Александр Днепров - Microsoft Access 2007

4. При установке флажка Сохранить шаги импортаили Сохранить шаги экспортапоявятся поля, в одном из которых вам будет предложено указать файл сохранения (то есть файл спецификации), в другом вы можете ввести некоторые описания, заметки (рис. 4.24). Введите название спецификации и сделайте заметки в соответствующих полях. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть.

Рис. 4.24.Сохранение спецификации

5. Средствами Microsoft Outlook можно автоматизировать запуск спецификации, установив флажок Создать задачу Outlook. При этом создается задача Microsoft Outlook, которая напоминает о выполнении импорта или экспорта. Поэтому автоматизация с помощью Microsoft Outlook проводится в случае регулярного импорта или экспорта. В окне задач Microsoft Outlook вы создадите новую задачу, введя, а затем сохранив определенную информацию.

6. После выполнения указанных операций нажмите кнопку Сохранить импортили Сохранить экспортдля создания спецификации с определенными параметрами, сохраненной в этой базе данных.

Используя информацию, представленную выше, вы научились создавать спецификации. В следующем разделе вы научитесь их использовать.

Выполнение спецификации

Для запуска сохраненной спецификации импорта или экспорта выполните следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для запуска созданной спецификации. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные(см. рис. 4.1). Нажмите кнопку Сохраненные операции импортаили Сохраненные операции экспортадля просмотра созданных спецификаций, в результате чего появится окно Задачи управления данными, в котором отобразятся сохраненные спецификации (рис. 4.25).

2. Выберите необходимую спецификацию. Вы также можете изменить название файла сохранения, текст описания и путь к файлу, щелкнув кнопкой мыши на тексте нужного исправления. После этого нужно нажать кнопку Выполнить, чтобы начать выполнение процедуры. Спустя несколько секунд на экране появится сообщение о завершении операции.

3. Нажмите кнопку ОК в появившемся окне с сообщением и кнопку Закрытьв окне Задачи управления данными.

В этой главе были рассмотрены операции по импорту и экспорту данных в программе Microsoft Access 2007. Они позволяют передавать данные из Microsoft Access 2007 в другие приложения, а также использовать данные, созданные в других приложениях. Прочитав эту главу, вы научились:

• импортировать данные в Microsoft Access 2007;

• использовать различные форматы данных для импорта в базу данных Access;

• связывать данные;

• экспортировать информацию из Microsoft Access 2007 в некоторые приложения Microsoft Office, указывая различные форматы файлов;

• создавать спецификации при автоматизации импорта и экспорта данных.

Использование импорта и экспорта данных необходимо, если вы работаете не только с одним приложением для хранения и обработки данных. Эти операции позволяют вам обмениваться данными между разными приложениями, что значительно повышает эффективность работы.

Создание простого запроса

Изменение запроса

Сложные запросы

Использование запроса

Резюме

В этой главе вы познакомитесь с объектом запрос и его использованием в Microsoft Access 2007; узнаете, какие бывают виды запросов, на практике рассмотрите процесс создания и изменения запросов. В итоге вы научитесь самостоятельно создавать и редактировать запросы для своих нужд.

Запрос – это обращение к данным для получения информации либо выполнения действий над ними. С помощью запросов вы сможете просмотреть, проанализировать, отредактировать данные из одной или нескольких таблиц, отсортировать определенные данные, сделать выборку по желаемым условиям, выполнить запрос из таблиц, который может пригодиться вам для составления форм и отчетов.

Существуют следующие виды запросов:

• к серверу – выборка данных с сервера;

• на выборку – выборка данных из таблиц базы данных;

• на изменение – разрешает изменять данные в таблицах (удалять, обновлять и добавлять записи);