Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• Схема данных– отвечает за импорт связей таблиц из исходной базы, выбранных ранее;

• Меню и панели– отвечает за импорт меню и панелей из исходной базы данных;

• Спецификация– из исходной базы импортируются спецификации импорта, а также экспорта;

• Группа области переходов– из базы данных импортируются все группы области переходов.

11. Чтобы импортировать только связи таблиц, установите флажок схема данных.

В группе элементов Импорт таблицвы можете указать один из вариантов импорта таблиц:

• Структура и данные– структура и данные выбранных вами таблиц импортируются из исходной базы данных;

• Только структура– из выбранных ранее таблиц исходной базы импортируется, как вы уже поняли, только структура таблиц без данных.

12. Для полноценного импорта данных установите переключатель в положение Структура и данные. В группе Импорт запросовустановите переключатель в одно из следующих положений:

• Как запросов– происходит импорт запросов в виде запросов из исходной базы, но нужны таблицы, связанные с запросом исходной базы данных;

• Как таблиц– происходит импорт запросов в виде таблиц, без импорта связанных с запросом таблиц исходной базы.

13. Чтобы запросы импортировались как запросы, установите переключатель в положение Как запросов.

14. Для импорта выбранных объектов из исходной базы с настройками параметров необходимо нажать кнопку OК. Окно Импорт объектовзакроется, и появится окно мастера импорта, которое отобразит результаты импорта и выведет сообщения об ошибках, если таковые имеются (рис. 4.5). Если вы копируете из исходной базы данных объект с именем, аналогичным имени, существующему в настоящей базе, то Microsoft Access 2007 не заменяет этот объект, а копирует с добавлением числа в конце имени. Например, к имеющемуся объекту Товарыдобавляется объект Товары1.

15. Вы можете установить флажок Сохранить шаги импорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер импорта, а быстро провести повтор операции импорта. После выполнения указанных процедур нажмите кнопку Закрыть– окно мастера импорта закроется, и вы в области перехода сможете увидеть импортированные вами объекты. Импорт данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007 мы рассмотрим ниже.

Импорт данных из книги Excel

Для импорта данных и связей из книги Microsoft Excel в базу данных Access 2007 нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из книги Excel. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office, выберите пункт Создатьи для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных. Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Выберите вкладку Внешние данные.

3. На вкладке показаны группы Импорт, Экспорт, Сбор данных. Наведите указатель мыши на кнопку Excelв группе Импорти нажмите ее. В результате появится окно мастера импорта.

4. Укажите в текстовом поле Имя файланазвание файла Excel и его путь или воспользуйтесь кнопкой Обзор, чтобы найти необходимый файл Excel с помощью проводника. Выберите нужный файл, нажмите кнопку Открыть(рис. 4.6).

Рис. 4.6.Окно Открытие файла

5. Для связывания с выбранной книгой Excel установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных.

6. Выберите одно из положений переключателя: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных(создается новая таблица с импортированными данными из книги Excel) или Добавить копию записей в конец таблицы(данные из книги Excel импортируются в существующую таблицу). Допустим, вы хотите получить новую таблицу, поэтому установите переключатель в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данныхи нажмите кнопку OК. На экране появится окно мастера импорта (рис. 4.7).

7. Вам предложено выбрать лист из импортируемой книги Excel. В поле Образцы данных для листабудут показаны данные, которые вы хотите импортировать. Причем импортировать можно только данный лист рабочей книги, для импорта других листов операцию следует повторить. Для выбора листов щелкните на их названиях кнопкой мыши.