Markus Böttcher - Compliance

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Compliance Officer und die Mitarbeiter des Compliance Office haben jederzeit ein uneingeschränktes Einsichts-, Zugangs- und Auskunftsrecht hinsichtlich aller einschlägigen Unterlagen, Bücher, Aufzeichnungen, Personaldaten sowie vorliegender Tonbandaufzeichnungen. Kein Mitarbeiter darf die Herausgabe von Unterlagen oder die Erteilung von compliance-relevanten Auskünften verweigern. Eine Zuwiderhandlung stellt ein schweres disziplinarrechtliches Vergehen dar, das von der Compliance-Organisation zu dokumentieren und von den Personalverantwortlichen entsprechend zu ahnden ist.

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Die Tätigkeit der Compliance ist von denen der Internen Revision und des Risikomanagements zu unterscheiden, eine weitgehende Zusammenarbeit mit beiden ist jedoch erwünscht.

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Eine effiziente, mit den notwendigen Ressourcen ausgestattete unabhängige Compliance stellt als gesetzlich vorgeschriebenes internes Kontrollsystem ein wertvolles Asset und einen Wettbewerbsfaktor der Unternehmen dar. Compliance muss fest im Bewusstsein der Mitarbeiter verankert und nicht zuletzt auch zum Schutz der Mitarbeiter Teil der Unternehmenskultur sein. Daher hat jedes Unternehmen für die Einrichtung einer Compliance-Funktion Sorge zu tragen. Ausmaß und Umfang einer allfälligen Compliance-Organisation richtet sich nach der Größe des Unternehmens oder nach der Anzahl und personellen Besetzung der betroffenen Abteilungen, der Aufgaben, dem Ausmaß, der Art und dem Umfang sowie der Komplexität der Leistungen und Geschäfte.

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Das Compliance-Office und die Compliance-Organisation müssen mit der nötigen Autorität, den nötigen personellen, technischen und finanziellen Mitteln, dem nötigen Fachwissen und der nötigen Erfahrung ausgestattet sein. Die Entlohnung der Mitarbeiter der Compliance-Organisation hat unabhängig von der finanziellen Performance einzelner compliance-relevanter Geschäftszweige des Unternehmens zu sein.

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Jedes Unternehmen hat für die Einhaltung und Umsetzung aller compliance-relevanten Bestimmungen und gesetzlichen Regelungen zu sorgen. Deshalb hat der Compliance Officer dafür Sorge zu tragen, dass seitens der Compliance-Organisation unter Rückgriff auf Ressourcen entsprechender Fachabteilungen des Unternehmens interne Grundsätze, Richtlinien und Verfahren entwickelt und formuliert werden; diese sind dann mittels Vorstandsbeschlusses verbindlich zu implementieren sowie den Mitarbeitern zu kommunizieren.

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Der Compliance Officer erstattet dem Gesamtvorstand Vorschläge für eine adäquate, der Größe des Instituts, der Art, der Komplexität und dem Umfang der Geschäfte angemessene interne Compliance-Organisation, sowie – als wichtiges Element davon – für die Schaffung von Vertraulichkeitsbereichen in bestehenden oder zu schaffenden organisatorischen Einheiten des Unternehmens. Er nimmt Anpassungen an organisatorische Veränderungen durch notwendige neue Definition der Vertraulichkeitsbereiche vor und kontrolliert die Gestaltung aller organisatorischen Abläufe des Kreditunternehmens zur Hintanhaltung von Interessenkonflikten. Dem Compliance Officer fällt aber auch die Pflicht zu, Defizite in den internen Grundsätzen, Richtlinien und Verfahren sowie bei deren Umsetzung aufzuzeigen.

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Zu den Aufgaben zählen daher insbesondere die Erstellung, Implementierung und Überwachung von internen Compliance-Richtlinien, Insiderverzeichnissen (für börsenotierte Unternehmen) und Mitarbeitererklärungen.

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Der Compliance Officer hat die Einhaltung der Bestimmungen über die Weitergabe von Insiderinformationen sowie über die organisatorischen Maßnahmen zur Verhinderung einer missbräuchlichen Verwendung oder Weitergabe von Insiderinformationen laufend stichprobenartig zu überprüfen. Dazu kommt noch die Überprüfung der Maßnahmen zur Verhinderung von Marktmanipulation und zur Verhinderung bzw. Offenlegung von Interessenkonflikten inklusive des Beschwerdemanagements. Er berät und unterstützt den Vorstand und die Mitarbeiter des Unternehmens in compliance-relevanten Angelegenheiten. Er überwacht die Einhaltung aller maßgeblichen externen und internen Richtlinien.

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Das Compliance Office hat die Verantwortung für die Compliance-Schulung und -Ausbildung der Mitarbeiter, insbesondere der Mitarbeiter aus Vertraulichkeitsbereichen sowie der dortigen Compliance-Beauftragten.

[1]

S. dazu unter www.fma.gv.at/cms/site/DE/einzel.html?channel=CH0379.

[2]

Lucius ÖBA 2008, 456.

2. Kapitel Grundlagen für Compliance› B. Österreich› III. Allgemeines Gesellschaftsrecht und „Corporate Governance“

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Der Geschäftsführer der GmbH und der Vorstand der AG sind neben der Vertretung der Gesellschaft nach außen auch für die Geschäftsführung im Innenverhältnis zuständig. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft überwacht und kontrolliert die Leitungsorgane. Aufgrund der umfangreichen Aufgaben und Pflichten der Leitungsorgane und des Aufsichtsrates und der damit zusammenhängenden möglichen Haftung der Organe ist es jedenfalls empfehlenswert, eine Compliance-Organisation im Unternehmen zu installieren.

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Der englische Begriff „Corporate Governance“ bedeutet „Unternehmensführung“ und bezeichnet im Wesentlichen den Ordnungsrahmen für die Leitung und die Überwachung eines Unternehmens.[1] „Corporate Governance“ ist im Verhältnis zu „Compliance“ weiter zu sehen, da alle Regelungen und anerkannten Standards sorgfältiger Unternehmensführung umfasst sind.[2] Compliance ist aber ein wesentlicher Aspekt einer guten „Corporate Governance“, denn eine auf gute Unternehmensführung Wert legende Organisation wird auch eine Compliance-Organisation berücksichtigen müssen.

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Gem. § 84 AktG und § 25 GmbHG haben Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer bei der Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Was diese konkretisierungsbedürftige Generalklausel „ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter“ im Einzelnen bedeutet, wird im Anlassfall nach der Übung des redlichen Verkehrs unter Zugrundelegung der besonderen Verhältnisse der Gesellschaft (z.B. Größe, eingesetztes Vermögen, Art des Gesellschaftsgegenstandes, jeweilige wirtschaftliche Lage, Konkurrenzsituation) zu bestimmen sein. Maßgeblich ist der objektiv-normative (§ 1299 ABGB Sachverständigenhaftung)[3] und letztlich durch die Verkehrsauffassung bestimmte Begriff.[4] Ebenso müssen auch die Aufsichtsratsmitglieder über das erforderliche Wissen und die Erfahrung zur kompetenten Bewältigung der dem Aufsichtsrat übertragenen Aufgaben verfügen (§ 99 AktG verweist diesbezüglich auf § 84 AktG und § 33 GmbHG auf § 25 GmbHG).[5] Mit dem 2. Stabilitätsgesetz[6] hat die Hauptversammlung seit 1.7.2012 bei der Wahl der Aufsichtsratsmitglieder auf die fachlichen und persönlichen Qualifikationen der Mitglieder sowie auf eine im Hinblick auf die Struktur und das Geschäftsfeld der Gesellschaft fachlich ausgewogene Zusammensetzung des Aufsichtsrats zu achten. Weiters sind Aspekte der Diversität des Aufsichtsrats im Hinblick auf die Vertretung beider Geschlechter und die Altersstruktur sowie bei börsenotierten Gesellschaften auch im Hinblick auf die Internationalität der Mitglieder angemessen zu berücksichtigen. Es ist darauf zu achten, dass niemand zum Aufsichtsratsmitglied gewählt wird, der rechtskräftig wegen einer gerichtlich strafbaren Handlung verurteilt worden ist, die seine berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellt.