Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Секция скорости потока частиц – поддерживает оргсхему в соответствии с настоящим положением дел, наблюдает за движением частиц в компании, совершенствует оргсхему и маршруты движения частиц.

Для успешной работы системы быстрого потока необходимо, чтобы организующая схема компании не просто была вывешена в доступном для сотрудников месте, на ней следует правильно указать имена сотрудников, отвечающих за все функции. Даже если в компании работает десяток сотрудников, время от времени происходят изменения в распределении функций, а если компания большая – такие изменения будут практически каждый день.

Кроме того, даже если у вас в компании есть профессионально разработанная оргсхема, в процессе развития компании будут обнаруживаться функции, необходимые для деятельности, которых пока нет на оргсхеме. Новые производственные технологии, новые каналы и способы продвижения требуют доработки орсгхемы. Следует своевременно распознавать необходимость этих дополнений и вносить их в оргсхему.

Для того чтобы ускорить движение частиц по стандартным маршрутам, необходимо совершенствовать имеющиеся и разрабатывать новые направляющие формы – еще один из инструментов, описанный Л. Роном Хаббардом [34]. Направляющая форма – это бланк, в котором в правильной последовательности перечислены должности ответственных за выполнение определенных действий с частицей и указаны основные действия, которые следует выполнить. Например, при приеме на работу или увольнении есть определенная последовательность действий, правильное выполнение которых дает нужный результат. Обычно невыполнение какого-то одного действия приводит к возникновению большого количества дополнительной работы.

Например, когда вы принимаете на работу нового сотрудника, вам необходимо выполнить некоторую последовательность действий.

Секретарю приемной:

1. Поприветствовать и кратко рассказать о процедуре найма.

2. Дать прочитать краткие данные о компании и условиях работы.

3. Сообщить ответственному за найм.

4. Дать претенденту заполнить анкету и необходимые тесты.

5. Направить к ответственному за найм на интервью.

Ответственному за найм:

1. Провести интервью, чтобы выявить соответствие требованиям.

2. Получить контактные данные тех, кто может дать рекомендацию.

3. Проверить рекомендации.

4. Направить на собеседование с будущим руководителем.

Руководителю:

1. Выяснить уровень квалификации и так далее…

Не буду утверждать, что это единственный работающий вариант последовательности действий при найме. Но давайте разберемся, что произойдет, если секретарь приемной, у которого, конечно, всегда много дел, не выполнит, например, второй пункт. В результате ответственному за найм или еще кому-то придется тратить время на то, чтобы устно ознакомить кандидата с условиями работы. Скорее всего, он что-то упустит в своем рассказе, будет потеряно зря рабочее время, а отсутствие необходимой информации у нового сотрудника создаст непонимание и недовольство, которые скажутся на его результативности и которые также придется улаживать руководителям. Если секретарь забудет выполнить четвертый пункт, потери времени будут еще больше. Если ответственный за найм, желая как можно быстрее закрыть вакансию, пропустит второй и третий пункты, последствия могут оказаться катастрофическими.

В одной из моих компаний использовалась система найма, которая предусматривала обязательную проверку рекомендаций, а если рекомендаций не было – просто проверку предыдущих мест работы. Для этого нужно было позвонить бывшему работодателю и задать определенный, очень точно разработанный набор вопросов, чтобы выявить, насколько правдивые данные указаны в резюме и насколько честно человек отвечал на вопросы интервью. Эту технологию начали использовать еще до того, как появилась оргсхема и направляющие формы, а последовательность действий при найме была просто описана в должностной инструкции специалиста.

Однажды мы обнаружили, что на производстве из раздевалок сотрудников начали пропадать деньги и мобильные телефоны. Как оказалось, ответственный за найм, несмотря на описанные инструкции, посчитал, что при найме рядовых рабочих можно пропустить два пункта, связанные с проверкой предыдущих мест работы. Когда кража повторилась и данные о случившемся дошли до уровня директора, я потребовал, чтобы ответственный за найм проверил предыдущие места работы всех, кто был нанят в течение последнего месяца. Бывший руководитель одного из недавно нанятых сотрудников рассказал, что, когда тот у них работал, у них пропадали вещи. За руку его не поймали, но после его увольнения пропажи прекратились. Конечно, этого человека немедленно уволили из компании, и кражи прекратились. Но из-за того, что были пропущены два шага в установленной последовательности найма, высшие руководители компании потратили на решение этого вопроса свое время, специалист по найму потратил свое время, вакансия осталась не закрытой, а руководители производства были вынуждены тратить силы и время на улаживание недовольных кражами рабочих. Кроме того, был нанесен вред имиджу компании, снизился боевой дух, так как сотрудники начали относиться друг к другу с недоверием. Очевидно, что данная ошибка, возникшая из-за невыполнения двух пунктов в описанной последовательности действий специалиста по найму, обошлась компании слишком дорого.