Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

В следующих главах мы подробно разберем разные функции организации, их продукты и статистики для количественного измерения.

Используя данный принцип, вы можете осуществить анализ любой деятельности и обнаружить те моменты, которые зачастую упускаются из виду. Несмотря на то что деятельность начинается с «быть», когда нужно сделать анализ, обычно сначала рассматривают «иметь», затем необходимое для этого «делать» и потом «быть». Можно сказать, что поток производства легче всего проанализировать «задом наперед» и от продукта прийти к бытийности.

Каждое из отделений оргсхемы обычно состоит из трех основных функций, которые называют в Административном отделении «офисы», а в отделениях – 1-6 «отделы». Более мелкие функции, из которых состоят офисы или отделы, называют в Административном отделении «службами», а в остальных – «секциями». Разница в названиях необходима, так как, по сути, Административное отделение по командной линии находится выше остальных и управляет их деятельностью, оно является «разумом» всей компании и отвечает за успех всей деятельности.

Основным признаком того, насколько успешна эта деятельность, будет развитие компании. Если компания в какой-то период времени быстро и успешно развивалась, значит, в это время основные функции отделения выполнялись. Если в развитии начался застой, это означает, что отделение не повышает качество своей работы, остановилось в развитии, что сказалось на деятельности всей компании. Наличие понятной стратегии, согласованность действий отдельных подразделений, уровень боевого духа сотрудников компании, ее положение на рынке – все это зависит в первую очередь от Административного отделения, поэтому данное отделение стоит первым в потоке производства.

Отделение состоит из трех офисов:

21 – Офис владельца / совета учредителей;

20 – Офис официальных вопросов;

19 – Офис исполнительного / генерального директора.

В Административном отделении, в отличие от отделений 1-6, нумерация офисов идет в противоположную сторону, это символизирует замкнутость потока производства.

В зависимости от того, владеет компанией один человек или она является акционерной, эти подразделения могут носить разные названия, например: первое – «Офис совета акционеров», а третье – «Офис председателя правления». Но это только названия, которые обычно зависят от принятой в области деятельности компании практики и юридической формы. Расположение на оргсхеме этих трех офисов также соответствует последовательности «быть-делать-иметь».

В маленькой компании сам владелец, который, как правило, является и высшим руководителем, отвечает за все эти функции. Наличие на оргсхеме «Офиса владельца» не означает, что сразу должен появиться целый штат помощников. Но хорошее понимание функций позволит с ростом компании не пропустить момент, когда действительно понадобятся помощники для того, чтобы перегрузка в отделении не создала проблем. Оргсхемы средних и больших компаний по форме представляют собой совокупность нескольких оргсхем, в которых появляется управляющая компания, выполняющая главные функции Административного отделения для управляемых компаний. Оргсхема управляющей компании будет рассмотрена в отдельной главе.

Возможно, что, прочитав описание этого и других отделений оргсхемы, вы подумаете, что все это слишком сложно и непонятно, с чего начать создание отделения. Это совершенно нормально. Когда мне необходимо было впервые разработать полноценную оргсхему для своего первого предприятия, я тоже испытывал замешательство. Мне хотелось, чтобы отделения как можно быстрее начали исполнять свои функции, но отклонений от идеальной картины было так много, что я не знал, за что в первую очередь взяться. Чтобы с вами этого не происходило, в конце каждой главы, описывающей работу соответствующего отделения, вы найдете рекомендации относительно того, с чего начать его создание. Для того чтобы полноценно заработали все функции, вам может понадобиться от полугода до пары лет, но дело стоит того, чтобы этим заняться.

ОФИС УЧРЕДИТЕЛЕЙ

Цель офиса – давать компании идеологию [31], определять основные цели, формировать политику для всех областей деятельности, осуществлять стратегическое управление, осуществлять надзор за деятельностью и тем, как компания обращается с активами в целях развития.