Olga Schiffer - Onboarding - optimale Einarbeitung für neue Mitarbeiter

Bei dem heutigen demografischen Wandel und dem daraus resultierenden starken Wettbewerb um hochqualifizierte Mitarbeiter ist eine effiziente Einarbeitung umso wichtiger geworden. Jedoch gibt es immer noch viele Unternehmen, die der Integration neuer Mitarbeiter zu wenig Beachtung schenken oder nachlässig damit umgehen. Ihre Auswirkung sollte zudem nicht unterschätzt werden, denn sie beeinflusst maßgeblich die Motivation, die Leistungsbereitschaft, das Engagement und die Arbeitsqualität der neuen Mitarbeiter. Dabei sollte ihnen bewusst sein, dass eine strukturierte Einarbeitung zu einer schnellen, vollumfänglichen Arbeitsaufnahme und Leistungserbringung führt. Folglich kann dadurch der Aufwand der Betreuung ausgeglichen werden. Aus diesem Grund sollte in den Unternehmen, in welchen die Qualität großgeschrieben wird, auch das Integrationsmanagement großgeschrieben werden.

Hinweis: In der vorliegenden Arbeit werden die Bezeichnungen Mitarbeiter, Angestellter, etc. aus Gründen der Vereinfachung für beide Geschlechter genutzt.

1.1 Relevanz der Mitarbeiterintegration

Warum ist ein erfolgreicher Integrationsprozess für eine Organisation so relevant? Die Antwort liegt klar auf der Hand. Wenn ein Mitarbeiter erfolgreich und vor allem schnell eingearbeitet wird, erzielt er produktive Resultate und trägt zum Unternehmenserfolg bei. Zudem ist er motiviert und zufrieden und kann seine Leistung früh entfalten. Dies wiederum hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter eine Bindung zum Unternehmen entwickelt und diesem lange erhalten bleibt. Im Umkehrschluss kann das Unterlassen von Integrationsmaßnahmen den Verlust von guten Mitarbeitern sowie einen hohen Zeit- und Geldaufwand bedeuten. Die Autorin Aygen (2015) geht auf die Notwendigkeit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein und nennt konkrete Zahlen der Umsatz- und Gewinnsteigerung, die sich u. a. durch den Einfluss einer bewussten Einarbeitung ergeben können. Einer Umfrage zufolge gibt es demnach einen Zusammenhang zwischen Entwicklungsmaßnahmen wie dem Onboarding und einem „(…) zwei bis drei Mal höherem Umsatzwachstum und ähnlich hohen Gewinnmargen (…)“ (Aygen, 2015, S. 6).

1.2 Problemstellung

Die meisten Unternehmen investieren viel Zeit und Kapital in Rekrutierungsmaßnahmen sowie in das Personalmarketing, erkennen aber nicht die Prämisse, ein umfangreiches Integrationsmanagement zu betreiben. Bei der Personalsuche werden viele Ressourcen in die Stellenausschreibungen und in teure Assessment Center investiert, um hochqualifiziertes Personal für sich zu gewinnen. Verlaufen Vorstellungsgespräch und Vertragsverhandlungen erfolgreich, wird der Arbeitsvertrag ausgehändigt und der neue Mitarbeiter eingestellt. Damit schließen viele Unternehmen die Einstellung ab und werfen den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nach dem Prinzip Learning by Doing ins kalte Wasser. Und hier entsteht nicht selten die Gefahr, dass die Erwartungen des neuen Mitarbeiters nicht befriedigt werden, er folglich Fehler macht, sich dadurch nicht in die Kultur integriert und schließlich demotiviert und unzufrieden nach Hause geht. Es kann sogar zum Absentismus, dem Dienst nach Vorschrift und auch zur Vertragsauflösung führen, wenn im Unternehmen kein Onboarding betrieben wird. Auch die Erwartungen des Unternehmens werden nicht erfüllt, sodass seitens der Führungskräfte viel Kritik bis hin zu Kündigung an den Neueingestellten ausgesprochen werden. Werden diese Folgen betrachtet, wird schnell deutlich, warum systematische Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeiter notwendig sind.

Der Erfolg der Einarbeitung kann anhand der Frühfluktuationsrate gemessen werden. Bei fehlender Einarbeitung ist diese nämlich in den ersten Monaten nach Einstellung relativ hoch. Eine Neubesetzung ist zudem sehr kostspielig, denn die Kosten liegen schätzungsweise zwischen 17.500 Euro und 130.000 Euro, so Berthel und Becker (2010). Diese Aufwendungen setzen sich u. a. durch eine verringerte Arbeitsleistung des neuen Mitarbeiters, einem erneuten Auswahl- sowie Einarbeitungsprozess und weiteren Faktoren zusammen (Nicolai, 2014).

1.3 Ziel und Übersicht der vorliegenden Arbeit

Die vorliegende Arbeit verfolgt das Ziel, darzustellen, weshalb Onboarding für Unternehmen einen entscheidenden Erfolgsfaktor darstellt und daher mit viel Sorgfalt geplant werden muss. Diese Arbeit richtet sich sowohl an Führungskräfte als auch an die Personalabteilung, denn die Effizienz der Integration hängt von ihrer Zusammenarbeit ab. Eine sorgfältige Personalarbeit beginnt folglich mit der Integration neuer Mitarbeiter. Diese Abhandlung soll dabei helfen, die Probleme der Integration zu verstehen und ihre Chancen zu erkennen, um zur Einführung eines systematischen Integrationsmanagements zu motivieren.

Um in die Thematik einzuführen, werden zu Beginn unterschiedlichen Begrifflichkeiten definiert. In dem darauffolgenden Kapitel werden auf Basis der theoretischen Grundlagen die Zielgruppen, die Ebenen sowie die Ziele der Einarbeitung vorgestellt. Um die Relevanz und das Ausmaß der Integration zu verdeutlichen, werden anschließend die Einflüsse des Recruitings, des psychologischen Vertrags sowie die Bedeutung des Person-Organisation-Fit für die Einarbeitung erklärt. Im Nachfolgenden werden Probleme und deren Ursachen beschrieben, die bei fehlender Integration auftreten sowie Kriterien einer Organisation dargestellt, die sich vorteilhaft auf die Einarbeitung auswirken können. Im Anschluss daran wird vor allem die praktische Umsetzung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter erläutert, mit dem zentralen Aspekt der strukturierten Gestaltung des Integrationsmanagements. Im nächsten Kapitel wird die Einarbeitung bei dem Beispielunternehmen vorgestellt und evaluiert. Die Evaluation befasst sich mit der Frage, inwieweit die eingesetzten Maßnahmen zielführend sind und ob die Integration im Unternehmen optimiert werden kann. Die dazu durchgeführte Erhebung soll außerdem die Zufriedenheit und die Akzeptanz der neuen Angestellten messen. Anschließend werden basierend auf den gewonnenen Ergebnissen der empirischen Untersuchung Handlungsempfehlungen herausgearbeitet. Ein Resümee mit den zentralen Erkenntnissen beendet abschließend diese Arbeit.

Begriffsbestimmung und Definitionen

In dieser Abhandlung geht es um die Integration neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen. In der vorherrschenden Literatur gibt es dazu eine Vielzahl an Bezeichnungen für dieses Themengebiet, wie etwa Integration, Inplacement, Sozialisation und Onboarding. All diese Bezeichnungen beschreiben Maßnahmen eines Unternehmens zur Einarbeitung neuer Arbeitnehmer mit der Absicht, diese langfristig an sich zu binden. Das Ziel dieses Kapitel ist es, Gemeinsamkeiten und Unterschiede der jeweiligen Begrifflichkeiten aufzuzeigen.

1.1 Integration

Integration oder auch Einbindung sowie Eingliederung definieren eine bestimmte Art der Beziehung einer Person zu einer bestimmten Gruppe oder zu einer Gesellschaft. Um von einer Integration sprechen zu können, müssen einige Faktoren erfüllt sein. Zum einen basiert die Integration, wie etwa in einer sozialen Struktur, auf Zusammenhalt und Ordnung. Wenn z.B. ein Individuum einer Gruppe beitreten möchte, muss es ihre Ordnung oder auch Verhaltensregeln akzeptieren und sich mit dieser Gemeinschaft verbunden fühlen. Zum anderen gehört es dazu, dass die einzelnen Mitglieder freiwillig und spontan ein gemeinsames Ziel verfolgen und sich dafür verantwortlich fühlen. Erst wenn diese Faktoren erfüllt sind, kann von einer Integration gesprochen werden. In Bezug auf die Unternehmenswelt findet Integration nicht nur in der Anfangsphase statt, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess, der einen Arbeitnehmer von Beginn an bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen begleitet. Der Arbeitgeber sollte sich folgende Fragen stellen: Sind meine Mitarbeiter zufrieden? Kennen sie die Unternehmensziele und können sie sich damit identifizieren? Akzeptieren sie die Arbeitsordnung und -bedingungen? Immer dann, wenn diese Fragen nicht oder nur teilweise beantworten werden, zeigt sich Handlungsbedarf auf der Integrationsebene (Martin & Bartscher-Finzer, 2015).