Александр Днепров - Microsoft Access 2007

В следующем разделе будет рассмотрен экспорт данных Access 2007 в Microsoft Word или другое приложение, которое использует файлы формата RTF.

Экспорт данных Access 2007 в документ Word

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в документ Word. Перейдите на вкладку Внешние данные(см. рис. 4.1).

2. На вкладке показаны группы Импорт, Экспорт, Сбор данных. Нажмите кнопку Экспорт в файл RTFв группе Экспорт. В результате появится окно мастера экспорта (рис. 4.20).

3. В поле Имя файлавведите полное имя файла объекта исходной базы или выберите объект вручную. Нажмите кнопку Обзори в появившемся окне

Сохранение файлавыберите папку, в которой находится объект базы данных. Выбрав требуемые параметры, нажмите на кнопку Сохранить.

4. При экспорте вы можете сохранить форматирование данных, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием.

5. Если вы установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта, конечный файл откроется после завершения экспорта.

6. Вы можете экспортировать только выделенные объекты, установив флажок Экспортировать только выбранные записи. Но при этом исходный объект должен быть открытым. Если флажок снят, экспортируются все объекты. Возможность установки флажка появляется, только если есть хоть какие-то выделенные объекты.

7. Чтобы начать экспорт объекта в документ Word, нажмите кнопку OК. Через несколько секунд на экране появится окно мастера экспорта.

8. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро провести повтор операции. После выполнения указанных действий нажмите на кнопку Закрыть.

Экспорт данных в текстовый файл

При выполнении экспорта создается текстовый файл с расширением ТХТ. Оказывается, возможность экспорта в файл с расширением ТХТ очень удобна для других программ, которые могут использовать данные текстовых файлов, но не могут использовать данные базы Access.

Однако для экспорта данных в текстовый файл нужно выполнить следующие действия.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в текстовый файл. Щелкните кнопкой мыши на ярлыке вкладки Внешние данные(см. рис. 4.1).

2. На вкладке представлены группы Импорт, Экспорт, Сбор данных. Нажмите кнопку Экспорт в текстовый файлв группе Экспорт. В результате появится окно мастера экспорта.

3. В поле Имя файлавведите полное имя файла объекта исходной базы или выберите объект вручную. Для указания пути вручную нажмите кнопку Обзори в появившемся окне Сохранение файлавыберите папку, в которой находится объект базы данных. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Сохранить.

4. При экспорте вы можете сохранить форматирование данных, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием.

5. Если вы установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта, конечный файл откроется после завершения экспорта.

6. Вы можете экспортировать только выделенные объекты, установив флажок Экспортировать только выбранные записи. Но при этом исходный объект должен быть открытым. Если флажок снят, то экспортируются все объекты. Возможность установки флажка появляется, только если есть хоть какие-то выделенные объекты.

7. Чтобы начать экспорт, нажмите кнопку OК. Если сообщений об ошибках не было, значит, операция прошла успешно. Если же вы экспортируете данные без форматирования, то появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.21).

Рис. 4.21.Выбор формата экспорта

8. После того как вы установите переключатель в положение с разделителями – поля разделяются запятыми или табуляцией, текстовые данные будут иметь разделительный знак. При необходимости можете установить переключатель в положение фиксированная ширина полей – интервалы заполняются пробелами(длина поля остается фиксированной для каждой записи). Если все поставлено верно, нажмите кнопку Далее, и вы перейдете к следующему окну мастера импорта, в котором сможете выбрать символ, разделяющий поле (рис. 4.22).