Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Для того чтобы действия руководителей, разрабатывающих и совершенствующих политику компании, приводили к результату, необходимо, чтобы любой изданный документ хорошо понимали сотрудники, к которым он относится. Единственный способ, как можно добиться, чтобы сотрудники изучали новые документы по политике и в итоге знали их, – проверять знания. Каким бы высоким ни был уровень дисциплины сотрудников и их боевой дух, единственный способ добиться знания политики – делать регулярные проверки.

Это очень короткие и простые проверки. Ответственный за данную секцию раз в неделю встречается с сотрудником на его рабочем месте, открывает его должностную папку, выбирает какой-то документ и задает сотруднику вопрос, ответ на который в этом документе описан. Если ответ сотрудника верный, его благодарят за хорошее знание своей должности, если он не может ответить, от него требуют повторно изучить материалы должностной папки и сдать проверку еще раз в течение ближайших пары дней. Если сотрудник не выполняет это требование, он получает официальное распоряжение и т. д.

Само по себе понимание, что каждую неделю знание содержимого должностной папки проверяют, приводит к тому, что сотрудники очень внимательно изучают все документы, которые относятся к их должности.

После успешного завершения тестовой недели новый сотрудник получает свои должностные папки и в разумный срок должен сдать проверку ответственному за эту секцию.

ЦКП секции: сотрудники, которые хорошо знают содержимое своих должностных папок, что подтверждается проверками.

Секция кадрового учета – ведет весь необходимый кадровый документооборот, готовит отчеты руководителям и в органы власти.

ЦКП секции: актуальная и соответствующая требованиям законодательства кадровая документация компании.

ОТДЕЛ КОММУНИКАЦИЙ (2)

Цель отдела – обеспечить сотрудников компании удобными, бесперебойно работающими и быстрыми средствами коммуникации, поддерживать высокую скорость движения частиц на коммуникационных линиях, быстро обнаруживать и устранять заторы.

Деятельность этого отдела охватывает все средства коммуникации компании – от приема звонков секретарем до поддержания работоспособности системы электронного документооборота и замены картриджей в принтерах, включая работу курьеров. Главная идея – обеспечить, чтобы любые коммуникационные частицы двигались очень быстро и точно, так как от этого зависит скорость производства всей компании.

ЦКП отдела: высокая скорость движения частиц по хорошо обустроенным коммуникационным линиям.

Секция приемной – принимает входящие звонки и посетителей, факсимильные сообщения, быстро и комфортно направляет их к нужным сотрудникам компании, обеспечивает, чтобы они были приняты, поддерживает систему внутренних указателей, создает комфорт для посетителей.

Первый человек, с которым знакомится новый клиент или партнер компании, – это секретарь. От того, как он отвечает на телефонные звонки и приветствует посетителей, зависит первое впечатление о компании. Очень часто я сталкиваюсь с отечественными компаниями, в которых нет секретаря приемной: отвечают на звонки и принимают посетителей сотрудники отдела Продаж или администрация. Такое положение дел они оправдывают тем, что нет смысла тратить деньги на дополнительного сотрудника. Это очень странно и нелогично просто потому, что, если ежедневно в офис компании приходят хотя бы несколько посетителей и входит десяток звонков, затраты рабочего времени на работу с ними составят пару рабочих часов. Зачем на это тратить рабочее время квалифицированного продавца? Прибавьте еще потери в виде некачественно принятых звонков и посетителей, и вы увидите, насколько дорого это обходится компании.

«… если функция не выражена, ее неосознанно примет на себя каждый» [37] Лекция Л. Рона Хаббарда «Оргсхема и жизнедеятельность» от 6 апреля 1965. , – Л. Рон Хаббард.

Кроме того, если каждый выполняет эту функцию «по кусочку», то в результате не с кого требовать, чтобы приветствие по телефону всегда было правильным и доброжелательным или чтобы каждый телефонный звонок был верно направлен, а если вызываемый сотрудник отсутствует – зарегистрирован, чтобы потом можно было связаться со звонившим. Можно сказать, что компания начинается с приемной, так как именно приемная позволяет поддерживать коммуникацию с внешним миром, а от качества и скорости этой коммуникации многое зависит.