungsschritte

aa) Hinweiseingangsstelle

bb) Untersuchende Stelle

cc) Untersuchungskoordination

dd) Remediation

4. Schnittstellenzusammenarbeit

a) Compliance-Abteilung und interne Revision

b) Personalabteilung

c) Rechtsabteilung

d) Datenschutzabteilung und Betriebsrat

e) Weitere Schnittstellen

5. Hinweispflicht der Mitarbeiter

a) Rechtliche Grenzen einer Ausweitung bestehender Hinweispflichten

b) Vor- und Nachteile einer Ausweitung von Hinweispflichten

c) Empfehlung zur konkreten Umsetzung

6. Datenschutzrechtliche Abstimmung

7. Information und Schulung potentieller Hinweisgeber

8. Implementierung im Unternehmen

a) Implementierung im Rahmen eines Verhaltenskodex

b) Implementierung im Rahmen einer Richtlinie

c) Möglichkeiten der Einführung entsprechender Regelungen in das Arbeitsverhältnis

aa) Weisung (§ 106 GewO)

bb) Arbeitsvertragliche Regelungen

cc) Betriebsvereinbarung

dd) Tarifvertrag

ee) Zusammenfassung

III. Beachtung von Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats

1. Zwingende Mitbestimmung

a) Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG

b) Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

2. Freiwillige Mitbestimmung und Kooperation mit dem Betriebsrat

3. Zuständigkeitsfragen

a) Betriebsrat

b) Gesamtbetriebsrat

c) Konzernbetriebsrat

IV. Ausgestaltung des Meldeprozesses

1. Schutz des Hinweisgebers

2. Hinweis

a) Schranken privater Lebenssachverhalte

b) Inhaltliche Bestimmung

c) Hinweisgeberkreis

d) Zeitliche Komponente

e) Fehlverhalten Dritter

f) Weitere Einschränkungen

3. Meldekanäle

a) Gesetzliche Rahmenbedingungen

b) Vertraulichkeit des Hinweisgebersystems

c) Praktische Umsetzung

d) Einzelne Meldekanäle

aa) Elektronische Meldekanäle

bb) Telefon-Hotline

cc) Fachabteilungen und Management

dd) Externe Ombudsperson

V. Aufklärung

1. Prozess

2. Untersuchungsschritte

a) Kommunikation mit dem Hinweisgeber

b) Vorprüfung

c) Kategorisierung

d) Vorbereitung der internen Untersuchung

3. Handlungsprinzipien

4. Abschluss der internen Untersuchung

VI. Remediation

5. Kapitel Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben

I. Einleitung und Begriffsbestimmung

II. Rechtlicher Rahmen

III. Anwendungsbereich

1. Anwendungsbereich der DSGVO

2. Anwendungsbereich des BDSG n.F

IV. Grundlegende Erwägungen vor der Einführung eines Hinweisgebersystems

V. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

1. Rechtmäßigkeit der Verarbeitung – Art. 6 DSGVO

a) Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO

aa) Freiwilligkeit

bb) Bestimmtheit und Information

cc) Keine Einwilligung in die Verarbeitung von Daten Dritter

dd) Widerruflichkeit der Einwilligung

b) Vertragliche Zwecke, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

c) Rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO

d) Berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO

2. Nationale Erlaubnisnormen auf der Grundlage von Art. 88 DSGVO: § 26 BDSG n.F

a) § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG n.F

b) § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG n.F

c) Betriebsvereinbarung, § 26 Abs. 4 BDSG n.F

VI. Verarbeitung strafrechtlich relevanter Daten – Art. 10 DSGVO

VII. Anonymität des Hinweisgebers

VIII. Interner vs. externer Betrieb des Hinweisgebersystems, Datenübermittlungen

IX. Information der betroffenen Person

X. Sicherheit der Datenverarbeitung

XI. Einbindung des Datenschutzbeauftragten und Datenschutzfolgenabschätzung

XII. Einbindung des Betriebsrats

XIII. Datenlöschung

XIV. Empfehlungen aus datenschutzrechtlicher Sicht

6. Kapitel Informationen aus Hinweisgebersystemen im Lichte strafprozessualer Ermittlungshandlungen

I. Staatliche Ermittlungsmaßnahmen gegenüber interner Ombudsperson

1. Vernehmung als Zeuge

2. Durchsuchung und Beschlagnahme

3. Syndikusanwalt als interne Ombudsperson

II. Strafprozessuale Ermittlungsmaßnahmen bei externer Ombudsperson

1. Vernehmung als Zeuge

2. Durchsuchung und Beschlagnahme bei externer Ombudsperson

3. Grundsätze der Beschlagnahme von Informationen aus internen Untersuchungen

III. Beschlagnahmeschutz durch Regelungen in EU-Hinweisgeberrichtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz?

IV. Ausblick auf mögliche Änderungen durch das Verbandssanktionengesetz

7. Kapitel Praktische Herausforderungen und Lösungen

I. Einleitung

II. Herausforderungen meistern

1. Meldekultur sicherstellen

a) Verhaltenskodex und interne Hinweisgeber-Richtlinie

b) Die Rolle des Managements

c) Vorteile und Nutzen verständlich kommunizieren

2. Konkrete Ausgestaltung des Hinweisgebersystems – organisatorische und technische Maßnahmen, um hilfreiche Meldungen zu erhalten

a) Organisatorische und technische Anforderungen

b) Anforderungen an Hinweisempfänger

c) Vertraulichkeit sicherstellen

d) Welche Kanäle sollen angeboten werden?

3. Kreis möglicher Hinweisgeber und zulässiger Hinweisgegenstände

4. Verpflichtungen zu und Prämien für Meldungen?

5. Risiko des Missbrauchs und Sanktionen gegen böswillige Falschmeldungen