Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Конечно, существуют специальные программы электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать движение документов, повысить скорость движения посланий и осуществлять контроль. К преимуществам таких систем относится возможность устанавливать определенные маршруты движения документов, создавать автоматические напоминания и формировать отчеты. Но, как было сказано раньше, от движения бумажных документов в большинстве компаний мы избавимся еще не скоро. Кроме того, обычно внедрение таких программ и вообще любая автоматизация процессов очень быстро и гладко осуществляется, когда уже есть отлаженные и проверенные в работе процессы, а только потом подбирают и адаптируют под нужды компании программное обеспечение. В небольшой компании, где имеется организующая схема, которую понимают сотрудники, бумажную коммуникацию можно внедрить за несколько дней и получить результат от ее использования. А уже после того, как сформированы основные типы используемых документов и маршруты их движения, имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

ЦКП секции: работающая без сбоев система письменной коммуникации.

Секция электронных коммуникаций – внедряет, обслуживает все электронные системы коммуникаций, добивается их бесперебойной работы.

Даже в небольшой компании сейчас используют множество средств электронной коммуникации – электронную почту, CRM, электронные системы учета, Skype или Google Hangouts [39], локальную сеть и серверы для хранения файлов, внутренние электронные АТС. Необходимо следить за тем, чтобы все компьютеры и принтеры работали, программное обеспечение было правильно настроено, почтовые программы функционировали, сотрудники периодически меняли пароли для доступа, а любые сбои быстро устранялись, своевременно производились оплаты за все необходимые сервисы.

В небольших компаниях эти функции часто выполняются на аутсорсинге, тогда сотрудник, отвечающий за эту секцию, принимает заявки на обслуживание внутри компании и добивается от подрядчиков, чтобы они качественно выполняли свою работу. В некоторых крупных компаниях масштабы такой деятельности настолько велики, что для выполнения этих функций имеет смысл создать еще один отдел, который будет находиться на оргсхеме сразу после отдела Коммуникаций.

ЦКП секции: бесперебойно работающие системы электронных коммуникаций, компьютерная техника и программное обеспечение.

ОТДЕЛ ИНСПЕКЦИЙ И ДОКЛАДОВ (3)

Цель отдела – выявлять проблемы в деятельности компании, улаживать их быстро, обеспечивать безопасность продуктивным сотрудникам.

Как мы отмечали выше, успешность деятельности любого сотрудника зависит и от того, насколько продуктивно работают другие сотрудники и подразделения. Специалисты Технического отделения не смогут производить свой продукт и ощущать уверенность в будущих результатах, если в отделении Распространения допускают ошибки или просто не предоставляют свой продукт. Можно сказать, что невозможно получать хорошие результаты в окружении непроизводительных людей. Когда функции четко распределены, общий успех компании может оказаться под угрозой из-за действий лишь одного человека.

От того, как быстро будут распознаваться такие угрозы и насколько эффективно они будут улажены, зависит общий результат. К сожалению, инспекции и другие действия по надзору имеют плохую репутацию в нашем обществе, так как люди привыкли к тому, что результатом инспекций становятся дисциплинарные меры, которые можно было бы охарактеризовать расхожей фразой «наказать невиновных и наградить непричастных». Поэтому очень важно, чтобы работу этого отдела выполняли люди, хорошо осознающие, что единственная цель их деятельности – содействовать увеличению производства.

Данный отдел осуществляет надзор за деятельностью всех сотрудников компании только для того, чтобы выявлять и устранять моменты, мешающие производству, и усиливать то, что способствует росту статистик. Обычно противники надзора – это те, кто не хочет, чтобы узнали об их истинных результатах, и наоборот, те, кто хорошо производят свои продукты, заинтересованы, чтобы в компании был порядок.

Один из инструментов, который используется для достижения этой цели, – доклады-уведомления [40] Использование докладов описано в статьях Л. Рона Хаббарда «Доклады-уведомление» от 22 июля 1982 и «Доклады штатных сотрудников» от 1 мая 1965. , которые пишут сотрудники, когда что-то угрожает их работе или деятельности компании. Для того чтобы сотрудник мог нести ответственность за выполнение порученных ему функций, он должен иметь возможность влиять на работу любого другого сотрудника. Если подчиненный не выполняет работу, его руководитель может использовать инструменты влияния: приказы, инспекции и дисциплинарные меры, чтобы добиться производства. Но так как результаты работы зависят не только от подчиненных, необходим такой инструмент, как доклады-уведомления.