Александр Днепров - Microsoft Access 2007

8. Если вы хотите импортировать данные из именованного диапазона, установите переключатель в положение Именованные диапазоныи выберите название нужного диапазона.

9. Затем нажмите кнопку Далее, на экране появится следующий шаг мастера импорта.

10. Чтобы использовать заголовки из первой строки таблицы Excel (если они есть) в качестве имен полей таблицы, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите кнопку Далее, на экране появится следующий шаг мастера (рис. 4.8).

В группе Описание полявы можете настроить параметры каждого столбца, последовательно выбирая в таблице, расположенной в нижней части окна мастера:

• Имя поля– следует ввести название выбранного столбца;

• Тип данных– выберите тип данных для выделенного столбца, раскрыв список;

• Индекс– выберите следующие параметры индексации поля: Нет– поле не индексируется; Да (Допускаются совпадения)– поле индексируется с допуском на совпадения; Да (Совпадения не допускаются)– поле индексируется без допуска на совпадения;

• Не импортировать (пропустить) поле– нажмите для пропуска к импорту выделенного поля.

11. В качестве примера выполните следующее: в поле имя полявведите Код, в раскрывающемся списке индексвыберите пункт Да (Совпадения не допускаются), а в открывающемся списке тип данныхукажите параметр Числовой.

12. Повторите операцию для всех полей, которые вы хотите импортировать. Если вы не хотите импортировать какое-либо поле в базу данных, установите флажок не импортировать поле.

13. При нажатии кнопки Далеепоявляется следующий шаг мастера импорта (рис. 4.9).

В окне вам предлагается выбрать варианты задания ключа в новой таблице.

• Автоматически создать ключ– ключ таблицы, создается автоматически.

• Определить ключ– ключом будет поле таблицы указанное вами, то есть выделенное в данный момент. Для выбора другого поля откройте список и выберите нужный вариант.

• Не создавать ключ– ключевое поле не будет создаваться в импортируемой таблице.

14. Установите переключатель в положение определить ключи укажите поле Кодв качестве ключевого, воспользовавшись раскрывающимся списком.

15. Снова нажмите кнопку Далее, и на экране появится следующий шаг мастера импорта (рис. 4.10).

16. В поле Импорт в таблицувы можете ввести название вашей таблицы для импорта, по умолчанию используется имя листа электронной таблицы.

17. Вы сможете выполнить анализ импортируемой таблицы после установки флажка Проанализировать таблицу после импорта данных.

18. Нажмите кнопку Готоводля импортирования данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007. После процесса импорта появится последний шаг мастера импорта.

19. В этом окне отобразятся сообщения о результатах импорта и сообщения об ошибках, если таковые имеются. Вы можете сохранить шаги импорта, если в дальнейшем захотите повторить операцию без использования мастера импорта. Для этого установите флажок Сохранить шаги импорта.

20. Для завершения работы мастера нажмите кнопку Закрыть.

Знаете ли вы, что данные, находящиеся в текстовом файле, можно также импортировать в базу данных Microsoft Access 2007? Эту возможность мы рассмотрим далее.

Импорт данных из текстового файла

Всем известно, что набор букв, цифр и других специальных знаков образует текстовый файл, который может создаваться в текстовых редакторах типа Блокнот, WordPad, Microsoft Word и др.

В Microsoft Access 2007 можно использовать четыре текстовых формата: TXT, ASC, TAB, CSV. Текстовый файл должен иметь определенную структуру, чтобы мастер импорта и связывания Microsoft Access 2007 смог его определить и правильно разделить на записи (строки) и затем каждую строку на столбцы.

Используются два типа текстовых файлов с определенной структурой.

• Файл с разделителями – запись занимает строку, поля которой отделяются разделительными знаками (запятые, пробелы, точки с запятыми).

• Файлы с фиксированной длиной записей – длина поля остается фиксированной для каждой записи, которые занимают отдельную строку файла.