Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Когда начали разбирать ситуацию, оказалось, что ни у кого в компании не было функции получать в установленный срок макет. В результате были внесены дополнения в оргсхему и разработана направляющая форма, которая не позволяет пропустить этот и другие важные моменты.

Если вы очень внимательно понаблюдаете, чем заняты сотрудники компаний, то обнаружите, что значительную часть рабочего времени они тратят на доработку того, что не было изначально сделано правильно, на исправление своих или чужих ошибок. Использование направляющих форм дает возможность свести к нулю такую лишнюю работу. Конечно, направляющие формы не появятся сразу для всех процессов компании, их разрабатывают постепенно. Особенно важно применять их в небольшой компании, где сотрудникам приходится выполнять множество разных функций. Если большая часть частиц для обработки будет сопровождаться направляющими формами, выполнять работу станет легче.

ЦКП секции: высокая скорость потока частиц в компании.

Секция должностных папок – составляет описание должностей, хранит архив всех политик и инструкций, формирует должностные папки, дополняет их новыми документами.

Очевидно, что невозможно полноценно описать обязанности любой должности компании так, чтобы не пришлось изменять и дополнять это описание. Компания растет, появляются новые правила, новые инструкции, обязательные для исполнения, этот процесс бесконечен. Подход «давайте напишем полноценную должностную инструкцию» не приводит к хорошим результатам в развивающейся компании, потому что, во-первых, потратив кучу времени на описание отдельной должности, уже через месяц обнаружат, что необходимо менять или как минимум дополнять такое описание. Во-вторых, описания должностей приносят компании ощутимую пользу, только если они есть для всех должностей. Нет никакого смысла разрабатывать идеальные инструкции для одной должности, пока для остальных не имеется даже краткого описания функций.

В любой компании существует некоторое количество политик [35] Политика – регламентирующий документ, который устанавливает правило, действующее с момента публикации политики до момента ее официальной отмены. Политика бессрочна. Пример политики – правила внешнего вида. : приказы, инструкции, регламенты, описания методик. Поэтому первое, что необходимо сделать для того, чтобы появились должностные папки, – это выдать сотрудникам обычные папки-регистраторы на каждую должность, написать на них название должности и сразу же поместить в эти папки копии всех существующих политик, регламентирующих работу данной должности. Например, копия политики по скидкам должна быть в папке руководителя отделения Распространения, начальника отдела Продаж и, конечно, в папке продавца.

Следующий шаг – поместить в каждую папку документ, в котором указано название должности, краткий перечень обязанностей и ЦКП. Даже если сделаны только два этих шага, у вас уже появятся должностные папки, которые сотрудники могут изучить и применять в своей работе и которые можно использовать для введения в должность.

Только после этого следует заняться дополнением таких папок недостающими политиками и инструкциями.

Кроме того, удобно иметь два разных вида папок:

• «папку сотрудника» – для политик, которые относятся к любому сотруднику независимо от должности;

• «папку должности», например «папку продавца», – для политик, которые относятся к определенной должности.

В небольшой компании, где сотрудникам приходится выполнять обязанности нескольких должностей, возможно, у некоторых будет одна папка сотрудника и несколько должностных папок. Это имеет смысл, особенно если планируется со временем расширение и передача функций какой-то из должностей отдельному работнику.

Очень часто сотрудник даже не понимает, что выполняет функции нескольких должностей, хотя для небольшой компании это вполне нормально. Но, не осознавая этого, он отдает предпочтение какой-то одной функции, а остальные остаются без внимания. Если у него на рабочем месте физически присутствуют несколько отдельных должностных папок, это создает больше понимания и направляет его внимание на выполнение работы по каждой из них. Это не означает, что сотрудник должен быть перегружен и работать за троих, многие функции требуют только части его рабочего времени. Если он ясно понимает, что его обязанность – выполнять несколько разных функций, это повышает его организованность и эффективность.