Александр Днепров - Microsoft Access 2007

3. Нажмите кнопку Дополнительнов группе Экспорти в раскрывшемся меню выберите пункт База данных Access(рис. 4.14).

Рис. 4.14.Меню выбора формата экспорта

4. Появится окно мастера экспорта, в котором вы можете выбрать целевой файл сохранения объекта базы данных, который будете экспортировать (рис. 4.15).

5. В поле Имя файлапо умолчанию указано, что база данных находится в папке Мои документы. Введите полное имя файла исходной базы или выберите базу вручную. Нажмите кнопку Обзори в появившемся окне Сохранение файлавыберите папку, в которой находится база данных. Выберите нужный файл искомой базы и нажмите кнопку Сохранить.

6. Затем в окне мастера экспорта нажмите кнопку ОК, чтобы перейти на следующий шаг (рис. 4.16).

7. Если вы хотите сохранить объект экспорта под другим именем, поменяйте название в текстовом. Также установите переключатель в одно из положений: Структура и данные(экспортировать структуру и данные таблицы) или Только структура(экспортировать только структуру).

8. Далее можете нажать кнопку ОКдля выполнения экспорта. Однако если имя экспортируемого объекта будет совпадать с объектом конечной базы, то вам предложат либо заменить объект (нажмите на кнопку Да), либо возвратиться в окно мастера экспорта, то есть изменить имя объекта (нажмите кнопку Нет, а после изменения имени нажмите кнопку ОК). В случае проблем на экран выведется сообщение об ошибках. Если все завершилось без ошибок, то появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.17).

9. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро повторить операцию. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть.

В следующем разделе будет сделан акцент на детальное изучение экспорта объектов базы данных Access 2007 в рабочую книгу Microsoft Excel.

Экспорт объектов базы данных Access 2007 в книгу Excel

Для экспорта данных в книгу Microsoft Excel из базы данных Access 2007 нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в рабочую книгу Excel. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные(см. рис. 4.1).

2. На вкладке показаны группы Импорт, Экспорт, Сбор данных. Нажмите кнопку Excelв группе Экспорт. В результате появится окно мастера экспорта (рис. 4.18).

3. В поле Имя файлавведите полное имя файла объекта исходной базы или выберите объект вручную. Нажмите кнопку Обзори в появившемся окне Сохранение файлавыберите папку, в которой находится объект базы данных (рис. 4.19).

В раскрывающемся списке Тип файлавы можете выбрать любой из следующих форматов сохранения объекта:

• Двоичная книга Excel (*.xlsb)– объект экспортируется в формате двоичной книги Excel;

• Книга Excel (*.xlsx)– объект экспортируется в обычном формате Microsoft Excel 2007;

• Книга Microsoft Excel 5.0 / 95 (*.xls)– объект экспортируется в формате предыдущих версий Excel (5.0–95);

• Книга Excel 97–2003 (*.xls)– объект экспортируется в формате предыдущих версий Excel (97–2003).

4. Для примера экспортируйте данные в стандартную книгу Excel 2007. Для этого выберите пункт Книга Excelи нажмите кнопку Сохранить.

5. При экспорте вы можете сохранить форматирование данных, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием.

6. Если вы установите флажок на Открыть целевой файл после завершения операции экспорта, то конечный файл откроется после завершения операции.

7. Вы можете экспортировать только выделенные объекты, установив флажок на Экспортировать только выбранные записи. Но при этом исходный объект должен быть открытым. Если флажок снят, то экспортируются все объекты. Возможность установки флажка появляется, только если есть хоть какие-то выделенные объекты.

8. Нажмите кнопку ОК, после этого начнется экспорт объекта в Excel. Если сообщений об ошибках не появилось, значит, операция прошла успешно и появится окно мастера экспорта.

9. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро провести повтор операции. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть.