Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Один нюанс: в «прочее» очень рекомендую внести пункт «Выполнение поручений и указаний своего непосредственного руководителя» – пригодится. Только потом не злоупотребляйте им. Ведь если вам постоянно приходится управлять сотрудниками с помощью особых указаний – значит, выстроенная вами система без «пинков» не работает. Разве вы этого хотите?

И снова о функцияхсотрудника.

Даже если они описаны разумно и тщательно (что встречается нечасто), человеку все равно не понятно, как выполнять работу: «Да, я должен делать то-то и то-то (длинный перечень). Но как?» Ответ на этот вопрос – алгоритм работы – есть только в бизнес-процессах и проектах.

К тому же процессы меняются, а значит, нужно обновлятьи функции – сизифов труд!

Именно поэтому я рекомендую вам постепенно уходить от детализации функций работника в пользу четких и ясных описаний процессов. А в ДИ ссылаться на те процессы, в работе которых сотрудник принимает участие(перечислять их). Такая конструкция, по нашему опыту, логически более правильная, простая и требует гораздо меньше сил на использование и поддержание в актуальном состоянии [247] Проконсультируйтесь с хорошим юристом по трудовому праву, как оформить вашу управленческую мысль – корректно с точки зрения законодательства и выгодно для компании (на случай трудовых споров с работниками). .

Пример 76. Игорь Жуков-Дуккарт, промышленный консультант по КИП, совладелец ООО «РУПРОМТ»: «Я согласен с автором о переходе на описание конкретных действий сотрудника вместо издания должностных инструкций. По таким описаниям легко вводить новичков, легко стандартно работать “старичкам”, а руководителям легче увидеть расхождения между написанным и фактическим процессом, который изменился из-за условий работы с клиентом. Должностные инструкции остаются как отписка перед возможной проверкой.

У нас такие описания действий составляют сами сотрудники, отвечая на вопросы “Что я делаю сейчас?” в хронометраже. Потом добавляется взаимосвязь дел – описание готово. Несколько отличается от идеального в голове руководителя? Значит, задача выполнена наполовину – разница найдена. Мы садимся и меняем на бумаге то, что делалось раньше, на то, что лучше делать завтра. Это касается нюансов, а не всего описания действий. Затем – претворяем в жизнь. Это легче, чем по памяти и по интуиции».

Пример 77. Тамара Пайвина, владелица продовольственных магазинов: «У себя, в небольшой компании, мы меняем должностные инструкции каждый год в январе, постепенно расширяя обязанности сотрудников. Одновременно можно подкорректировать штатное расписание с изменением названия должности наиболее полезных сотрудников с небольшой дополнительной мотивацией. Все это позволяет дисциплинировать коллектив (указывая на их обязанности по должностной инструкции) и стимулировать их для повышения отдачи от каждого сотрудника».

Пример:

Рассмотрим, как каскадом сверху вниз происходит создание положений и должностных инструкций в классическом подходе (рис. 60). Если на верхнем уровне вы все сделали верно, то для нижних уровней это в основном механическая (хотя и важная) работа.

Рисунок 60. Пример структуры коммерческой службы

Положение о коммерческой службе (фрагмент)

2.1. Назначение подразделения: получение Компанией максимальной текущей и долгосрочной выгоды.

2.2. Основные задачи:

• участие в разработке стратегии развития Компании;

• поиск и привлечение новых клиентов;

• продажа услуг Компании;

• продвижение Компании на рынке;

…

2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, Коммерческая служба выполняет следующие основные функции.

В области участия в разработке стратегии развития Компании:

• участие в работе совещательных органов Компании;

• формирование и представление Генеральному директору предложений по стратегии развития Компании;

…

В области продажи услуг Компании:

• проведение переговоров с клиентами;

• оценка текущей и будущей рентабельности клиента;

• выставление коммерческих предложений;

• занесение и актуализация полной информации о клиентах в базы данных Компании;