Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Секция кассы – принимает наличные деньги, выписывает документы, подтверждающие факт оплаты, и отражает оплаты в учетной системе, обеспечивает сохранность наличных и их сдачу в банк.

ЦКП секции: принятые и внесенные на счет наличные оплаты.

Секция безналичных оплат – ежедневно проверяет поступления на расчетный счет, распознает полученные на счет суммы, оформляет документы о поступлении оплат и отражает эти поступления в учете.

ЦКП секции: своевременно отраженные в учете безналичные оплаты.

Это список наиболее распространенных секций, подпродукты и соответствующие секции могут отличаться для разных видов бизнеса. Как правило, для выполнения этих функций не требуется специалист, владеющий тонкостями бухгалтерского учета, достаточно навыков работы с учетной системой и первичными документами.

ОТДЕЛ РАСХОДОВ (8)

Цель отдела – установить полный контроль над расходами таким образом, чтобы имеющихся в распоряжении денег хватало на обеспечение компании всеми необходимыми ресурсами для деятельности.

Как сделать так, чтобы денег хватало на все, что нужно? Ответ на этот вопрос и прост и сложен одновременно: он заключается в том, как используются имеющиеся деньги, насколько правильно выбираются приоритеты в расходовании средств. Поэтому отдел Расходов фактически обеспечивает два момента:

• безошибочный выбор приоритетов в расходовании средств;

• жесткую дисциплину в отношении расходов.

Выбор правильных приоритетов возможен только тогда, когда есть хорошее долгосрочное и краткосрочное планирование деятельности всех подразделений. Помните, организация – это поток производства продукта, и затор в деятельности любого из отделений создаст проблему для всех. Поэтому определить, на какие статьи расходов следует в первую очередь направить средства, можно только после того, как составлены и согласованы между собой планы каждого из отделений, а также понятна общая картина.

Один из руководителей компании, занимающейся ремонтными работами, пожаловался мне, что не может увеличить поток заказов, с одной стороны, и в то же время ему приходится отказывать потенциальным клиентам, так как специалист, производящий расчет смет, не справляется. Дело в том, что обычно потенциальный клиент обращается в несколько компаний, чтобы те представили сметы с расчетами стоимости работ. Поэтому сложно понять, действительно ли клиент хочет воспользоваться услугами компании или просто желает проверить цены, которые ему выставил подрядчик. Уверенности в том, что клиент действительно разместит заказ, нет, а подготовка сметы – дело довольно трудоемкое. И тогда у руководителей компании сталкиваются два намерения – не увеличивать расходы на составление смет, с одной стороны, и желание иметь побольше заказов – с другой.

Анализ ситуации показал, что есть определенное соотношение между количеством переданных потенциальным клиентам смет и последующими заказами. Если посмотреть на эту ситуацию с точки зрения планирования и денег, то принять решение не так уж и сложно – нужно только посчитать, какого прироста дохода и прибыли можно ожидать при увеличении количества смет. Если этот прирост с лихвой окупает расходы на дополнительного сметчика, значит, надо выделить финансирование отделению Построения, чтобы работник нужной квалификации был найден и поставлен на должность. То есть если самое узкое место в компании в данном случае – составление смет и в этом месте останавливается развитие предприятия, значит, деньги должны быть направлены сюда.

Простой и эффективный принцип управления деньгами: любой расход следует рассматривать как инвестицию, направленную на увеличение дохода и рост компании [49]. Поэтому первое, что обязан обеспечить отдел Расходов, – сделать так, чтобы еженедельно Рекомендательный совет на своем заседании разрабатывал предложение по распределению средств. Это предложение – фактически список всех расходов, которые необходимо осуществить в течение недели и сумма которых равна сумме дохода, поступившего в течение недели на счета. Конечно, чтобы такое распределение действительно было рациональным, высшее руководство компании должно установить точные правила, по которым производится распределение. Эта политика обычно определяет правила и размеры отчислений в фонд оборотных средств, формирование прибыли, резервный фонд, фонд заработной платы, размер расходов на продвижение и другие жизненно важные статьи. Точная методика финансового планирования и распределения средств сама по себе является довольно обширным предметом, и я собираюсь описать ее в отдельной книге. В отношении функций отдела Расходов важно только понимать, что сам отдел: