Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Часто главным бухгалтером в компаниях называют руководителя бухгалтерии, который управляет другими бухгалтерами и отвечает за отчетность. Но даже в соответствии с положениями о бухгалтерском учете, принятыми в странах СНГ, главный бухгалтер – это человек, в обязанности которого входит не только непосредственно ведение бухгалтерского учета, но и выбор методов этого учета, организация всех процессов, связанных с учетом на предприятии. Можно сказать, что и с точки зрения законодательства, и с точки зрения оргсхемы главный бухгалтер – это руководитель отдела Учета. Хотя я встречал несколько компаний, где фактически главный бухгалтер с успехом выполнял функции руководителя Финансового отделения.

Конечно, можно возразить, что законодательство требует, чтобы главный бухгалтер находился в непосредственном подчинении высшего руководителя компании, и действительно, в некоторых постсоветских странах есть такая норма. Могу лишь с уверенностью сказать, что люди, которые это придумали, не разбирались в оргсхеме, что подтверждается их низким уровнем организованности и результатов. Не думаю, что имеет смысл давать возможность таким людям влиять на структуру и командные линии вашей компании.

ЦКП Финансового отделения:сохраненные, учтенные и не утрачивающие своей ценности денежные и материальные активы.

Признаки того, что отделение не производит свои продукты:

1. Есть просроченная дебиторская задолженность.

2. Нет актуальных данных о себестоимости и маржинальной прибыли.

3. Нет полноценного и актуального учета.

4. Отчеты руководителям не формируются своевременно или содержат ошибки.

5. Нет долгосрочного бюджета по доходам и расходам.

6. Счета кредиторов оплачиваются с задержками.

7. Задержки в выплате заработной платы.

8. Деньги, товары и имущество компании пропадают в результате небрежного обращения или злого умысла.

9. Имущество не учтено и не закреплено за ответственными сотрудниками.

10. При расчете себестоимости не учитывается реальный размер износа имущества.

11. Авралы в период подготовки налоговых и бухгалтерских отчетов.

12. Штрафы за нарушения от контролирующих органов.

Первоочередные действия по развитию отделения:

8-й отдел – составить долгосрочный бюджет, включающий планы по доходам и расходам всех подразделений.

7-й отдел – организовать хороший учет всей дебиторской задолженности, выработать действия по ее сбору.

8-й отдел – наладить еженедельный подсчет маржинальной прибыли и формирование отчетов для работы руководителей.

8-й отдел – произвести проверку счетов и цен, по которым осуществляются приобретения.

9-й отдел – провести учет имущества компании и инвентаризацию, установить нормы износа, назначить за каждый объект ответственных сотрудников.

9-й отдел – при необходимости упорядочить складской учет и учет использования материалов, добиться полного соответствия данных учета настоящему положению дел.

9-й отдел – добиться формирования еженедельных отчетов по себестоимости производимых продуктов.

8-й отдел – требовать предоставления всех необходимых руководителям данных для проведения еженедельного распределения средств.

Обычно это отделение не бывает самым слабым звеном в потоке производства, но тем не менее в этой области есть сложности с планированием производственных процессов, в основе которых лежит непонимание взаимосвязи между различными функциями, связанными с производством.

Для разработки оргсхемы четвертого отделения необходимо в первую очередь понять, какой именно продукт производит компания и каковы подпродукты. Какой бы продукт ни производился, его составляющими являются:

• планирование, предсказание деятельности;

• обеспечение производства всем необходимым;

• непосредственно производство.

Например, для того чтобы типография могла производить свой продукт, отдел Планирования и обеспечения должен:

• составить планы и техническую документацию на каждый заказ, сформировать общий план производства и задания на каждую смену;

• закупить все, что необходимо для выполнения этих планов;

• поддерживать работоспособность оборудования;

• обеспечить бесперебойное снабжение электроэнергией.

Если любой из этих подпродуктов отсутствует, страдает все производство, так как каждый из них необходим, а все они связаны в единый технологический процесс. Например, если нет хорошего плана производства, который учитывает точное время, когда будет производиться обслуживания оборудования, и сроки поставки нужных для этого материалов, производство не сможет выполнить план. Сбои в снабжении сделают невозможным проведение регламентного обслуживания оборудования и т. д. Подпродукты – это взаимосвязанная цепочка, их согласованное производство приводит к производству продуктов отдела.