Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Кроме того, как оказалось, продавцы, которые работают с клиентами, особенно с постоянными, очень плохо собирают дебиторку. Зачастую они просто боятся давить на клиента, чтобы добиться оплаты, и попадают в своеобразную ловушку – клиент не платит денег, так как никто настойчиво не требует оплаты, а поскольку он должен компании, то не размещает новые заказы. Опыт говорит, что во многих видах бизнеса гораздо лучше собирают дебиторку сотрудники Финансового отделения: они общаются напрямую с финансовым подразделением клиента и без всякой «лирики» требуют произвести оплату, если, конечно, для этих требований есть основания.

Еще одно наблюдение: в области сбора дебиторки есть определенная технология, которая заключается в том, что, во-первых, клиенту напоминают о необходимости оплаты заблаговременно, и во-вторых, в случае отсутствия таковой степень воздействия повышается. Например:

•

за три дня до срока оплаты счета напомнить по телефону;

•

в день оплаты уточнить по телефону данные о платеже;

•

если оплата не была сделана, отправить официальное письмо с просьбой оплатить в течение трех дней и указанием возможных санкций;

•

если оплаты через три дня нет, отослать официальное письмо с указанием размера штрафных санкций за несвоевременную оплату и просьбой оплатить в течение трех дней;

•

если все же оплата не произведена, направить официальную претензию с уведомлением о том, что в случае отсутствия оплаты до определенной даты дело будет передано в суд;

•

если оплаты нет, передать документы юристу для начала судебного делопроизводства.

Для того чтобы такая технология работала, необходимо очень точно, как часы, выполнять эту последовательность по каждому отдельному счету каждого клиента независимо от суммы или отношений с клиентом. Если компания использует такой подход, платежная дисциплина будет очень высокой. Возможно, кто-то из клиентов скажет, что это слишком жестко. Но нужны ли вам клиенты, которые не платят вовремя? Конечно, если вы поручите сбор дебиторки продавцам, их стремление поддерживать хорошие отношения с клиентами не позволит применить такие методы и технология работать не будет. Да, забота о клиентах – это очень важно. Но какой смысл беспокоиться о клиенте, который вам не платит? Интересно также, что такая забота всегда осуществляется за счет клиентов, которые платят исправно. Согласитесь, это несправедливо: за счет клиентов, которые выполняют свои обязательства, оплачивать потери рабочего времени и накладные расходы на сбор денег с тех, кто платить не хочет.

Секция внутренних сборов – ведет учет задолженности сотрудников перед компанией, согласовывает графики выплат, взаимодействует с секцией выплаты заработной платы из отдела Расходов (8), чтобы графики выплат выполнялись.

ЦКП секции: собранные внутри компании средства.

Бывает так, что сотрудники портят имущество компании, за которое несут ответственность: потерял ноутбук во время отпуска или испортил какое-то оборудование. Во многих компаниях принята практика, что обучение, которое проходит сотрудник, например обучение иностранным языкам или курсы по менеджменту, оплачивает компания, но какую-то часть стоимости из своей заработной платы вносит сам сотрудник. Либо сотрудник получает возвратную ссуду в связи с каким-то событием в своей жизни, а потом постепенно возвращает деньги компании. Кто-то должен вести учет всех этих обязательств и добиваться их выполнения.

Секция сбора комиссионных – ведет учет всех комиссионных, которые другие организации должны компании, выставляет счета и добивается, чтобы выплаты производились своевременно.

ЦКП секции: своевременно полученные комиссионные.

Практически в любой компании возникают ситуации, когда постоянному клиенту требуются какие-то продукты, которые компания не предоставляет. Обычно в таком случае клиенту рекомендуют какую-то проверенную партнерскую компанию и направляют его туда. Вполне логично организовать это таким образом, чтобы получать соответствующее вознаграждение. Конечно, не во всех видах бизнеса бывает такой источник дохода, но если он есть или существует возможность создать такой доход, кто-то должен отвечать за учет, сверки и получение выплат. Даже если это незначительные суммы, поддержание равноценного обмена будет только содействовать укреплению такого сотрудничества. Например, в компанию по установке окон часто обращаются клиенты, которым, кроме того, необходимо установить двери или сделать небольшой ремонт. Продающий персонал, не затрачивая особых усилий, может, кроме приема заказа на окна, направить клиента к партнерам, а секция сбора комиссионных получит процент от заказа.