Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Это довольно странно, если принять во внимание, что деньги – просто один из важнейших ресурсов в бизнесе, они нужны каждому подразделению. Если руководители подразделений не имеют возможности приобретать то, что требуется для работы, их возможности контролировать деятельность и ответственность ограничены.

Финансовое отделение состоит из трех отделов:

7 – Отдел Дохода.

8 – Отдел Расходов [45].

9 – отдел Учета [46] В первоисточнике – departament of records, assets and materiel. Дословно с англ. – отдел Бухгалтерского учета, активов и имущества. .

ОТДЕЛ ДОХОДОВ (7)

Цель отдела – собирать доход и обеспечить, чтобы все деньги, которые кто-либо должен компании, были получены полностью и своевременно. Это включает также и организацию того, чтобы деньги гладко и беспрепятственно попадали на счета, а клиент мог легко оплатить счета.

Конечно, если это небольшой розничный магазин или ресторан, основная часть денег будет получена продавцами или официантами, но даже в этом случае время от времени есть необходимость выставлять счета и следить за тем, чтобы эти счета были оплачены.

В производственных или сервисных компаниях обычно требуется больше внимания и усилий, чтобы контролировать своевременную оплату всех счетов.

Вдобавок к этому в любом бизнесе нужно следить за тем, чтобы поступали не только оплаты от клиентов, но и возвращались выданные сотрудникам ссуды или удержания, получать комиссионные от партнеров.

ЦКП: все средства, полученные компанией.

Секция счетов – своевременно оформляет документы, на основании которых клиенты должны производить оплату, следит за тем, чтобы клиенты своевременно получали счета на оплату, ведет записи по всем клиентам, позволяющие в любой момент установить, кто из них и сколько должен компании.

ЦКП секции: дебиторы, которые своевременно получают счета на оплату на основании полных и актуальных данных о размере дебиторской задолженности.

Для того чтобы можно было производить этот продукт, конечно, следует вести учет по каждому отдельному клиенту, чтобы в любой момент можно было найти данные о том, сколько этот клиент получил товаров или услуг, каковы заключенные с ним договоренности об условиях оплаты, когда ему необходимо выставить счет на оплату. Если кто-то из сотрудников компании, например продавец, хочет узнать, каков размер задолженности клиента, или получить сведения о полученных оплатах, он обращается в эту секцию.

Секция сбора дебиторской задолженности [47] Дебиторская задолженность – сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами. – добивается своевременной оплаты выставленных счетов, для этого общается с дебиторами, напоминает о сроках оплаты счетов, высылает письма с требованием оплат в соответствии с установленными правилами, добивается, чтобы в отношении недобросовестных дебиторов применялись санкции, установленные политикой компании.

ЦКП секции: собранная дебиторская задолженность.

Довольно распространенная практика, когда дебиторку [48]собирают продавцы. В некоторых случаях это оправданно, тогда эти функции выполняет отдел Продаж и такой секции не будет в отделе Дохода. Но во многих видах бизнеса нет смысла делать это функцией продавца. Так, например, на предприятии по производству наград я обнаружил, что продавцы тратят очень много времени и сил на то, чтобы собирать оплаты от клиентов, хотя для такой работы не стоит использовать компетентных и высокооплачиваемых продавцов.

Задача продавца – заключить контракт, добиться получения предоплаты по заказу и искать следующий заказ. Вместо этого продавец, получив предоплату и активизировав таким образом заказ, следил за тем, когда будет завершено производство, и добивался полной оплаты от клиента. В результате анализа сделок и опросов успешных продавцов мы обнаружили, что процент сделок, когда возникают какие-либо проблемы с получением доплат по контрактам, очень низок. Фактически, если была сделана предоплата, клиент никогда не отказывался оплачивать оставшуюся сумму. Поэтому нет резона фиксировать внимание и тратить усилия продавцов на то, чтобы получать доплаты по контрактам, запущенным в производство месяц назад. На этом предприятии мы просто организовали работу секции сбора дебиторской задолженности и полностью освободили продавцов от заботы об оставшейся оплате с момента внесения предоплаты. А заработную плату поставили в зависимость не от вырученного от сделок дохода, а от суммы заключенных договоров, по которым была получена предоплата. В результате мы освободили более 50 % внимания и усилий продавцов, которые они смогли направить на поиск дополнительных сделок.