IsakovVB - o 210d70fa9706d245

2. Входящие документы поступают в секретариат Руководителя после

регистрации Департаментом делопроизводства в системе SAPIENS в

соответствии с правилами ведения этой системы.

Входящий документ проходит под номером, присвоенным ему

Департаментом делопроизводства. Данный номер присваивается также

бумажному делу, образующемуся в связи с исполнением данного входящего

документа.

3. Внутренние документы регистрируются секретариатом Руководителя,

секретариатом Правового департамента, секретариатом Департамента по

законодательству в системе SAPIENS в соответствии с правилами этой

системы.

Внутренний документ проходит под номером, присвоенным ему

системой SAPIENS. Данный номер присваивается также бумажном делу,

образующемуся в связи с реализацией данного внутреннего документа.

4. Устные поручения Руководителя Правовому департаменту и

Департаменту по законодательству в целях контроля их исполнения

регистрируются в системе SAPIENS по правилам внутреннего документа.

5. Письма, заявления, обращения, другие документы, поступившие

157

непосредственно в секретариат Руководителя, секретариат Правового

департамента или секретариат Департамента по законодательству, в том числе

по почте или по электронной почте, докладываются соответствующему

руководителю для принятия решения.

Если вопрос, которому посвящен документ, не относится к компетенции

Руководителя, данный документ передается в Департамент делопроизводства.

Если вопрос, которому посвящен документ, относится к компетенции

Руководителя, Правового департамента или Департамента по законодательству,

и документ требует исполнения, данный документ регистрируется

соответствующим секретариатом в системе SAPIENS по правилам регистрации

внутреннего документа.

6. Входящий, внутренний документ докладывается Руководителю или

временно заменяющему его лицу для принятия решения. При этом к

входящему, внутреннему документу прикладывается распечатка

соответствующей регистрационной карты системы SAPIENS.

Устное поручение также оформляется в виде распечатки

соответствующей регистрационной карты системы SAPIENS.

7. Решение Руководителя (резолюция) заносится от руки в

регистрационную карту с соблюдением установленных в ней реквизитов,

включая контрольный срок.

8. С письменного текста решение Руководителя (резолюция) переносится

референтом в электронную регистрационную карту системы SAPIENS с

установлением в ней контрольного срока исполнения поручения, после чего

документ передается на исполнение.

Входящие документы передаются на исполнение через Департамент

делопроизводства, внутренние документы – непосредственно.

В целях контроля нахождения документа у исполнителя референт вправе

снять ксероксную копию с рукописной резолюции Руководителя или

перевыпустить через принтер регистрационную карту системы SAPIENS с

внесенной в нее резолюцией (поручением) Руководителя.

9. Если входящий или внутренний документ существует в электронном

виде или к входящему, внутреннему документу имеются в качестве

приложения электронные файлы, они должны быть сохранены в

соответствующей рабочей директории (см. пп. 37-40 настоящего Регламента) и

прикреплены к электронной регистрационной карте.

10. Ход работы по реализации входящего, внутреннего документа

отражается исполнителями в виде кратких записей в бумажной распечатке

регистрационной карты, сопровождающей документ.

Электронные документы, образующиеся в ходе исполнения входящего,

внутреннего документа, сохраняются исполнителями в текущем электронном

архиве и присоединяются референтом к регистрационной карте системы

SAPIENS.

11. Завершающая резолюция по документу («Исполнено», «В архив» и

т.д.) вносится от руки Руководителем в бумажную распечатку регистрационной

карты, сопровождающую документ, и подписывается с указанием даты.

158

Завершающая резолюция по исполненному документу переносится

референтом в регистрационную карту системы SAPIENS с одновременным

снятием документа с контроля.

12. По итогам года бумажные дела, завершенные исполнением,

передаются в архив в соответствии с правилами бумажного делопроизводства.

Электронные регистрационные карты с прикрепленными к ним файлами

(электронные дела) направляются в электронный архив в соответствии с