Kai Altstaedt - Vom Maker zum Manufacturer

1.5 Softwarelizenzen 1.5 Softwarelizenzen Einige Computerprogramme haben Lizenzmodelle, die eine kostenfreie Nutzung nur im Rahmen von nichtprofessioneller Tätigkeit erlauben oder die Anzahl der Installationen bei professioneller Nutzung anders behandeln. Es ist nur fair gegenüber dem Softwareproduzenten, durch dessen Software man Geld verdient, diesen auch für seinen Aufwand zu entlohnen. Falls man im Eifer des Aufbaus vergessen hat, diesen Aspekt zu betrachten, sollte man aktiv werden. Durch die Nutzung sozialer Medien für das Marketing und den Verkauf ist das „Risiko“, unerwartet sehr bekannt zu werden, höher, als wenn man nur auf Weihnachtsmärkten oder im Freundeskreis verkauft. Wenn man dann bekannt geworden ist und auf den Bildern eine verwendete Software erkennbar ist, könnte die Lizenzabteilung des Herstellers aktiv werden.

1.6 Buchhaltung und Ablage 1.6 Buchhaltung und Ablage Für Verwaltung eines kleinen Gewerbes müssen keine Buchhaltungsabteilungen aufgebaut werden. In der Regel sind zunächst zwei Ordner und eine Tabellenkalkulation ausreichend.

1.7 Separation der Geldflüsse 1.7 Separation der Geldflüsse Ab einem gewissen Umsatz sollten die Geldflüsse des Gewerbes von den privaten Geldflüssen getrennt werden. Mit der Hausbank kann man dafür in der Regel eine günstige Lösung mit z. B. Unterkonten finden. Transaktionen, die vom privaten Konto erfolgen (z. B. das Kaufen von Briefmarken), können dann irgendwann mit einer Überweisung vom Geschäftskonto auf das Privatkonto sauber dokumentiert werden. Da am Ende eines erfolgreichen Geschäftsjahres auch Steuern auf den Gewinn fällig werden, ist ein separates Konto auch eine gute Möglichkeit, das dafür fällige Geld zurückzulegen.

2. Aufbau Kernprozesse

2.1 Arbeitsvorbereitung

2.2 Produktion

2.3 Verkauf, Marketing und Versand

2.4 Planung

3. Optimieren der Kernprozesse

3.1 Herangehensweise

3.2 Optimieren des Arbeitsablaufs

3.3 Optimierung der Fertigungsschritte

3.4 Optimierung des Designs

4. Fazit und Ausblick

5. Anhang: Beispiel einer Verwaltung mit einer Tabellenkalkulation

5.1 Verkäufe

5.2 Rechnungserstellung

5.3 Ausgaben

5.4 Statistik

5.5 Lagerbestand

6. Anhang: Kommentierte Werkzeug- und Lieferantenliste

6.1 Hardware

6.2 Software

6.3 Lieferanten

Es gibt im Internet diverse Quellen zum Thema „Existenzgründung“, welche Firmengründungen detailliert beschreiben. Diese richten sich jedoch in der Regel an Firmengründungen, die das Ziel einer Firma im Hauptberuf haben. Das ist für die primäre Zielgruppe dieses Buches häufig überdimensioniert. Wenn man „nur“ mit einem produzierenden Hobby ein wenig Geld verdienen möchte, stehen Business-Pläne und rechtliche Aspekte von Plattformen wie „Kickstarter“ im Hintergrund. Das Ziel soll hier lediglich sein, effizient und korrekt in einen überschaubaren kommerziellen Betrieb zu starten. Die im Folgenden beschriebenen Punkte sind eine aus der Erfahrung und Nachfragen geborene Liste der formalen Eckpunkte für diesen Anwendungsfall.

Wenn man Produkte mit einer kommerziellen Absicht, d. h. für einen Verkauf, herstellt, betreibt man ein Gewerbe und in Deutschland muss man dafür einen Gewerbeschein anmelden. Die Kosten für die Anmeldung sind dabei mit 15 bis 70 € (Stand 2017) überschaubar.

Wird dem Gewerbe neben einer Hauptbeschäftigung nachgegangen, muss diese Nebentätigkeit dem Arbeitgeber bekanntgegeben werden. Dies ist auch nötig, wenn es „eigentlich nur“ als Hobby betrieben wird. Durch die gewerbliche Absicht wird es zu „Arbeit“ und damit meldepflichtig. Das hat unter anderem auch versicherungstechnische Gründe: Dauert die Haupttätigkeit 8 h und wird und danach noch 3 h zu Hause gearbeitet, wird die gesetzliche Maximal-Arbeitszeit von 10 h pro Tag überschritten. Wenn einem dann ein Holzbrett auf den Fuß fällt, hat man ein Versicherungsproblem.

Bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 € (Stand 2017) kann man gegenüber dem Gesetzgeber als „Kleingewerbetreibender“ auftreten. Die Klassifikation als „Kleingewerbetreibender“ bedeutet in der Folge einen kleineren bürokratischen Aufwand.

Für jeden Verkauf ist eine Rechnung zu stellen. Im Internet gibt es diverse Vorlagen für Rechnungen, die dafür benutzt werden können. Ein Vorteil des Status als Kleingewerbetreibender ist, dass man keine Umsatzsteuer ausweisen muss. Dies sollte auf der Rechnung explizit ausgewiesen sein.

Beispieltext für das Ausweisen auf einer Rechnung: „Es wird gemäß §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer erhoben.“

Sobald man anfängt, gewerblich aktiv zu sein, sollte man jede und wirklich jede Ausgabe für das Gewerbe dokumentieren. Sei es ein Paket Druckerpapier vom Discounter oder ein Staubsaugerbeutel.

Am Ende eines Jahres müssen in der Steuererklärung die Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen werden. Wenn 300 € eingenommen wurden und keine Ausgaben vorzuweisen sind, müssen die 300 € mit dem eigenen Steuersatz versteuert und der Gewinn somit mit dem Staat geteilt werden. Der Staubsaugerbeutel für 10 € bedeutet dann bei einem Steuersatz von 50 % satte 5 € mehr, die übrig bleiben. Von daher sollte man genau protokollieren, was man ausgibt, um zu dokumentieren, dass man nicht nur Gewinne abschöpft, sondern auch die Wirtschaft durch Investitionen ankurbelt.

Es ist sinnvoll auch gleich zu protokollieren, wo eingekauft wurde. Die Fahrten zum Baumarkt, Discounter etc. sind Wegstrecken, die bei der Steuererklärung angegeben werden können.

Produkte werden in der Regel für den Versand verpackt. Gemäß der Verpackungsverordnung (VerpackV) ist der Hersteller verpflichtet, für eine Rücknahme der Verpackung zu sorgen. Dies gilt auch für Kleingewerbetreibende. Die Erfüllung dieser Pflicht ist logistisch nicht trivial, aber findige Dienstleister haben diese Marktlücke erkannt und bieten hier entsprechende Produkte an. Wie bei dem Emissionshandel kann die Verpflichtung zur Entsorgung an einen Dritten übertragen werden. Im Internet sind diverse Anbieter zu finden, bei denen Rücknahmeleistungen wie z. B. „Rücknahme von 20 kg Pappe in 2017“ erworben werden können, so dass damit die Verpflichtung gemäß VerpackV erfüllt wird.

Einige Computerprogramme haben Lizenzmodelle, die eine kostenfreie Nutzung nur im Rahmen von nichtprofessioneller Tätigkeit erlauben oder die Anzahl der Installationen bei professioneller Nutzung anders behandeln. Es ist nur fair gegenüber dem Softwareproduzenten, durch dessen Software man Geld verdient, diesen auch für seinen Aufwand zu entlohnen.

Falls man im Eifer des Aufbaus vergessen hat, diesen Aspekt zu betrachten, sollte man aktiv werden. Durch die Nutzung sozialer Medien für das Marketing und den Verkauf ist das „Risiko“, unerwartet sehr bekannt zu werden, höher, als wenn man nur auf Weihnachtsmärkten oder im Freundeskreis verkauft. Wenn man dann bekannt geworden ist und auf den Bildern eine verwendete Software erkennbar ist, könnte die Lizenzabteilung des Herstellers aktiv werden.

Für Verwaltung eines kleinen Gewerbes müssen keine Buchhaltungsabteilungen aufgebaut werden. In der Regel sind zunächst zwei Ordner und eine Tabellenkalkulation ausreichend.