Max Herwig - Simplify Komplexe Projekte

Der Bau eines Flughafens für 3,5 Millionen Fluggäste pro Jahr verzögert sich um 3 Jahre (geplante Projektlaufzeit 3 Jahre) und die Projektkosten steigen von 750 Mio. € auf 2.500 Mio. €. Der ProjektQuader vergrößert sich von 2.250M ab Projektstart, auf 15.000M zum Projektabschluss. Projektqualität = 6,6 (15.000M Projekt-Ende/2.250M Projekt-Anfang)

Die Darstellung eines Projekts als ProjektQuader zeigt sehr anschaulich die Projektqualität (1,0 bzw. 6,6) und ob ein Projekt nach Plan läuft oder nicht!

Jedes Projekt befindet sich in einem „ProjektRaum“



Ein Projekt ohne einen ProjektRaum kann es nicht geben. Genauso wenig wie einen Menschen ohne seinen „Lebensraum“. Zum Lebensraum des Menschen gehört die Zeit in der er lebt, der Ort, an dem er lebt, die Menschen, mit denen er lebt, etc. Genauso ist jedes Projekt in die „Zeit“, in die „Umwelt“, in die „Technologie“, in den „Zeitgeist“, in die zur Verfügung stehenden Ressourcen, etc. eingebettet. Zu jedem Projekt gehören auch Menschen, die das Projekt realisieren oder in irgendeiner Art mit dem Projekt in Wechselwirkung stehen. Diese Menschen oder Menschengruppen werden als Stakeholder bezeichnet.

Der ProjektQuader definiert das Gesamtprojekt und der ProjektRaum den mehrdimensionalen Raum, in dem das Projekt eingebettet ist.

Mehrdimensionaler Raum hört sich etwas utopisch an und erinnert an Science-Fiction-Romane. Der Begriff „mehrdimensionaler Raum“ beschreibt am besten, was damit gemeint ist: Die verschiedenen Dimensionen, in denen ein Projekt eingebettet ist. In der Technik gibt es den Begriff der „Ebenen“ oder auch Layer genannt. Dies beschreibt den Sachverhalt ebensogut, ist aber ehr für Techniker verständlich.

Das Projektziel beschreibt den ProjektQuader und die Projektanalyse beschreibt den ProjektRaum.

Ein Vergleich des ProjektQuaders ab Projektstart und zum Projektabschluss liefert sehr anschaulich die Projektqualität. Läuft ein Projekt nach Plan (Projektqualität = 1) oder nicht? (Projektqualität > 1)

Das Projektziel und die Projektanalyse gehören zu den „7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte“ und werden im gleichnamigen Kapitel ausführlich beschrieben.

Eine Analyse abgeschlossener Projekte zeigt erstaunliche Unterschiede zwischen „erfolgreichen“ Projekten und „KatastrophenProjekten“.

Ein Projekt ist „erfolgreich“, wenn das Projektziel im geplanten Zeit- und Kostenrahmen erreicht wird und die Stakeholder mit dem Ergebnis zufrieden sind und das Projekt erfolgreich an den Kunden übergeben wird und zum Abschluss kommt.

Ein erfolgreiches Projekt hat 6 UND-Funktionen:

1. Projektziel erreicht und

2. Zeitrahmen eingehalten und

3. Kostenrahmen eingehalten und

4. Stakeholder zufrieden und

5. Kunde hat das Projekt übernommen und

6. Projektabschluss erfolgt

Ein Projekt ist „nicht erfolgreich“ und ich nenne es „KatastrophenProjekt“, wenn das Projektziel nicht erreicht wird oder der geplante Zeit- oder Kostenrahmen wesentlich überschritten wird oder die Stakeholder mit dem Ergebnis sehr unzufrieden sind oder das Projekt nicht an den Kunden übergeben werden kann oder nicht zum Abschluss kommt.

Ein KatastrophenProjekt hat 1 – 6 ODER-Funktionen:

1. Projektziel nicht erreicht oder

2. Zeitrahmen nicht eingehalten oder

3. Kostenrahmen nicht eingehalten oder

4. Stakeholder unzufrieden oder

5. Kunde hat das Projekt nicht übernommen oder

6. Projektabschluss nicht erfolgt

Wie die Analyse zeigt, ist es wesentlich wahrscheinlicher, dass ein Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, wenn nur eine „ODER-Funktion“ nicht erreicht wurde. Im Gegensatz dazu müssen sechs „UND-Funktionen“ erfüllt sein, damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Nach dieser Analyse ist das Verhältnis 1:6.

Die Wahrscheinlichkeit des „Misserfolgs“ gilt besonders für Groß- und komplexe Projekte, wie die Berichterstattung in den Medien zeigt. Von erfolgreich abgeschlossenen Groß-Projekten hört man leider nur selten.

Reicht es also aus, sein Augenmerk auf die 6 genannten Projekt-Funktionen zu richten, damit ein Projekt erfolgreich ist? Im Grunde genommen Ja! Der Weg dorthin ist aber oft nicht geradlinig und es liegen viele Hindernisse auf diesem Weg.

In der Rückschau kann ein Projekt leicht analysiert werden und man weiß, warum es erfolgreich oder nicht erfolgreich „gemanagt“ wurde. Die Kunst liegt darin, ein neues oder geplantes Projekt mit dem „Blick in die Zukunft“ erfolgreich zu realisieren.

Die Analyse und Rückschau meiner abgeschlossenen Projekte hat gezeigt, dass sieben Grundprinzipien ein erfolgreiches Projekt ausmachen. Aus diesen sieben Grundprinzipien ist das Projekthandbuch: „Simplify Komplexe Projekte” entstanden.

Leider ist es mit einem Projekthandbuch, wie man Projekte erfolgreich managt, nicht getan. Erfahrung, ein ganzheitlicher Ansatz und die praktische Anwendung der „7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte“ bilden die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf.

„80% des Projekterfolges wird durch den Projektstart bestimmt!"

Aufgrund vieler nationaler und internationaler Projekte, die ich im Laufe meines langjährigen Berufslebens realisiert habe ist die Erfolgsformel: „PM Smart Start“ entstanden. Die Erfolgsformel besagt, dass 80% des Projekterfolgs durch den Projektstart bestimmt wird. Eine Nachschau und Analyse von realisierten Groß-, Turnkey-, Entwicklungs- und „komplexen“ Projekten hat maßgeblich zu der Erkenntnis beigetragen, warum manche Projekte erfolgreich abgeschlossen wurden und andere sich zu „KatastrophenProjekten“ entwickelten.

Das Naturgesetz von Ursache und Wirkung hat auch im Projektmanagement seine Gültigkeit!

Ein durchdachter und gewissenhaft geplanter Projektstart bestimmt zu 80% den Projekterfolg, 20% trägt die restliche Projektarbeit dazu bei. Warum scheint das so zu sein? Die Weichen für ein erfolgreiches Projekt werden in der Design-, Engineering-Phase und beim Projektstart gestellt. Nach dem Projektstart „rollt“ das Projekt los, so wie ein Zug nach dem Anpfiff. Werden für den Zug die Weichen richtig gestellt, dann kommt dieser auch planmäßig am Ziel an. Bei falscher Weichenstellung fährt der Zug vom Ziel weg und muss später über Umwege, die Zeit und Geld kosten, wieder in die Zielrichtung gelenkt werden. Ich habe während meines Berufslebens viele sogenannte Turnkey-Projekte realisiert. Turnkey-Projekte sind, wie die englische Übersetzung lautet, sogenannte „Schlüsselfertige Projekte“. Darunter versteht man in der Gebäudetechnik Projekte, die z.B. das gesamte gebäudetechnische Spektrum (Elektrotechnik, Stark- u. Schwachstrom, Beleuchtung, Brandmeldeanlagen, Einbruchmeldeanlagen, Zutrittskontrollsysteme, Gebäudeleittechnik, Klima- Lüftungssteuerung, etc.) beinhalten. Diese Projekte sind oft komplexer als Projekte mit z.B. nur einer Technik oder einem „Gewerk“, wie es in der Fachsprache heißt.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projektstart und wann „startet“ ein Projekt? Die Phase von der Projektidee bis zum offiziellen Projektstart wird als Konzeptphase oder als „Projektvorphase” bezeichnet. In dieser Phase entwickelt sich das Projekt von der ersten Idee bis zu der Entscheidung, ob es auch „real“ gestartet wird oder nicht. Viele Projekte bleiben in der Konzeptphase stecken und werden nie realisiert. Aus verschiedenen Gründen, wie z.B. keine ausgereifte Projektidee, das Konzept kann nicht umgesetzt werden, kein klares Projektziel, kein Budget oder keine Zeit.