Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Безусловно, сами по себе данные о том, что происходит с активами компании, ценны, но бухгалтерский учет имеет более масштабную цель, чем составление отчетов, – это обеспечение сохранности активов. Как обеспечить сохранность средств на счетах? Разместить их в надежном банке, хранить в секрете пароли доступа к банковской программе, а электронный ключ в сейфе. Желательно также, не нарушая законов, минимизировать расходы на налоги и правильно оформить отчетность в контролирующие органы, чтобы не потерять деньги на штрафах. Как обеспечить сохранность имущества компании? Своевременно и точно рассчитывать степень износа этого имущества и добиваться, чтобы суммы, соответствующие степени износа имеющегося имущества, либо тратились на приобретение нового, либо накапливались в виде денег в фонде компенсации износа, или, как его часто называют, фонде амортизации. Как обеспечить, чтобы товары были сохранены? Для этого есть склады и складской учет. За все это отвечает отдел Учета.

Конечно, вполне уместно будет задать вопрос, о каком учете идет речь – управленческом или бухгалтерском? В большинстве малых компаний это две совершенно разные области, которые не слишком связаны друг с другом. Но есть и исключения – компании, в которых единая учетная система, позволяющая получать как управленческие, так и бухгалтерские отчеты. В чем же основная причина наличия двух разных видов учета, хотя данные, которые отражены в одном и другом, частично дублируют друг друга? Дело в том, что бухгалтерский учет, как ни прискорбно это признать в современном компьютеризованном обществе, основывается на бумажных первичных документах. А стандарты бухгалтерского учета таковы, что по правилам отражать в учете можно только имеющиеся в наличии и верно оформленные документы. В то же время для управления современной компанией необходимо иметь гораздо больше данных о разных событиях, чем требуют стандарты бухгалтерского учета.

Например, вы продали клиенту запасные части к оборудованию. С точки зрения бухгалтерского учета нужны только счета, накладные и доверенность на получение. А с точки зрения управленческого вас также будет интересовать, каков срок жизни этих запчастей и, соответственно, как скоро клиенту они понадобятся снова. И если клиент – крупное предприятие, то какое подразделение фактически выступало заказчиком и какой размер маржи компания получила от этой сделки. Идеальное положение дел, когда все учитывают в одной системе, а уже на основании этих данных создаются все необходимые виды отчетов – и бухгалтерские, и отчеты руководителям. Для некоторых видов бизнеса уже существуют готовые программные продукты, которые обеспечивают это, другим приходится пока еще вести два раздельных учета. Но с точки зрения выполнения функций в организации, если есть человек, ответственный за прием на склад товара от поставщиков, именно он в момент совершения операции по приему товара должен вносить данные в учетную систему и оформлять первичные документы для бухгалтерии. Если продавец снимает с полки товар и передает его клиенту, он должен оформить бухгалтерские документы, внести данные в учетную систему о клиенте и об условиях гарантии.

Одна из важнейших задач Финансового отделения – обеспечить, чтобы все сотрудники компании правильно оформляли первичные документы, вносили данные в учетную систему, а движение первичных документов было хорошо налажено. Когда это отделение только начинает свою деятельность, ему необходимо разработать и внедрить учетную политику, обучить персонал пользоваться учетной системой и работать с первичными документами. Работа отделения по поддержанию в порядке бухгалтерского и управленческого учета может быть выполнена, только если все подразделения компании правильно обращаются с ними.

ЦКП отдела: полностью учтенные, что подтверждается точными и своевременными отчетами и проверками, и не утрачивающие своей ценности денежные и материальные активы.

Секция банковских счетов – отвечает за сохранность денег на банковских счетах, обеспечивает безопасность доступа к банковским счетам, проводит все банковские операции, организовывает перечисление денег, проводит сверки с банками.

В своей практике я неоднократно сталкивался с ситуацией, когда ключи и пароли к банковским счетам не менялись годами. Сменилось несколько бухгалтеров, которые осуществляли платежи, но никто не задумался над тем, чтобы сменить пароли. Доверие к людям – хорошее качество, но, как показывает опыт, в отношении денег лучше быть недоверчивым, чем разочарованным.