IsakovVB - o 210d70fa9706d245

правилами системы SAPIENS.

3. Обмен информацией по электронной почте

13. Текущий обмен информацией между секретариатом Руководителя,

Правовым департаментом и Департаментом по законодательству

осуществляется по электронной почте.

14. По электронной почте могут быть направлены:

электронные копии официальных документов;

планы и программы деятельности;

тексты законов и законопроектов;

письма и обращения;

поручения;

справочно-информационные материалы;

промежуточные рабочие материалы и справки по запросам сотрудников;

праздничные поздравления;

иные документы и материалы.

15. По электронной почте не могут быть направлены:

материалы с грифом «секретно» и «для служебного пользования»;

материалы конфиденциального характера;

материалы большого объема, передача которых невозможна ввиду

технических ограничений электронной почты.

16. Запрещается использовать электронную почту для массовой рассылки

не запрошенной получателями информации (спама).

17. Групповая рассылка писем и других материалов по электронной почте

в территориальные подразделения, комитеты, союзы и ассоциации

предпринимателей, членам организации осуществляется с разрешения

Руководителя, как правило, через Департамент по делопроизводству.

18. Лицо, использующее электронную почту, несет ответственность за

рассылку материалов, содержащих компьютерные вирусы.

Системный администратор департамента обязан принять все

необходимые меры для предупреждения и пресечения распространения

материалов, содержащих компьютерные вирусы.

19. Не рекомендуется использование электронной почты в качестве

архивной программы для длительного хранения документов и материалов.

20. Два раза в год (перед летним отпуском и перед Новым годом)

электронная почта должна очищаться пользователем от устаревших и

потерявших актуальность сообщений.

159

21. Ответственный за правильную эксплуатацию электронной почты -

пользователь почтового адреса.

22. Ответственный за правильную эксплуатацию электронной почты в

департаменте – системный администратор департамента.

4. Единый формат документов

23. Все документы, создаваемые в секретариате Руководителя, Правовом

департаменте и Департаменте по законодательству, образуются на основе

единого формата, учитывающего требования к оформлению документов,

установленные Постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 года № 65-ст

«Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

24. Единый формат документа, в частности, включает:

Шрифт Times New Roman, обычный, размер 14.

Выравнивание текста - по ширине страницы.

Первая строка - отступ.

Междустрочный интервал - одинарный.

Поля страницы:

верхнее - 2,0 см.

нижнее - 2,0 см.

левое - 3 см.

правое- 1,5 см.

В секретариате Руководителя, Правовом департаменте и Департаменте по

законодательству могут быть установлены дополнительные стандарты на

определенные категории документов.

25. На основе указанного формата создаются два рабочих шаблона,

«Общий бланк» и «Бланк письма», которые устанавливаются системным

администратором департамента на каждую рабочую станцию, выводятся на

рабочий стол, и используются для формирования и вывода документов,

соответственно, на стандартном листе бумаги формата А4 или на официальном

бланке.

26. Ответственный за соблюдение единого формата документа –

непосредственный исполнитель по документу.

27. Системный администратор департамента периодически проверяет

соблюдение форматности создаваемых документов и обеспечивает условия для

применения сотрудниками Департамента единого формата документов.

5. Присвоение имен электронным документам

28. Документам, создаваемым в секретариате Руководителя, Правовом

департаменте, Департаменте по законодательству, присваивается имя,

состоящее из следующих элементов:

- даты создания (например: 110416 - 16 апреля 2011 года);

- порядкового номера документа в течение дня (01, 02, 03 и т.д.);

160

- цифрового кода исполнителя (например: -123 - Исаков В.Б.);

- краткого текстового комментария;

- хвостового номера (при необходимости).

Таким образом, имена документов, создаваемых Ивановым В.Б. в течение

одного дня (16 апреля 2011 года) будут выглядеть следующим образом: