Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Структура компании описывает иерархию подчиненностимежду подразделениями и сотрудниками, показывает, кто за что отвечает. По сути, это территория, где протекают бизнес-процессы и выполняются проекты. А также источник ресурсов для них.

При наведении порядка в бизнесе обычно начинают с ви́дения, стратегии и пр., а затем, углубляясь в отладку системы, проходят цикл: описание и отладка процессов, описание и улучшение структуры, многократная доработка процессов и структуры.

Выдерживайте баланс между количеством уровней подчиненностии количеством сотрудников в прямом подчиненииу одного руководителя. Максимально упрощайте структуру своей компании.

Не создавайте лишних подразделений и должностей. Максимум выносите на аутсорсинг.

Изменять структуру часто бывает непросто. Делайте это бережно, командой ключевых людей вырабатывая решения по изменениям.

Оргструктуру описывают следующими документами:органиграмма, положение о компании, положения о подразделениях, должностные инструкции. Разрабатывать их нужно каскадом сверху вниз. Важно, чтобы они были действительно работающими.

Положение о компании, положения о подразделениях, должностные инструкции устроены похоже и содержат:

1. Назначение – ответ на вопрос, зачем это нужно (компания, подразделение, должность).

2. Задачи – основные направления действий, которые нужны, чтобы выполнять назначение.

3. Функции – конкретные действия, которые необходимы для реализации назначения и задач.

Источником для задач и функций являются бизнес-процессы: положения и инструкции – «нарезка» из них. Идеал – сотрудники работают только по описаниям процессов, без должностных инструкций: так практичнее. Рекомендую в ДИ вместо перечисления функций сослаться на процессы, в которых участвует сотрудник.

В положениях бывает ряд дополнительных разделов, например показатели для оценки работы.

Удобно использовать также ролевые инструкции(например, для АП и РП).

Просмотрите результаты выполнения всех практических заданий данной главы.

Напишите краткий план, что вы примените в своем бизнесе в ближайшее время.

Суть любого бизнеса – процессы и проекты. Именно они определяют, как работает бизнес. Процессы циклически повторяются. Проекты в той или иной степени уникальны и ограничены во времени.

Важно понять, описатьи отладитьпроцессы и проекты компании. Это даст вам повышение качества работ, снижение себестоимости, уменьшение роли человеческого фактора, возможность использовать более «дешевый» персонал, повышение удовлетворенности клиентов. А значит – рост эффективности бизнеса и прибыли.

«Автоматизация» повседневной рутины позволяет собственнику и ключевым людям заниматься развитием, стать свободнееи счастливее.

В первую очередь описывают и улучшают основные процессы – те, которые приносят клиенту ценность, а вам – выгоду. Помимо них важны следующие процессы: вспомогательные, управленческие, совершенствования.

Этапыработы с процессами: выделяем процессы, описываем их схемой верхнего уровня (шапка и тело), раскрываем «матрешки», SIPOC (если нужно!), детализируем шаги. Выбираем разумный уровень детализации: нет самоцели описать все до мелочей.

Удобно по мере описания процессов сразу улучшать их.

В каждом процессе важно определить, кто будет выполнять роли архитектора(АП) и руководителя(РП). Это законодательная и исполнительная власть.

Внутри компании и между компаниями выстраиваются цепочки «клиент – поставщик». Их выстраивание и отладка – основа улучшения бизнеса. Задача внутренних и внешних поставщиков – удовлетворять своих клиентов.

При внедрении новых процессов(и других изменений) движемся эволюционно: прорабатываем в команде, «доводим до ума» на отдельном участке компании, а затем транслируем на весь бизнес. Важно грамотно проводить внедрение.

Необходимо управлять архитектурой компании: поддерживать ее целостность и актуальность. Документация должна быть максимально компактной.