Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Каждый проект уникален. Чтобы ими управлять, нужно привести их в систему.

Для начала важно составить реестрвсех проектов компании. А также описать типичный жизненный циклпроекта в вашей компании. В любом проекте есть фазы: инициация, планирование, реализация и завершение. Они могут выполняться отчасти параллельно.

Ключевые параметры проекта – цель, сроки, бюджет и качество. Они зависят друг от друга. Необходимо их четко задать, а также зафиксировать критерии оценки успешности проекта.

В проекте выделяют роли. Они вре́менные, в отличие от должностей. Ключевая роль – руководитель проекта.

На фазе инициациипроекта решают, нужно ли его запускать. Часто этот этап пропускают, что оборачивается колоссальными потерями ресурсов. Желательно все ключевые параметры проекта свести в краткий Устав и утвердить его у высшего руководства.

От качества планированияпроекта во многом зависит его успешность. Планирование происходит не только в начале проекта, но и по ходу выполнения, т. к. проект постоянно меняется.

Основа планирования – декомпозицияпроекта – выполняется при помощи WBS.

Срокипланируют, используя: план по вехам, сетевой график и метод критического пути, а также диаграмму Гантта.

Следующий этап – планирование ресурсов, а затем – финансов.

Проект оптимизируютпо срокам, ресурсам, финансам и качеству, добиваясь их оптимального соотношения.

Доход при выполнении проектов – это плата за риск. Рисками важно управлять. Сначала их выявляют, затем оценивают и выделяют главные, а после этого разрабатывают план предотвращения и реагирования. Основные стратегии: принятие, избежание, минимизация, в т. ч. передача. По ходу проекта стремятся предотвратить риски, осуществляя их мониторинг и реагируя на признаки приближения.

Проект сильно зависит от поставщиков и подрядчиков. Нужно их грамотно отбирать в ходе честного конкурса: на основе системы критериев, а не только минимальной цены. Важно разработать систему контрактации и ценообразования.

Для успеха проекта важно правильно спроектировать его оргструктуру, которая может быть: функциональная, проектная или матричная (самая современная). Желательно формализовать систему распределения ресурсов. А также – мотивацию персонала компании, участвующего в проектах.

Для фиксации, кто и за что отвечает в проекте, используют матрицу ответственности.Также важно управлять коммуникациями, особенно в проектах, распределенных в пространстве.

Все планы проекта объединяют в сводный план, который желательно утвердить у высшего руководства.

На фазе реализациипроекта нужно организоватьего выполнение, контролироватьи управлять изменениями. Желательно формализовать эти процедуры, иначе возникает хаос.

На фазе завершенияважно подвести итоги, принять решения по команде проекта, закрыть все «хвосты». Если проект делается для внешнего заказчика, то нужно сдать ему результаты и получить окончательную оплату.

В крупных и средних компаниях создают КСУП, которая содержит методологию управления проектами. Также создают такие органы как проектный офис и проектный комитет. Полезны модели зрелостиуправления проектами.

Оргструктурапоказывает подчиненность, кто за что отвечает. Часто ее считают основой компании, однако это лишь статическая территория, в которой работают процессы и проекты.

Когда определились с целями и стратегией бизнеса, улучшайте систему: процессы(проекты), структура, снова процессы и т. д. Изменяйте структуру аккуратно, не рубите с плеча.

Структуру описывают документами: органиграмма, положение о компании, положение о подразделении, должностная инструкция. Положения и ДИ похожи: назначение, задачи, функции. Функции – «нарезка» из процессов, лучше их не расписывать, а сослаться на процессы.

Можете применять также ролевые инструкции.

Просмотрите результаты выполнения всех практических заданий данного раздела.

Напишите краткий план, что вы примените в своем бизнесе в ближайшее время.