Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

• еженедельно подготавливает все данные, необходимые Рекомендательному совету для разработки предложения по распределению средств;

• после одобрения этого предложения высшими руководителями компании осуществляет все оплаты, обеспечивая целевое расходование средств.

Если отдел выполняет эти две функции, никогда не возникает ситуация нехватки денег, так как любые обязательства или счета, которые следует оплатить, обеспечены финансами, поскольку Рекомендательный совет при одобрении списка расходов оперирует только суммой фактически имеющихся денег.

В этот список входят все статьи расходов по каждому из отделений. Например, в расходы отделения Построения включают оплату услуг связи, создание новых рабочих мест, расходы на найм, а в расходы отделения Распространения – рекламу. Техническое отделение будет требовать деньги на закупку товаров и сырья, ремонт и приобретение оборудования. Конечно, и Финансовое отделение имеет свои статьи расходов – налоги, выплата заработной платы, отчисления в резервные фонды и прочее.

Несмотря на то что разработкой и согласованием предложений по распределению занимается совет руководителей, руководитель Финансового отделения несет ответственность за то, чтобы такое предложение точно соответствовало принятой политике. Это позволяет отделу Расходов производить свой продукт.

Идеальное положение дел, которое достигается благодаря работе отдела: все счета компания оплачивает вовремя, нет просроченной кредиторской задолженности, поставщики компании, сотрудники и партнеры довольны сотрудничеством и доверяют компании.

ЦКП отдела: выполненные обязательства перед кредиторами.

Секция подготовки финансового планирования – еженедельно готовит к Рекомендательному совету документы, необходимые для проведения распределения средств:

̉• отчет о полученном за неделю доходе;

• отчет о состоянии счетов;

• справку о средних еженедельных расходах по основным статьям каждого из отделений;

• справку по статьям расходов каждого из отделений о среднем размере расходов на каждую из статей;

• отчет о произведенных оплатах по ранее одобренным расходам;

• отчет о кредиторской задолженности с перечислением всех неоплаченных счетов.

ЦКП секции: своевременно и безошибочно подготовленный комплект документов для проведения распределения средств.

Секция проверки счетов – проверяет каждый счет на оплату, был ли этот расход предварительно одобрен, верно ли он оформлен и есть ли необходимость его оплачивать, проверяет правильность цен.

Не секрет, что компании время от времени повторно оплачивают один и тот же счет, делают оплаты, даже если поставщик еще не выполнил свои обязательства, или даже оплачивают счета, которые не должны быть оплачены вообще. Отсутствие этой функции в компаниях породило даже такой вид мошенничества, когда преступная организация рассылает сотни счетов на оплату небольших сумм за какие-то обычные услуги или товары, и довольно большой процент этих счетов оплачивается.

Когда на семинарах по организующей схеме я рассказываю, что отдел Расходов должен обязательно проверять цены, я часто вижу сомнения в глазах руководителей. Многие из них считают, что их сотрудники всегда выбирают самых лучших поставщиков или что цены невозможно проверить. Не буду утверждать, что сотрудник секции проверки счетов сможет проверить цену на любой товар или услугу, но на многие – может. Достаточно набрать в поисковой строке Google нужное наименование, чтобы увидеть предлагаемые цены. Конечно, если компания оплачивает еженедельно сотни счетов, возможно, не имеет смысла проверять каждый. Но опыт говорит, что проверка цен всегда приводит к снижению расходов: поставщики товаров и услуг часто при длительном обслуживании клиента не торопятся снижать цены, даже если на рынке средние цены идут вниз.

Одно лишь осознание того, что цена будет обязательно проверена, а счет не оплачен, если цена завышена, приводит к тому, что сотрудники, заказывающие товары и услуги, с большим усердием требуют снижения цен у поставщиков.

В каждой компании, где появлялась функция по проверке цен перед оплатой счета, обнаруживались возможности сократить издержки. На первом же предприятии, где мы это сделали, в первую же неделю было обнаружено, что металл для изготовления изделий приобретали по ценам немного выше рыночных. Просто производственники привыкли работать с этим поставщиком, он действительно хорошо делал свою работу, и когда с ним только устанавливались отношения, его предложение было вполне конкурентоспособным по цене. Но через некоторое время на рынке появились другие поставщики, предлагающие более низкую цену. Что интересно, после того как его предложение по поставке металла было отклонено из-за высокой цены, он тут же снизил цену до средней на рынке, и предприятие продолжило с ним успешно сотрудничать. В результате основное сырье для производства, расходы на которое составляли около 20 % от цены реализации, подешевело на 5 %, что повысило чистую прибыль компании примерно на 10 % [50].