Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

• точно сформулировать самые крупные цели;

• создать планы, отражающие основную идею достижения этих целей;

• на основе планов создать программы, последовательность точных задач, выполнение которых приведет к выполнению планов;

• назначить ответственных и взять под контроль исполнение.

19-й отдел – организовать работу советов руководителей – Рекомендательного и Исполнительного. Для небольшой компании, где одни и те же люди выполняют функции заместителей директора и руководят отделениями, стоит начать с организации одного совета – Рекомендательного. В первую очередь нужно добиться, чтобы совет еженедельно:

• анализировал и контролировал ход выполнения планов;

• согласовывал планы деятельности каждого отделения;

• планировал доход и прибыль компании.

20-й отдел – навести порядок в основных юридических вопросах, чтобы устранить самые большие угрозы для деятельности компании:

• разработать хорошие формы договоров с клиентами;

• заключить договоры с сотрудниками;

• создать и заключить специальные договоры с материально ответственными лицами.

20-й отдел – привести в порядок вопросы безопасности, для этого разработать и внедрить правила политики:

• для использования паролей и кодов;

• для доступа в помещения, использования ключей.

21-й отдел – наладить учет и финансовое планирование.

В книге «Обязанности владельца компании» довольно подробно описано, как выполнить первые пункты этой последовательности.

Часто при разработке оргсхемы возникает вопрос, нужно ли в небольшой компании создавать должности заместителей директора. По ссылке orgboard.visotsky.com.ru вы можете скачать материал, в котором есть подробный ответ на этот вопрос.

Это отделение строит организацию, наблюдает за потоками движения частиц в ней, определяет, где требуется наладить движение частиц или увеличить производство, нанимает сотрудников, проводит с ними первоначальное обучение, обеспечивает их всем необходимым для работы и средствами коммуникации, добивается, чтобы они производили свои продукты.

Посмотрите на самые распространенные проблемы, связанные с персоналом: найм сотрудников, введение в должность, уровень квалификации новых сотрудников, справедливая оценка результатов работы, несогласованность действий подразделений, перегруженность руководителей. Если с ростом компании проблемы только усиливаются, это показатели отсутствия функций отделения Построения.

Обычно часть этих функций выполняет Служба персонала, но, как правило, она занимается только тем, что нанимает сотрудников, в какой-то степени занимается должностными инструкциями и в лучшем случае обучает этих сотрудников. Но что будет происходить, если Служба персонала не проводит анализ процессов и не выявляет подразделения, которые требуют расширения, а вместо этого нанимает персонал по заявкам руководителей подразделений? Можно ли гарантировать, что при таком подходе персонал действительно будут нанимать именно в те подразделения, которые необходимо усилить? Как правило, так и происходит – новых сотрудников нанимают зачастую не туда, где они востребованы с точки зрения общего процесса производства компании, их толком не вводят в должность, они долгое время не производят свои продукты.

В результате с увеличением количества сотрудников эффективность не растет, а только увеличивается хаос. Конечно, сотрудник, нанятый не туда, где с точки зрения общего процесса требуется расширение, принесет только дополнительные расходы.

Поэтому построение играет особую роль в деятельности компании и отделение Построения находится выше других на организующей схеме, как и отделение Квалификации.

Отделение Построения состоит из трех отделов:

1 – Отдел Направления и персонала.

2 – Отдел Коммуникаций.

3 – Отдел Инспекций и докладов.

ОТДЕЛ НАПРАВЛЕНИЯ И ПЕРСОНАЛА (1)

Цель отдела – находить узкие места в функциях компании, налаживать и описывать бизнес-процессы, нанимать и вводить в должность способных сотрудников.

Это первый отдел организующей схемы. От того, насколько качественно он работает, зависит эффективность работы всех остальных подразделений. И, к сожалению, эти функции обычно являются слабым местом в компаниях. Можно сказать, что человек, отвечающий за этот отдел, создает организацию.

ЦКП отдела: введенные в должность сотрудники, каждый из которых усиливает деятельность всей компании.