IsakovVB - o 210d70fa9706d245

11041601-123

11041602-123

11041603-123 и т.д.

На следующий день дата меняется:

11041701-123

11041702-123

11041703-123 и т.д.

Данная система исключает присвоение документам повторяющихся имен,

поскольку совпадение всех трех элементов имени, по крайней мере в пределах

текущего столетия, - исключено.

29. Для удобства ручного поиска документов к цифровой части имени

должен быть присоединен (через нижнюю черточку) небольшой текстовой

комментарий.

Например:

11041602-123_отчет Петрову

11041701-123_заключение ПФЗ о налогах

30. При присоединении к цифровому имени документа текстового

комментария необходимо руководствоваться следующими правилами:

(1). Комментарий не должен быть слишком длинным.

(2). Если документ адресован конкретному лицу, комментарий должен

содержать тип документа и фамилию адресата (отчет Петрову, ответ

Аиткулову, заявка Иванову и т.п.).

(3). Для внутренних документов следует указывать тип документа, его

содержание и (или) период (положение о Департаменте, должностная

инструкция, отчет за 2010 год).

(4). В комментарии допускается использование общеупотребительных

сокращений.

(5) В сокращениях слов запрещается ставить точки, которые сбивают

систему поиска.

31. Группа взаимосвязанных документов образуется одним из двух

способов:

(1). Посредством присвоения группе единого цифрового имени, при этом

элементы группы разграничиваются посредством текстового комментария,

например:

11042201-123_3аконопроект

11042201-123_Пояснительная записка

11042201-123_Финэкономическое обоснование

(2). Посредством присвоения группе единого хвостового номера (этот

способ применяется, если документы создаются и вводятся в группу разными

исполнителями и в разное время):

161

11042301-123_письмо Грачева_3435

11062002-128_проект ответа Грачеву_3435

110721201-777_ответ Грачеву_3435

32. Хвостовой номер воспроизводит номер данного документа в системе

SAPIENS и служит для связи электронного и бумажного делопроизводства.

Хвостовой номер в необходимых случаях проставляется в конце имени

документа через нижнюю черточку. Нижняя черточка (не тире!) обязательна,

так как она является элементом поискового образа документа.

33. С апреля 2002 года все законопроекты, внесенные в Государственную

Думу, получают регистрационный номер, который является элементом

официального наименования законопроекта. Номер законопроекта является

уникальным и служит, в том числе, для компьютерного поиска документов.

Поэтому в заключениях, отзывах и других документах, посвященных тем или

иным законопроектам, необходимо указывать их полное официальное

наименование, включая регистрационный номер.

34. После сохранения документа в тематической поддиректории

электронного архива, самостоятельное внесение изменений в его наименование

не допускается, поскольку это вызовет сбой в работе системы электронного

делопроизводства и архивных поисковых систем. В случае необходимости имя

документа, сохраненного в тематической поддиректории, может быть изменено

по разрешению системного администратора департамента, с внесением

соответствующих изменений в электронные регистрационные карты (документ

присоединяется на карту под новым уточненным именем).

35. Ответственный за правильное присвоение имени документу – автор

документа.

36. Системный администратор департамента вправе вносить

необходимые изменения в имена документов.

6. Ведение электронных архивов

37. С целью ведения электронного архива, обмена электронными

документами на сервере подразделения образуются следующие рабочие

директории:

Norma 2011 - рабочая директория Руководителя.

Pravo 2011 - рабочая директория Правового департамента.

Zakon 2011 - рабочая директория Департамента по законодательству.

38. В каждой рабочей директории образуются следующие тематические

поддиректории:

01_Doc

02_Proekt

03_Text

04_Archiv

05_Org

06_Work

162

07_Otchet

39. Назначение тематических поддиректорий:

01_Doc - переписка с вышестоящим руководством и внешними

организациями по вопросам основной деятельности, ответы на письма,

обращения, результаты исполнения поручений;

02_Proekt - переписка по законопроектной работе: заключения на

законопроекты, пакеты поправок, законодательные инициативы и др.

03_Text - текстовые материалы: книги, брошюры, статьи, доклады,

выступления и т.д.