Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Если для контроля такой последовательности действий используется направляющая форма, сотрудник выполняет указанное действие, ставит подпись, дату и время и передает ее следующему посту, указанному в форме. Если каждый раз, выполняя определенное действие, сотрудник видит все пункты, которые должны быть выполнены до этого, упустить что-то важное становится невозможно. Завершенная направляющая форма попадает в соответствующую секцию, после чего можно сделать анализ и выявить упущенные действия или должности, где возникали остановки. Это дает ценные данные для ускорения движения частиц.

НАПРАВЛЯЮЩАЯ ФОРМА №_

ВАЖНО! Направляющая форма является частью организационной политики и поэтому действия, описанные в этой форме являются обязательными для исполнения любым сотрудником компании. Вы несете персональную ответственность за то, чтобы выполнить положенные действия. Выполнив действия успешно вы ставите свою подпись. Эта подпись является вашим заявлением о том, что действие было действительно выполнено в соответствии с установленными правилами. Если кто-либо оставляет у себя что-либо из Доп. Материалов, то он прикрепляет к НФ расписку с указанием названия, фамилии, даты и времени.

1. Менеджер(ФИО)………………………………………………………..Дата/время………………..

Клиент………………………………………………. Заказ №…………………………………………….

Условия оплаты……………………. Дата оплаты……………….. Дата сдачи……………….

Номер С/Ф………………………………………………………….. Дата С/Ф………………………….

Файлы будут предоставлены (дата/время)……………………… Способ…………………

Контактные лица клиента:

Оплата…………………………….. Тел………………….. e-mail……………………………….

Одобрение………………………. Тел…………………… e-mail………………………………

Файлы……………………………… Тел………………….. e-mail……………………………….

Макеты будут подписаны………………………………………………. (дата/время)

Проинформировал клиента о последствиях невыполнения требований (приложение к договору).

Подпись…………………………………..

Внес заказ в учетную систему, установил статус «ожидание оплаты»

(дата/время)……………………. Подпись………………………………………..

2. Секретарь(ФИО)……………………………………… Дата/время……………………………….

(при отсутствии секретаря это действие выполняет менеджер по продажам)

Клиент получил Счет-фактуру (дата/время)…………………………………………..

Клиент получил требования к макету (дата/время)………………………………..

Подпись…………………………………..

3. Нач. отдела форм(ФИО)……………………………….. Дата/время…………………………

Получил подтверждение. Файлы будут до (дата/время)…………………………………

Условно: сообщил клиенту про угрозу срокам (дата/время)……………………………

Файлы получены (дата/время)………………………………………

Файлы проверены (дата)/время)……………………………………

Условно: получены исправленные файлы (дата/время)…………………………….

Подпись……………………………………

4. Технолог(ФИО)…………………………………………….. Дата/время………………………….

Составление технологической карты заказа(дата/время)……………………………….

Подпись…………………………………..

5. Менеджер архива(ФИО)…………………………………Дата/время…………………………

Помещает НФ и все прилагающиеся к ней документы и материалы на хранение в архив.

(дата/время)…………………………………… Подпись……………………………………………….

Обратите внимание, что направляющая форма не является описанием бизнес-процесса, так как не содержит указаний, как выполнять то или иное действие, для этого существуют инструкции. Ее задача заключается лишь в том, чтобы поддерживать правильный маршрут движения частиц.

В процессе разработки направляющих форм часто выявляется, что необходимое действие и соответствующая функция вообще упущены в оргсхеме, и более того, ни у кого в компании нет правильного представления, как ее выполнять. Например, в компании по производству сувенирных изделий я наблюдал такую ситуацию: продавец берет заказ и направляет его в отдел Изготовления форм, а клиент должен в течение двух дней предоставить в этот отдел макет изделия. Проходит неделя, и производственники, у которых заказ стоит в плане работ, выясняют, что форм нет, поскольку клиент не предоставил макет. Сроки выполнения заказа срываются, производству необходимо срочно переделывать план работ на неделю, отдел Продаж пытается срочно получить макет от клиента: много движения – и в результате сорванные сроки и недовольный клиент.