Max Herwig - Simplify Komplexe Projekte

Projektvorphase

Die Projektvorphase stellt eine wichtige Frage und liefert am Ende die Antwort: „Hat das Projekt den Reifegrad zur Realisierung erreicht? - Ja oder Nein!” Diese Frage sollten sich alle wichtigen Stakeholder und Entscheidungsträger vor dem Projektstart stellen. Die Antwort auf diese Frage liefert eine sogenannte „Machbarkeitsprüfung” (die kleine Version) oder Machbarkeitsstudie. Der englische Begriff „Feasibility Study” wird oft im internationalen Projektmanagement verwendet. Die Machbarkeitsprüfung untersucht im Wesentlichen folgende Punkte:

1.) Hat das Projekt ein klar definiertes Projektziel? (Leistung, Kosten, Zeit),

2.) Kann das Projekt organisatorisch umgesetzt werden?

3.) Ist das Projekt wirtschaftlich machbar?,

4.) Ist das Projekt technisch realisierbar?

5.) Sind die erforderlichen Ressourcen zur Umsetzung vorhanden? (Mitarbeiter, KnowHow, Hardware, Software. Der Begriff Hardware/Software ist hier wesentlich weiter gefasst und beinhaltet alles „Materielle” und „Geistige” zur Realisierung des Projektziels),

6.) Ist das Projekt im geplanten Zeitrahmen realisierbar?

7.) Erfüllt das Projekt die zugrunde liegenden Standards, Normen und den rechtlichen Rahmen?

8.) Bringt das Projekt den Stakeholdern einen Mehrwert?

Am Ende der Projektvorphase steht dann die fundierte Entscheidung, ob ein Projekt realisierbar ist oder nicht. Die Entscheidung sollte eindeutig und mehrheitlich von allen wichtigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunde, Auftragnehmer, Projektnehmer) getroffen werden. Projekte, die auf „Biegen und Brechen” gestartet werden, ohne Machbarkeitsprüfung, bergen die Gefahr sich zu „KatastrophenProjekten” zu entwickeln.

Ein Projekt hat den Reifegrad zum Projektstart erreicht, wenn das Projektziel eindeutig und klar festliegt, das Projektziel den Erwartungen der wichtigen Stakeholder entspricht und die erforderlichen Ressourcen (Know-How, Mitarbeiter, Hard-/Software, Geld und Zeit) vorhanden sind.

Außerdem sollte das Projekt den wichtigen Stakeholdern einen „Mehrwert” bieten. Die Projektvorphase ist abgeschlossen und das Projekt soll realisiert werden!

Was gehört zur Erfolgsformel „PM Smart Start“?

1.) Das eindeutige, messbare Projektziel,

2.) Der Projektauftrag,

3.) Die Projektregeln,

4.) Die Projektorganisation,

5.) Das Projekt Kick-Off-Meeting,

6.) Das Lastenheft/Pflichtenheft,

7.) Das Projekt betreffende Gesetze, Normen, Vorschriften und Richtlinien und

8.) Die Projekt-Standardisierung (gibt es bereits ähnliche Projekte?).

Damit die Erfolgsformel „PM Smart Start“ ihre volle Wirkung entfaltet, bedarf es eines maßgeschneiderten Projektplans und Projektteam-Trainings. Das Projektteam-Training sollte von einem erfahrenen Projektleiter durchgeführt werden.

Eine gute Grundlage und Agenda bietet das vorliegende Projekthandbuch: „Simplify Komplexe Projekte”. Hier wird auf Basis von „7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte”, die sich in vielen meiner komplexen- und Großprojekte bestens bewährt haben, der Grundstein für einen erfolgreichen Projektstart gelegt.

Das Projektteam erarbeitet während des Trainings einen maßgeschneiderten Projektplan und dokumentiert diesen in einem Projekthandbuch. Die Gliederung des Projekthandbuchs wird im Kapitel „Das Projekthandbuch“ ausführlich beschrieben. Die Erfahrung hat gezeigt, dass das Projektteam-Training „PM Smart Start“ vor dem oder während des Projektstarts die besten Resultate erzielt.

Es ist so wie mit dem Fahren eines PKW und eines Rennwagens. Hat man den PKW-Führerschein, ein Auto und genügend Fahrpraxis, dann kennt man die Straßenverkehrsordnung und ist meist ein guter, erfahrener und sicherer Autofahrer. Ganz anders sieht es aus, wenn man in einem Rennwagen ein Autorennen fahren will. Das fängt schon mit den Bedienelementen im Cockpit an, die im Vergleich zu einem PKW ungewohnt sind und auch anders „funktionieren“. Ohne die nötige Unterweisung und ein entsprechendes Fahrtraining könnten die Meisten nicht einmal den Rennwagen starten, geschweige denn sich sicher damit auf einer Rennstrecke bewegen. Das Training „PM Smart Start“ ist wie ein „Rennwagen-Fahrtraining“ und macht das Projektteam mit dem Rennwagen und der Gesamtstrecke des Projektes (vom Start bis zum Projektziel) vertraut. Dabei dient das Projekthandbuch als „Routenkarte“ für den weiteren Projektverlauf.

Ein Projekt zeichnet sich durch die Besonderheit aus, dass es in seinem Gesamtumfang eine „Einmaligkeit“ besitzt. Diese Einmaligkeit muss bei der Implementierung Berücksichtigung finden, damit das Projektziel erreicht werden kann. Im Projektteam-Training muss das Projektziel klar definiert und die Rennstrecke nach der Erfolgsformel „PM Smart Start“ trainiert werden.

Das Projekthandbuch ist wie die Routenkarte (zeigt den Weg), das Manual (beschreibt die Funktionsweise) und das Logbuch (Dokumentation aller wesentlichen Ereignisse) des Projekts, vom Projektstart bis zum Projektabschluss.

Die Erfolgsformel: „PM Smart Start” ist als Taschenbuch oder eBook erhältlich. Einen Link findet der interessierte Leser auf der Homepage des Autors unter www.pm-herwig.com

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