Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Когда впервые я внедрил организующую схему, на моем рабочем месте появились отдельные папки для должности владельца, директора, продавца по работе с особо важными клиентами, специалиста по улаживанию недовольных клиентов. Благодаря этому я лучше начал планировать свою работу и даже делать ее, точно осознавая в каждый момент времени, функции какой должности я сейчас выполняю. Кроме того, это помогло мне со временем избавиться сначала от должности продавца, затем от работы по улаживанию клиентов, а со временем – и от работы директора. Для того чтобы передать кому-то часть своей работы, первый шаг – создать хорошее описание данной функции, тогда будет несложно передать ее и добиться, чтобы после этого не было снижения результатов.

Особенно заметна проблема смешивания функций, когда совладелец компании выполняет работу других должностей – руководителя, специалиста. Как совладелец, он имеет определенные функции в 21-м отделе и находится на командной линии выше директора, а как специалист – подчиняется директору и, возможно, кому-то из руководителей и должен выполнять их распоряжения. Если он не умеет переключаться между деятельностью совладельца и специалиста, он будет разрушать командные линии директора и создавать хаос. И если таких соучредителей несколько, в компании не будет хорошего управления до тех пор, пока они не научатся действовать согласно функциям должности, обязанности которой выполняют в определенный момент.

Даже у секретаря приемной небольшой компании обычно несколько совершенно разных функций: он и секретарь, и ассистент руководителя, и специалист по кадровому учету. И если у него нет отдельной должностной папки на каждую из основных функций и он не осознает каждую из них отдельно, ему может даже в голову не прийти, что, когда он идет готовить кофе для руководителя, он обязан на это время передать свою должность секретаря приемной кому-то. Если он так не сделает, телефонные звонки будут пропущены, посетители в недоумении будут бродить по коридорам компании, пытаясь найти нужного сотрудника.

Начальник отдела Продаж в большинстве компаний имеет две совершенно разные функции: одна функция – продавца, вторая – руководителя. Это две должности с совершенно разным набором обязанностей, с разными ежедневными действиями и ЦКП, и должностные папки для них будут содержать разные документы. Не осознавая этого, начальник будет концентрироваться на чем-то одном, что ему более знакомо, как правило, это продажи. В итоге все остальные продавцы будут работать менее эффективно, и это скажется на результате. Скорее всего, у него не будет даже интереса к тому, чтобы стать компетентным руководителем, он будет прятаться за работу продавца, жаловаться на перегрузку, а должность начальника отдела Продаж окажется просто брошенной.

Пусть вас не пугает, что сотрудники имеют несколько должностных папок, это хороший инструмент. Более подробно использование должностных папок описано в статье «Шляпы» [36]Л. Рона Хаббарда, в которой словом «шляпа», в частности, называется папка с политиками, относящимися к должности.

Естественно, в процессе развития компании создается много новых регламентирующих документов, любые изменения в оргсхеме и бизнес-процессах требуют разработки новых политик, копии этих документов сотрудник секции помещает в должностные папки сотрудников.

ЦКП секции: содержащие все политики должностные папки.

Секция найма – рекламирует работу в компании, отбирает кандидатов, интервьюирует и тестирует, проводит через испытательный срок и передает в секцию введения в должность. Важно понимать, что, если в компании ведется найм топ-менеджеров или ключевых специалистов, то Отделение построения ведет только оперативную деятельность по размещению объявлений, обработке заявок и т. д. Проведение собеседований, принятие решения о взятии на работу, постановка на пост проводится в 21 офисе. При этом найм высших руководителей относится к функциям Службы построения в 21 офисе.

Для того чтобы привлечь в компанию способных сотрудников, сегодня нужны немалые усилия, привлечь подходящего кандидата не так уж просто. С этой целью объявления размещают на специализированных сайтах, для определенных специальностей – расклеивают на досках объявлений в рабочих районах, размещают в газетах. Один из очень успешных каналов для привлечения новых сотрудников, о котором почему-то забывают, – это персонал самой компании, ее клиенты и партнеры. Как показывает мой опыт, этот канал дает наиболее подходящих кандидатов. Поэтому в первую очередь объявления о найме стоит разместить в самой компании. Вполне возможно, что мимо ваших дверей каждый день проходят подходящие люди, которые хотели бы работать у вас.