Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

ЦКП секции: быстро и точно направленные входящие и исходящие почтовые отправления.

Секция письменной коммуникации – обеспечивает порядок в письменной коммуникации, наличие стандартных бланков, осуществляет копирование документов.

К письменной коммуникации относится и электронная почта, и обмен обычными бумажными документами, в отличие от устного общения сотрудников по телефону или во время совещаний. Когда сотрудники компании, чтобы передать друг другу информацию, вынуждены физически встречаться или разговаривать по телефону, они отвлекаются от выполнения работы и теряют рабочее время.

Представьте себе, что несколько раз в течение часа кто-то будет подходить к вам, чтобы что-то сообщить или запросить какие-то данные. Каждый раз вы будете отвлекаться от своих дел, и на выполнение работы понадобится как минимум в два раза больше времени. Качество устного общения таково, что люди теряют большую часть информации: забывают, не понимают и пропускают это непонимание. Результатом является неисполнение, необходимость переделок, авралы. Система быстрого потока не может работать без использования письменного общения.

Несмотря на то что большая часть коммуникации в современной компании осуществляется в электронном виде, существует потребность и в обмене обычными бумажными документами. Во-первых, не у всех сотрудников компании рабочие места оборудованы компьютерами: есть рабочие Технического отделения, курьеры и т. п. Во-вторых, по сей день в работе используется довольно много бумажных документов: первичные бухгалтерские документы, всевозможные письма и буклеты, чертежи и графики, приказы и политика. Для того чтобы работала система быстрого потока, у каждого без исключения сотрудника компании должна быть возможность направлять частицы по коммуникационным линиям.

Для передачи бумажных посланий в компании устанавливают Коммуникационный центр – шкаф, в котором есть ячейка для каждого из сотрудников компании, куда попадают все послания, направленные определенному человеку. Если компания большая, таких Коммуникационных центров обычно несколько, и эта секция осуществляет перемещение документов из одного в другой. Каждый сотрудник как минимум пару раз в день достает из своей ячейки все документы и относит их на свой рабочий стол.

На рабочем столе у каждого стоят три корзины:

• верхняя – «входящие»: для всех новых документов;

• средняя – «отложенные»: для тех, работа с которыми уже начата, но не завершена;

• нижняя – «исходящие»: для исходящих посланий, которые еще не отнесли в Коммуникационный центр.

Все необработанные документы должны находиться в корзине «входящие» в порядке поступления, старые лежат вверху стопки, новые – внизу. Как только сотрудник взял в руки первый документ из корзины «входящие», он должен его обработать и в зависимости от того, что это за документ, либо поместить в какую-то архивную папку, либо выбросить, либо прямо на нем написать ответ и поместить в корзину «исходящие». Если по какой-то причине обработать документ сразу невозможно, например необходимо собрать данные или провести еще какую-то работу, его помещают в корзину «отложенные». В «отложенных» в результате собираются начатые, но незаконченные дела, сотрудник видит их и не забудет их завершить.

Точно такой же подход следует использовать и при работе с электронной почтой, в этом случае в папке «входящие» будут находиться только новые послания, которые не были прочитаны. Придется создать папку «отложенные» с тем же назначением, что и у соответствующей корзины на рабочем столе, а в «исходящих» нет нужды, так как в электронной почте письма автоматически уходят получателю.

Интересно, что настолько простой инструмент, как система из трех корзин на рабочих столах и Коммуникационного центра, описанный в статьях [38]Л. Рона Хаббарда, позволяет сотруднику этой секции прекрасно контролировать движение бумажных документов. Если какая-то из ячеек Коммуникационного центра либо корзина «входящие» или «отложенные» на рабочем столе сотрудника завалены документами, значит, в этом месте оргсхемы останавливается поток частиц. В этом случае необходимо сделать инспекцию, чтобы выявить, почему это происходит, и исправить ситуацию.

Электронную почту можно также контролировать, даже не используя специальное программное обеспечение. Достаточно при проведении инспекции коммуникационных корзин попросить сотрудника открыть его электронную почту, чтобы получить представление о том, насколько он хорошо справляется с потоком частиц.