Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Часто возникает вопрос: почему отделение Распространения на оргсхеме ближе к началу потока, чем Техническое? Ведь для того, чтобы что-то продать, необходимо сначала его произвести или закупить. Это не совсем так, дело в том, что цикл «производство – продажа» начинается с того, что следует определить, какой продукт и в каком количестве мы будем продавать. Даже в торговой компании, которая, например, продает спортивные товары, сначала проводятся исследования спроса, каналов и способов продажи, продумывают способы продвижения. Прежде чем тратить деньги на закупку товара или в производственной компании на оснащение производства и обеспечение его материалами, нужно понять, каким клиентам и сколько мы сможем этого товара продать.

Поэтому, прежде чем начнет действовать Техническое отделение, должна быть проведена большая работа отделением Распространения. И если рассмотреть цикл планирования деятельности, он будет начинаться с составления планов в отношении того, сколько потенциальных клиентов и какими способами можно привлечь, затем должна быть спланирована деятельность по продажам, чтобы определить, какой объем продаж привлеченным клиентам компания способна предоставить и какой доход можно получить. Далее планы проходят через Финансовое отделение, где их сопоставляют с имеющимися оборотными средствами, так как этот план нужно будет обеспечить финансами, а потом Техническое отделение должно на основе этих данных составить план, как обеспечить компанию достаточным количеством товара.

Это может показаться необычным, так как в торговых компаниях распространена практика, когда Техническое отделение, которое отвечает за обеспечение товаром, решает, сколько, какого товара и когда закупать. При этом решение принимается, как правило, на основе истории продаж, что само по себе приводит к ошибкам. Вот реальная история, которая произошла в одной из торговых компаний национального масштаба. Коммерческая служба сделала анализ и обнаружила, что конкуренты выгодно закупили и готовят большую акцию по продаже ЖК-телевизоров определенной диагонали по очень хорошей цене. На складе компании были слишком большие запасы таких телевизоров, и существовал большой риск, что после начала акции конкурентами эти запасы превратятся в неликвиды. Была срочно продумана акция, направленная на то, чтобы избавиться от этого запаса и освободить оборотные средства для закупки более конкурентоспособного товара. Продвижение и продажи выполнили задуманное и уже пили шампанское, когда узнали, что на склад поступила еще одна партия телевизоров, от которых они с большими усилиями только что избавились. Просто закупщики, обрадовавшись, что этот товар так хорошо продается, закупили его еще.

Планирование сбыта должно осуществлять отделение Распространения, так как за планирование производства определенного ЦКП всегда отвечает именно то подразделение, которое его производит. Ответственность за продукт подразумевает, что предсказывает и планирует объем производства всегда тот, кто будет его производить. Поэтому естественная последовательность – сначала отделение Распространения планирует, сколько и когда будет продано, а Техническое отделение планирует, как добыть необходимый товар вовремя и в нужном количестве, используя имеющиеся ресурсы. Конечно, может случиться, что запланированное добыть или изготовить невозможно, тогда придется снова вернуться к планированию распространения.

Можно даже сказать, что между отделениями должен существовать некоторый конфликт интересов, чтобы компания развивалась. Отделению Распространения следует запланировать настолько большие продажи продукта, чтобы Техническому отделению пришлось максимально использовать оборотные средства и «насухо выжать» поставщиков для обеспечения поставок или производства. В свою очередь, успешно выполняя план по поставкам, Техническое отделение должно требовать больших планов по реализации от отделения Распространения.

У такого «конфликта интересов» есть еще одна сторона: в небольших торговых компаниях часто встречается ситуация, когда исторически и продажи и закупка товара находятся в руках одного человека и при внедрении оргсхемы он пытается сохранить такое положение дел. Обычно хорошее решение – поставить его руководителем отделения Распространения, а Техническое отделение передать другому руководителю, так как для планирования сбыта требуются очень хорошее понимание рынка и опыт, и, как правило, этому сложнее научить, чем планированию закупок или производства.