Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Доклад-уведомление – это письменное сообщение об определенном факте, который мешает работе, с указанием того, в чем заключаются негативные последствия. Обратите внимание, что доклады могут быть только письменными, так как, излагая недовольство письменно, человеку гораздо легче изложить только факты, оставив эмоции в стороне. Для того чтобы это сообщение было инструментом, в нем должны быть факты, а не мнения и эмоции. Доклад-уведомление пишут тогда, когда известно, кто именно причинил разрушение. Это может быть в случае, если кто-то сломал оборудование, неправильно использует оборудование или имущество компании, если кто-то крадет или портит материалы или имущество, нарушает принятую политику, создает проблемы для работы других или другим способом вредит деятельности.

Такой доклад пишут в двух экземплярах, один из них направляется начальнику отдела Инспекций и докладов, второй – сотруднику, на которого написан доклад. Экземпляр, который направляют сотруднику, обязательно идет по маршруту: сотрудник, написавший доклад, его непосредственный руководитель, непосредственный руководитель получателя, сам получатель. Например, секция составления смет в соответствии с установленными нормами должна предоставить подготовленную для заказчика смету продавцу в течение двух рабочих дней. Продавец уже не первый раз получает смету с опозданием и вынужден тратить дополнительные силы, чтобы улаживать потенциального клиента, кроме того, время от времени эти задержки приводят к тому, что клиенты уходят к конкурентам. Он пишет доклад на сметчика, второй экземпляр которого направляет через начальника отдела Продаж, который, проверив доклад, отправляет его начальнику отдела Составления смет, а тот – сметчику.

Смысл такого маршрута в том, чтобы, во-первых, проинформировать руководителей, что нечто разрушительное происходит в их области ответственности. Во-вторых, чтобы они могли обеспечить защиту своих подчиненных от ошибок и ложных докладов. Любой руководитель отвечает за уровень производства и боевой дух своих подчиненных, поэтому у него должна быть возможность увидеть доклад до того, как тот будет получен его подчиненным.

Если доклад был верным, обычно сам получатель просто приводит дела в порядок. Большинство людей, работающих в компаниях, заинтересованы в том, чтобы создавать хорошие результаты. Только когда получатель докладов не исправляет свою деятельность и продолжает совершать разрушительные действия, требуется вмешательство начальника отдела Инспекций и докладов.

Может возникнуть ощущение, что использование докладов будет «нагнетать обстановку» и разрушать сотрудничество, но это может произойти лишь в том случае, если система докладов используется неправильно. По-настоящему разрушает сотрудничество то, что сотрудник, не согласный или расстроенный разрушительными действиями другого, не может на это повлиять. Тогда вместо того, чтобы уладить это, используя механизм докладов, он будет просто носить это недовольство в себе, обычно распространяя его в своем окружении и подрывая таким образом боевой дух.

Чтобы группа была настоящей командой, ее члены должны иметь возможность сообщать не только о победах, они должны иметь возможность сообщать и о том, с чем не согласны, и конструктивно влиять на это. Если сотрудник действительно хочет нести ответственность за свою деятельность и результаты, то вместо того, чтобы выпускать пар в курилке, он постарается действительно добиться результата. Подход «это не мое дело» не имеет ничего общего с командной работой. Это хороший инструмент, но хочу вас предостеречь: не пытайтесь использовать этот инструмент до тех пор, пока в компании не появится хорошая оргсхема и проверенные на практике статистики у каждого из сотрудников компании. Если нет разумной и беспристрастной системы измерения результатов, на основе которой можно будет оценить деятельность сотрудника, доклады использовать нельзя.

К сожалению, попытки использовать доклады там, где нет хорошо организованной деятельности, зачастую приводят к тому, что в первую очередь их начинают писать те, кто хочет отвлечь внимание руководителей от собственных низких результатов или даже нанести вред самым производительным. В такой ситуации можно получить обратный эффект – производительных сотрудников будут заваливать докладами, отвлекать от работы, разрушать желание сотрудничать. Необходимо помнить, что целью деятельности отдела Инспекций и докладов является повышение производства, поддержание желания людей делать свою работу, сотрудничать с другими. Если использование докладов создает у продуктивных сотрудников ощущение угрозы деятельности, значит, они используются неправильно.