Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

• заключение договоров и документальное оформление сделок;

• сдача результатов работ клиентам;

• контроль своевременной оплаты счетов за выполненные работы и снижение дебиторской задолженности;

• сбор рекомендаций от клиентов;

…

Прочее:

• консультирование сотрудников Компании в рамках своей компетентности и полномочий…

Положение об отделе продаж (входит в коммерческую службу)

2.1. Назначение подразделения: выгодная продажа услуг Компании [248] Назначение отдела – более узкое, чем у службы, в которую он входит. .

2.2. Основные задачи [249] Обратите внимание: часть задач каскадом перешла из положения о коммерческой службе. В то же время «Продвижение Компании на рынке» ушло в маркетинговый отдел, который также входит в коммерческую службу, поэтому перед отделом продаж такая задача не ставится. :

• участие в разработке стратегии развития Компании;

• поиск и привлечение новых клиентов;

• продажа услуг Компании;

…

2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, Отдел продаж выполняет следующие основные функции:

…

В области продажи услуг компании:

…

• оценка и повышение удовлетворенности клиентов [250] В дополнение к функциям, перешедшим каскадом из службы, появилась одна более конкретная, которой там не было. Включать подобные нюансы на верхний уровень было бы ошибкой, т. к. это перегружает документы, лишает их наглядности. ;

…

Должностная инструкция продавца (работает в отделе продаж)

2.1. Основная цель [251] Наверное, по смыслу правильнее написать «назначение», но, вроде бы, сотрудник не совсем шестеренка. – выгодная продажа услуг Компании;

2.2. Основные задачи [252] Опять же, часть задач перешла сверху, из положения, а часть здесь не нужна. Например, продавец не участвует в разработке стратегии развития компании. :

• привлечение новых клиентов;

• продажа услуг Компании;

…

2.3. Для решения основных задач, указанных в п. 2.2, продавец выполняет следующие основные функции:

…

Прочее [253] А вот раздел «прочее» тут расширился. Появились конкретные функции, которых нет у подразделения, зато есть у сотрудника. :

• своевременное и полное предоставление отчетности в соответствии с внутренними документами Компании;

• выполнение поручений и указаний своего непосредственного руководителя;

• участие в обучении сотрудников Компании;

• консультирование сотрудников Компании в рамках своей компетентности и полномочий.

Разработайте одно или несколько положений о подразделениях и соответствующие им должностные инструкции.

Для наглядности проработайте сверху вниз одну ветку, например служба – отдел – должность. Активно используйте каскадирование задач и функций: от положения о компании до должностной инструкции.

Убедитесь в полноте и непротиворечивости результатов.

А может быть вы захотите пойти иным путем: не расписывать функции, а сослаться на бизнес-процессы?

В любом случае, умение создавать логически стройное «здание», декомпозировать цели, задачи и функции (от компании до отдельной должности) – полезный навык. Потренируйте его, естественно в команде. Заодно и много вопросов проясните.

Полезно применять не только должностные, но и ролевые инструкции. В прошлых главах мы с вами рассматривали разные роли, например: руководитель процесса (РП), архитектор процесса (АП), руководитель проекта (его тоже удобно называть РП, отчасти эти роли похожи), главный бизнес-архитектор компании и другие [254] См. также главу 19 «Законодательная и исполнительная власть в компании» в книге «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум». .

Разработайте простую и удобную инструкцию для одной из этих ролей.Может быть и нескольких – это позволяет прояснить многое.

А если пойти дальше, то можете сделать и Положение о рабочей группе, к примеру.

Впрочем, потренируйтесь прежде на более простых материях, описанных в этой главе. Хорошенько поймите процессный и проектный подходы, управление изменениями. И уж тогда…