Sonia Llena Hurtado - Aprender Office 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

9. Los comentarios son, pues, una función que complementa la colaboración en tiempo real con documentos de Office guardados en OneDrive. ¿Qué hacer cuando ya no sea precisa esta colaboración entre varios usuarios, cuando el documento ya esté terminado o ya no sea necesaria la edición conjunta? Muy sencillo: en el panel Compartir, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el colaborador; se abre un menú contextual con dos opciones: la primera elimina el usuario del panel y este ya no podrá seguir compartiendo el documento con usted y la segunda, cambia el permiso a solo lectura o visualización. Proceda como usted prefiera y dé así por terminado este ejercicio.

YA HEMOS PODIDO COMPROBAR QUE trabajar en la nube con OneDrive y Office mejora, y mucho, la productividad. Si en el ejercicio anterior hemos tenido la oportunidad de ver cómo trabajar conjuntamente en un documento gracias al uso de OneDrive, en esta ocasión iremos un poco más allá y veremos cómo podemos seguir trabajando en nuestros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y todo ello, gracias a la instalación de OneDrive en nuestros smartphones o tabletas y el uso tanto de las aplicaciones web de Office como de las móviles (si lo necesita, recupere el ejercicio Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos). Si se trata de sacar el máximo rendimiento a nuestro tiempo, no lo perdamos más y ¡empecemos!

1. En esta ocasión, le pediremos que descargue OneDrive desde la aplicación de compras (Apple Store o Google Play) de su dispositivo móvil. OneDrive es totalmente gratuito. [1] Una vez disponga de él, pulse sobre su icono para entrar.

2. Si es la primera vez que accede a OneDrive, deberá iniciar sesión en la aplicación con los datos de su cuenta de Office. [2] Si, por alguna razón, cosa poco probable, no dispone todavía de una cuenta de Office, no se preocupe puesto que puede suscribirse de forma independiente a OneDrive siguiendo el vínculo oportuno de esta primera pantalla. [3] Proceda introduciendo esta información en los campos disponibles y pulse en el icono de flecha para entrar en su espacio de almacenamiento.

3. Efectivamente, se carga el escritorio con todos sus archivos, entre los cuales, aquel con el que hemos estado trabajando en los ejercicios anteriores. [4] Veamos cómo podemos editar el documento desde su dispositivo móvil. Pulse sobre él.

4. Si usted dispone de las aplicaciones de Office instaladas en este dispositivo, el archivo se abrirá con la que le corresponda. Pero si no dispone de ellas, no se preocupe: OneDrive las abrirá con la correspondiente aplicación online gratuita. En cualquier caso, y solo por el momento, el documento se abre en modo de lectura. Pruebe a realizar así algún cambio y verá que no es posible. Para poder trabajar sobre el documento, pulse sobre el icono del programa correspondiente, situado en la parte superior de la pantalla. [5]

5. Ahora sí, puede hacer todo cuanto necesite en este documento. Toque el icono que muestra una letra A y un lápiz [6] para mostrar los comandos y las funciones principales de la aplicación abierta. [7] Le instamos a que realice algún cambio.

6. Resulta muy interesante saber que sea cual sea el lugar desde el cual modifique un documento almacenado en la nube, dicha modificación siempre será la versión más reciente. De este modo es totalmente seguro que todos los usuarios que colaboran con usted trabajan con la última y misma versión del archivo. Otra característica interesante de trabajar con OneDrive en su dispositivo móvil es que estos dispositivos siempre recuerdan el último punto editado. Esto significa que, cuando abra el documento, este se dirigirá automáticamente a la última modificación. Puede realizar esta comprobación accediendo ahora desde su ordenador al documento modificado.

7. Una función muy interesante de la app OneDrive es la posibilidad de digitalizar documentos y guardarlos directamente en la nube de forma totalmente segura. Para hacerlo, simplemente utilice el botón del escritorio de su aplicación, situado en la parte inferior central de esta pantalla. [8]

IMPORTANTE

No nos cansaremos de recordarle que, gracias a su suscripción a Office 365, dispone de 1 Tb de espacio de almacenamiento en la nube. Quizás no sepa calcular a cuánto equivale esta gran cantidad de espacio. Pues ni más ni menos que a unas 300.000 fotos o a un millón de documentos aproximadamente. ¿Qué le parece? Ya puede empezar a trabajar, pues el espacio disponible en la nube no será en ningún caso una excusa para no hacerlo.

IMPORTANTE

Si de algo puede presumir OneDrive es de ser la ubicación más segura para sus archivos. Con toda tranquilidad, usted puede elegir su espacio personal de almacenamiento en la nube para guardar todo aquello que necesite, puesto que OneDrive está cifrado con SSL. No se preocupe si pierde o se daña alguno de sus dispositivos, puesto que sus archivos, fotos y vídeos seguirán estando seguros en OneDrive.

SI ES USTED SUSCRIPTOR DE OFFICE 365 o usuario de Office online , debe saber que dispone de una de las funciones que se presentan como novedad en esta versión de la suite de Microsoft: el dictado. Ahora puede dejar de escribir y pasar a dictar todo cuanto necesite insertar en un documento. Así de sencillo. Sin embargo, previamente, deberá comprobar que disponga de un micrófono que funcione correctamente y que este se encuentre bien configurado.

1. En este ejercicio le mostraremos lo fácil que resulta introducir texto en un programa de Office sin necesidad de escribirlo desde el teclado, simplemente hablando. Para empezar, recupere el documento con el que hemos estado trabajando en los últimos ejercicios [1] (si no dispone de él, no se preocupe, puesto que puede crear un documento en blanco y realizar la práctica sobre él).