Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

В обязанности секции входит также сглаживание шероховатостей на этих линиях: предложить ожидающему приема посетителю чай и журналы, извиниться по телефону за то, что невозможно к кому-то дозвониться, а затем найти нужного сотрудника или того, кто его может заменить, и добиться, чтобы посетитель был принят или человеку перезвонили. Результат такого сглаживания – это улаживание негативных эмоций, возникающих при сбоях в коммуникации, и, конечно, правильное направление частицы.

Еще одна из важных функций, которая может быть даже вынесена в отдельную секцию, – это поддержание системы указателей и табличек (это таблички на дверях кабинетов, указатели направления в помещениях и на территории компании). Их необходимо создавать, ремонтировать, поддерживать привлекательный вид и обновлять. От того, насколько легко посетители и сотрудники будут находить нужные им помещения и предметы, также зависит скорость движения частиц.

ЦКП секции: принятые, быстро и гладко направленные к нужным сотрудникам звонки и посетители.

Секция обеспечения рабочих мест – создает с точки зрения скорости движения частиц правильно расположенные и оборудованные всем необходимым рабочие места для сотрудников, совершенствует и доукомплектовывает эти места, обеспечивает их всем необходимым.

Если этой функции не будет на оргсхеме, руководитель каждого из подразделений будет самостоятельно определять, где размещать рабочее место сотрудника, чем и как его оснащать.

Это приводит к тому, что зачастую рабочее место создают уже после того, как сотрудник нанят на работу, что само по себе усложняет задачу по найму. И, кроме того, приводит к потере некоторого рабочего времени этого сотрудника, так как он вынужден не выполнять свои обязанности, а «добывать винтовку в бою». Обратите внимание: когда вы нанимаете на работу хорошего профессионала, он, как правило, просит показать будущее рабочее место. И даже само наличие готового рабочего места повышает его желание работать у вас в компании. Продуктивные люди не любят терять время зря.

Еще один момент: в компании обычно существуют стандарты относительно того, какие столы, стулья и прочее оборудование должно быть использовано. Затраты труда сокращаются, если всем этим занимается один человек, который уже прекрасно знает, где что необходимо заказать и как это установить.

Часто рабочие места размещают не так, как удобно с точки зрения процессов компании, а так, как удобно сотруднику или руководителю подразделения. Как-то мне пришлось в качестве клиента побывать в бухгалтерии одной из компаний, пробираясь через лабиринт из рабочих столов и протискиваясь мимо других посетителей. Я понял, что столы в этом помещении расставляли сами работники так, как им было комфортнее. Вместо того чтобы, во-первых, было удобно клиентам, во-вторых, руководитель, зайдя в помещение, сразу мог увидеть, кто чем занимается, они расположили столы так, чтобы создать небольшие уютные пространства для себя и чтобы никто толком не видел, что они делают. Это точно не способствует ускорению процессов компании, а только затрудняет работу.

Снабжение сотрудников необходимыми им канцтоварами также производит эта секция.

ЦКП секции: привлекательные, хорошо оборудованные и обеспеченные всем необходимым рабочие места, расположение которых повышает скорость движения частиц в компании.

Секция почтовых отправлений – ежедневно принимает почту и посылки и передает их получателям, отправляет письма и посылки через почту и службы доставки.

Неоднократно наблюдал такую картину в компаниях: время от времени кто-то из сотрудников пытается придумать, как ему упаковать и отправить рекламный буклет или образцы продукции в другой город. Он теряет свое рабочее время и отвлекает других от работы, да и не факт, что в результате найдет эффективный способ доставки.

Сотрудник компании не должен задумываться над тем, каким образом ему отправить документы или образцы в другой конец страны. Его задача – передать содержимое посылки, бандероли или письма в эту секцию, указав адрес получателя, его телефон и степень срочности. А работник, отвечающий за эту секцию, должен сам определить, каким образом отправить: правильно оформить конверты или пакеты, правильно упаковать и добиться, чтобы отправление было доставлено по назначению. И, конечно, сообщить отправителю, что отправление доставлено.

Эта секция также отвечает за то, чтобы у компании были действующие почтовые адреса, чтобы эти адреса правильно указывались во всех информационных материалах компании и при необходимости эта информация обновлялась.