Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

ЦКП секции: переданные на оплату счета, соответствующие установленным правилам оплаты и с оптимальными ценами.

Секция оплаты – оформляет документы для банковских платежей и выплат через кассу, отражает эти оплаты в учетной системе, сообщает внутренним заказчикам товаров и услуг о произведенной оплате.

ЦКП секции: своевременно и точно произведенные оплаты.

Иногда финансовые подразделения в отношении денег руководствуются принципом «всех впускать, никого не выпускать», считая, что чем медленнее и труднее сотрудникам компании будет расходовать деньги, тем больше их будет у компании. Это странная точка зрения, так как финансовый результат деятельности улучшается тогда, когда проводятся согласованные действия во всех отделениях, а для выполнения работы нужны ресурсы. Если финансисты тормозят оплаты, отделения не получают необходимые ресурсы, планы деятельности срываются, и, конечно, никакого повышения дохода ожидать не стоит. Если мы хотим, чтобы компания динамично развивалась, скорость в отношении расходов должна соответствовать скорости остальных подразделений. Поэтому идеальное положение дел – ни одна копейка не должна быть израсходована, если это не было одобрено или если по какой-то объективной причине эту оплату нельзя производить. Но если все правила соблюдены, расходы должны осуществляться без задержек.

Секция авансовых отчетов – оформляет авансовые выплаты, контролирует сроки отчетов по ним, проверяет отчеты по расходованию средств, отражает их в учете.

Во многих видах бизнеса возникает необходимость выдавать деньги «под отчет», когда понятна цель приобретения, суммы выделены на еженедельном распределении средств с некоторым запасом на возможные непредвиденные расходы. Например, сотрудник едет в командировку на служебном автомобиле, и желательно, чтобы у него были наличные, дабы в случае поломки осуществить на месте небольшой ремонт. Или снабженец вынужден приобретать какие-то товары на рынке, и невозможно заранее точно определить цену. В таких случаях обычно выдают сумму с запасом, но после приобретения необходимо получить подтверждающие документы и отчет, добиться, чтобы в кассу вернули остаток средств.

ЦКП секции: оплаты, выполненные из подотчетных средств, полностью соответствующие правилам компании.

Секция заработной платы – обеспечивает своевременные расчеты заработной платы, выплату налогов, сопровождающих выплаты заработной платы, организует получение заработной платы сотрудниками.

От того, насколько компания выполняет собственные обязательства перед сотрудниками, зависит их уровень уверенности и комфорта. Нет ничего глупее задержки заработной платы на несколько дней, причиной которой является неорганизованность. Обычно это приводит к тому, что руководителям компании и отделению Построения приходится тратить дополнительные усилия на улаживание недовольства, вместо того чтобы заниматься своей работой. Сотрудники и их желание работать являются самым главным ресурсом компании, и хорошее состояние обмена с ними значительно влияет на результаты.

ЦКП секции: вовремя и полностью выплаченная заработная плата.

ОТДЕЛ УЧЕТА (9)

Цель отдела – обеспечить сохранность и рост ценности активов компании – денежных, материальных и нематериальных.

На первый взгляд это может показаться странным – ставить подразделению, большая часть деятельности которого связана с бухгалтерским учетом, задачу сохранять и приумножать активы компании. Но задумайтесь, какова истинная цель бухгалтерского учета? Принятые на государственном уровне Положения о бухгалтерском учете утверждают, что целью бухгалтерского учета является отражение хозяйственной деятельности предприятия и формирование отчетов руководителям, которые на основе этих отчетов смогут принимать управленческие решения. Полностью согласен с этим, но с моей точки зрения это только часть дела. Учет как таковой не может быть самоцелью, учет – это лишь инструмент для достижения каких-то целей.

Например, в отделе Продаж тоже есть учет взаимоотношений с клиентами, и в хорошо организованных подразделениях продаж он не менее точен, чем бухгалтерский. В специальную программу вносят данные о том, с какими вопросами обращался клиент, какие действия в отношении него были произведены, какие результаты получены, каковы планы в дальнейшем насчет этого клиента. И отдел Продаж ведет этот учет не ради того, чтобы получить количественные отчеты, и не для того, чтобы просто накапливать данные для отдела Продвижения. Нет, они это делают только по одной причине – им необходимо обеспечить контроль над взаимоотношениями с клиентами и, в конечном итоге, контроль над доходом. На производстве также есть учет проделанных операций, учет полуфабрикатов, учет выполнения производственных заданий, учет рабочего времени. Целью такого учета является контроль производственных процессов и, в конце концов, производство продукции.